Jak ochronić tajemnice swojej restauracji?

Marta Kosecka31 października 2018Komentarze (0)

Pisałam Ci już ostatnio, we wpisie dotyczącym rozpowszechniania wizerunku naszych Gości, że jednym z najczęstszych problemów z jakim zgłaszają się do mnie ostatnio restauratorzy jest wynoszenie na zewnątrz restauracji jej tajemnic.

Ja sama wiem i miałam już okazję wielokrotnie na przykładach Klientów przekonać się jak ważna jest to kwestia w gastronomii, ale wiem też, że duża część z Was nie do końca jest jeszcze przekonana co do tego, że ochrona tajemnic Twojej restauracji wymaga podjęcia jakichś szczególnych działań po Twojej stronie. Dlatego dziś postaram się przekonać Cię, że jest zupełnie inaczej.

Zresztą, staram się o tym przekonywać Was także w realu, niejako w gratisie, dodając do przygotowywanych przeze mnie dokumentów na potrzeby wdrożenia RODO w Waszych restauracjach, właśnie zobowiązania do zachowania poufności informacji stanowiących tajemnicę Waszego przedsiębiorstwa, przy czym taka klauzula – jak się dowiesz poniżej – stanowi jedynie pewien element składający się na dobrą ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

I taka klauzulę otrzymała też w pakiecie jedna z moich Klientek, Pani Mariola.

Po wdrożeniu RODO rozmawiałyśmy kilkukrotnie o tym, aby te klauzule rozszerzyć, aby w Regulaminie pracy dokładnie opisać co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w jej restauracji, ale tak jakoś najpierw trwał sezon letni, potem obydwie miałyśmy zaplanowany urlop, a o tematu miałyśmy niedługo wrócić.

Wróciłyśmy do niego szybciej niż się spodziewałyśmy, kiedy jeden z kucharzy zatrudnionych w restauracji Pani Marioli postanowił pochwalić się na sekretnym sposobem przygotowywania flagowej potrawy restauracji na ogólnodostępnym forum, skupiającym osoby z branży gastronomicznej.

Sekret strzeżony od lat, co do którego niewątpliwie każdy kucharz po wielokroć był informowany, że jest absolutnie pod ochroną, nagle miał się stać dostępny tak naprawę dla nieograniczonej ilości osób w branży, w tym konkurentów Pani Marioli, którzy na ten moment czekali od lat..

Obowiązek zachowania poufności

Sekretowi jest blisko do tajemnicy, a tajemnicy do poufności.

Dlatego w pierwszej kolejności chciałabym napisać Ci kilka słów właśnie o możliwości zastrzeżenia klauzuli poufności. Mówiąc najprościej, polega ona na tym, że nasz obecny / były pracownik / zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w poufności, nieujawniania i niewykorzystywania tajemnic Twojej restauracji, czyli tego, co stanowi Twoje know-how, Twoją przewagę konkurencyjną, Twój znak firmowy, rozpoznawczy.

Może to być autorski przepis, sposób przyrządzenia danej potrawy, kontakty do dostawców, sposób obsługi Klienta czy organizacji pracy – tak naprawdę to od Ciebie zależy, co zakwalifikujesz jako taką tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie wymienię tu ich katalogu bo tych tajemnic może być nieskończenie wiele. Każda restauracja jest inna i czasem nawet przez myśl nam nie przejdzie, jaką to tajemniczą receptę na sukces ma nasz przeciwnik 😉

Tyle tylko, że ta możliwość własnego zdefiniowania tego, co stanowi tajemnicę naszego przedsiębiorstwa działa w dwie strony. Jest przywilejem, ale i obowiązkiem.

Zgodnie z samą definicją tajemnicy przedsiębiorstwa są to bowiem informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane albo nie są łatwo dostępne, ale tylko o ile przedsiębiorca podjął odpowiednie środki, aby zachować je w tajemnicy.

Takimi odpowiednimi środkami z pewnością będzie zaś zdefiniowanie tego, co stanowi tajemnicę Twojej restauracji oraz odpowiednie zabezpieczenie tych informacji. Zabezpieczenie może oczywiście przybrać różną formę – możemy coś chronić za pomocą hasła, przy ograniczeniu dostępu szerszej liczby pracowników, powierzając dane informacje tylko wybranym osobom, ale bardzo ważnym elementem tej ochrony będzie z pewnością zdefiniowanie w aktach wewnętrznie obowiązujących w Twojej restauracji tego, co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i zobowiązanie do jej zachowania przez Twoich pracowników i osób współpracujących z Tobą na innej podstawie prawnej aniżeli umowa o pracę.

