Oj dawno mnie tu nie było. To znaczy bywam codziennie, ale dawno nie miałam niestety czasu nic do Ciebie napisać. A tematów gorących i palących jest wiele, zwłaszcza tych, z którymi zwracają się do mnie w ostatnim czasie Restauratorzy. Na szczycie listy tematów, nad którymi intensywnie pracuję z moim Klientami znajdują się przede wszystkim umowa na organizację przyjęć okolicznościowych, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa restauracji i … .
I temat, który od pewnego czasu czasu rozgrzewa Was do czerwoności.. A zwłaszcza od czasu wejścia w życie RODO 😉
Już kilku moich klientów w trakcie ostatnich miesięcy pisało do mnie:
Pani Mecenas, a co robimy z publikowanymi zdjęciami Gości restauracji? Przecież to też trzeba jakoś dostosować do tego RODO.
Tak, dokładnie, chodzi o rozpowszechnianie wizerunku naszych Gości.
Ma to szczególne znaczenie w dobie Internetu, kiedy w zasadzie każda restauracja ma własną stronę internetową, funpage na FB, a coraz częściej także konto na Instagramie. Czasem kusi nas, żeby w tym Internecie pokazać również naszych Gości – tych znanych, ale i tych nieznanych. Tych, którzy po prostu przyszli do nas kolację, jak i tych, którzy brali udział w jakimś organizowanym przez nas wydarzeniu.
Niestety w rozpowszechnianiu wizerunku naszych Gości nie tylko o RODO chodzi.
Choć oczywiście, jeżeli już ten wizerunek rozpowszechniamy, to jak najbardziej jako administrator danych musimy spełnić chociażby obowiązki informacyjne, które nakłada na nas RODO i skierować do osób, których wizerunek publikujemy klauzulę informacyjną, więc musimy również wypełnić obowiązki związane z RODO.
Prawo do publikowania wizerunku
Czym innym jest jednak samo posiadanie prawa do publikowania wizerunku, czym innym zaś ochrona danych osobowych. W RODO nie znajdziesz bowiem podstawy do publikowania wizerunku Gości. Samo opublikowanie wizerunku Gości i konieczność wypełnienia obowiązków związanych z RODO musi zatem poprzedzać posiadanie odpowiedniej podstawy – prawa do publikowania zdjęć naszych Gości.
Tej podstawy prawnej musisz szukać zaś raczej w przepisach regulujących prawa autorskie i prawa pokrewne aniżeli w przepisach RODO.
Jak już się domyślasz z tego co napisałam powyżej – nie w każdej sytuacji taka publikacja będzie możliwa, a często zależała będzie od spełnienia dodatkowych warunków po Twojej stronie, najczęściej uzyskania zgody osoby, której zdjęcie chcemy opublikować.
Zgodnie zatem z przepisami – co do zasady – rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby na nim przedstawionej, przy czym mówimy tutaj o wizerunku – zatem czymś co daje możliwość rozpoznawalności. Jeżeli jakieś zdjęcie ma przedstawiać kawałek nogi lub ręki (które nie żaden sposób nie wskazują na to, kto jest ich właścicielem), z pewnością nie mamy wówczas do czynienia z rozpowszechnianiem wizerunku.
Ale są jeszcze 3 wyjątki, które pozwalają nam na publikowanie zdjęć bez uzyskiwania takiej zgody – możemy więc swobodnie publikować zdjęcia z naszej restauracji, nawet jeżeli przedstawiają one wizerunki osób, jeżeli:
- osoba, której zdjęcie chcemy opublikować otrzymała zapłatę za pozowanie, chyba że była pomiędzy nami jakaś dodatkowa wyraźna umowa, która by nam tego zakazywała,
- rozpowszechniamy wizerunek osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek ten utrwalono przy okazji pełnienia przez nią funkcji publicznych – politycznych, społecznych, zawodowych. Gościłeś lokalną drużynę siatkówki po zdobyciu przez nich mistrzostwa Polski na oficjalnej kolacji, pochwal się tym na stronie internetowej, ale jeżeli kilku siatkarzy odwiedziło Twoją restaurację wraz z rodzinami, aby zjeść prywatną kolację, aby wykorzystać i opublikować ich zdjęcia powinieneś uzyskać na to ich zgodę,
- dana osoba na tym publikowanym zdjęciu stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, impreza publiczna – ta przesłanka jest na pewno najtrudniejsza do zastosowania. Powszechnie przyjmuje się, że powinieneś zrobić następujący test: zasłaniasz na zdjęciu daną osobę i oceniasz, czy to jakoś wpłynęło na obraz całości:
– jeżeli tak i okazuje się, że dana osoba była jednak postacią centralną i bez niej zdjęcie samo w sobie nie jest już tak atrakcyjne – powinieneś przed opublikowaniem zdjęcia poprosić ją o zgodę na taką publikację,
– jeżeli nie i okazuje się, że nawet bez wizerunku tej osoby na zdjęciu tak naprawdę nic się nie zmieniło, usunięcie tej osoby w żaden sposób nie wpłynęłoby na obraz całości – możesz opublikować takie zdjęcie bez uzyskiwania zgody osoby, która jest na zdjęciu widoczna.
Musimy jednak w tym przypadku pamiętać o jednym – granica pomiędzy byciem nic nie znaczącym szczegółem a ważną postacią zdjęcia często stanowi bardzo cienką linię i może być tak, że mimo iż Ty uważasz że wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół, osoba ta uważa zupełnie odwrotnie i zwraca się do Ciebie z żądaniem usunięcia zdjęcia, na którym się znajduje. Oczywiście roszczeń może być o wiele więcej, na razie zatrzymujemy się na tym najbardziej podstawowym, czyli żądaniu zaniechania naruszeń.
Co w takiej sytuacji?
To zależy tak naprawdę od Ciebie! Jeżeli naprawdę uważasz, że roszczenia osoby, którą widać na zdjęciu są niezasadne, że jest ona elementem całości i jej zgoda absolutnie nie była potrzebna, możesz jej to wszystko grzecznie powiedzieć lub napisać, a zdjęcie dalej niech sobie wisi w restauracji, na stronie www lub w mediach społecznościowych.
Jeżeli masz wątpliwości, zdjęcie nie jest takie do końca jednoznaczne, obawiasz, że nawet mimo wysłania umotywowanej odpowiedzi osobie, która zgłosiła swoje żądania usunięcia zdjęcia nie przekona jej to i prawdopodobnie ona dalej będzie walczyła o swoje, a w końcu nie jest to najważniejsze zdjęcie dla działalności restauracji w ogóle, możesz jej odpuścić, usunąć zdjęcie i zapomnieć o sprawie.
W takiej sytuacji zawsze potrzebne będzie indywidualne podejście do sprawy, rozważenie wszystkich za i przeciw i podjęcie decyzji. Jakie to w teorii proste. W praktyce trochę gorzej 😉
Wracając jednak do zgody.. jaka to ma być więc zgoda?
Wyraźna, nie dorozumiana. Konkretna i niewątpliwa – nie powinna to być zgoda ogólna, ale powinna jasno i konkretnie określać miejsce i charakter takiej publikacji. Jej forma nie jest określona przepisami prawa, ale pamiętaj że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości będziesz musiał udowodnić, iż zgodę taką faktycznie uzyskałeś, dlatego w celach dowodowych zawsze mieć warto taką zgodę na piśmie. Co ważne – brak sprzeciwu nie oznacza zgody!
Zapytasz na pewno o zgodę udzielaną we wszelakich regulaminach (np. regulaminie restauracji) – to dość nieoczywiste zagadnienie. Powiem Ci tak: jest możliwe, aby zgodę taką wyrazić poprzez zaakceptowanie regulaminu, przy czym przynajmniej w mojej ocenie, akceptacja taka musi być świadoma i dobrowolna Jeżeli zatem organizujesz jakąś tematyczną kolację i chcesz opublikować zdjęcia z tego wydarzenia, publikujesz warunki uczestnictwa w takiej imprezie, mogą one zawierać punkt o tym, że uczestnik wyraża zgodę na publikowanie jego wizerunku – najwyżej nie weźmie udziału. Ale – jeżeli chcesz podobny punkt wpisać w regulamin restauracji zajmującej się organizacją wesel – trudno, aby zmuszać Gości weselnych do tego, żeby zgadzali się na publikację swoich zdjęć. Ja wiem, to tzw. dobrowolny przymus, ale moim zdaniem taki punkt w regulaminie może zostać dość łatwo zakwestionowany jako niezgodny z prawem.
***
Temat upubliczniania zdjęć jest to temat obszerny i wcale nie tak prosty, ale mam nadzieję, że po dzisiejszym wpisie wiesz już, że:
- najpierw musisz ustalić czy możesz upublicznić zdjęcie danej osoby bez jej zgody,
- jeżeli nie możesz – w kolejnym kroku musisz odebrać od tej osoby zgodę na przetwarzanie jej wizerunku,
- jeżeli masz podstawę do opublikowania zdjęcia albo zgodę, zdjęcie publikujesz i wypełniasz obowiązki informacyjne wynikające z RODO.
To tyle na początek. Do konkretnych stanów faktycznych, pewnie będziemy po wielokroć jeszcze wracali.
PS. Wiesz kiedy zaczęłam pisać ten artykuł? Jakoś tak w połowie sierpnia 😉 Zresztą, zobaczcie sami co napisałam we wpisie dotyczącym obalania mitów dotyczących kasy fiskalnej w gastronomii.