Taka klauzula może znaleźć się w osobnej umowie, regulaminie pracy czy nawet samej umowie o pracę (poświęcamy jej po prostu jeden paragraf). Zwróć uwagę, że piszę tutaj głównie o pracownikach i zleceniobiorcach, ale oczywiście takie zapisy powinny pojawić się również w umowach  z kontrahentami, którzy do tych tajemnic mogą mieć dostęp (np. może się tak zdarzyć w sytuacji, w której współpracujesz z firmą cateringową, która stale świadczy dla Ciebie jakieś usługi i podczas tej współpracy takie tajemnice przedsiębiorstwa poznaje).

Obowiązek zachowania poufności może być zastrzeżony zarówno na czas obowiązywania umowy o pracę / umowy cywilnoprawnej, jak i na czas po jej zakończeniu (najczęściej są to 3 albo 5 lat).

Zastrzeżenie obowiązku zachowania poufności jest dla Ciebie bezkosztowe, nawet po zakończeniu umowy nie musisz wypłacać swoim byłym już pracownikom ani zleceniobiorcom ekwiwalentu za to, że nie zdradzą tajemnic Twojego przedsiębiorstwa, które uzyskali w trakcie współpracy z Twoją restauracją.

Zważywszy na to wszystko, co napisałam powyżej, jeżeli zapytasz mnie, czy warto wprowadzić takie klauzule poufności i w ogóle czy warto zdefiniować i chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, bez wahania odpowiem Ci, że tak. Jak najbardziej warto.

Jeszcze dwie uwagi odnośnie obowiązku zachowania poufności:

Po pierwsze, nie będę dzisiaj opisywała co zrobić jak do naruszenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa już dojdzie. Dzisiejszy wpis i tak jest obszerny, a ten temat zostawimy sobie na osobny post, choć jeżeli już teraz potrzebujesz jakichś informacji na ten temat, zajrzyj do wpisu odnośnie czynów nieuczciwej konkurencji, takie zachowanie jak najbardziej stanowi bowiem czyn nieuczciwej konkurencji. Dodaj do tego, karę z Kodeksu pracy i masz tak na szybko gotową receptę, jak postąpić w przypadku, kiedy okazało się, że Twój pracownik nie może bądź nie chce trzymać jednak języka za zębami 😉

Po drugie, tak , wiem – na 200% pod tym postem pojawią się pytania o typową ochronę przepisu kulinarnego, dlatego od razu kieruję Was do linka na blogu, gdzie możecie o tym przeczytać.

***

Zakaz konkurencji w gastronomii

Oprócz obowiązku zachowania poufności jest jednak jeszcze jeden sposób na ochronę tajemnic swojej restauracji, a jest nim zastrzeżenie zakazu konkurencji.

W wielkim skrócie, zakaz konkurencji polega na tym, iż nasz pracownik bądź zleceniobiorca nie może jeszcze w trakcie pracy w naszej restauracji czy też świadczenia na naszą rzecz usług podejmować działalności konkurencyjnej, otwierając własną restaurację, która będzie naszą konkurencją albo zatrudniając się u kogoś innego, ale prowadzącego działalność konkurencyjną w stosunku do naszej restauracji.

Co ważne – taki zakaz możesz zastrzec zarówno już w trakcie Twoje współpracy z danym pracownikiem albo dopiero po zakończeniu współpracy. Oczywiście, nie ma również przeszkód co do tego, aby zakaz obowiązywał w trakcie i po zakończeniu współpracy.

Jest jednak pewne ale..

o ile bowiem w trakcie współpracy z daną osobą, zakaz konkurencji możesz zastrzec bezkosztowo (nie musisz wtedy wypłacać na rzecz osoby, której zakaz dotyczy jakichkolwiek świadczeń), o tyle zakaz zastrzeżony na czas po rozwiązaniu umowy wiąże się z obowiązkiem wypłaty odpowiedniego odszkodowania przez cały czas jego obowiązywania.

Dlatego też, jeżeli zapytałbyś mnie, oczywiście tak ogólnie, bowiem w konkretnych przypadkach moja ocena mogłaby się nieco różnić, jak postrzegam pomysł zastrzeżenia klauzuli zakazu konkurencji w umowach z pracownikami bądź osobami współpracującymi na podstawie umów cywilnoprawnych, odpowiedziałabym Ci tak:

Uważam, że to bardzo dobry pomysł, ale na czas trwania umowy, kolokwialnie mówiąc, aby zabezpieczyć się przed tym, że nasz pracownik bądź zleceniobiorca „kombinuje coś na boku”, a przy tym nie dość że tworzy coś konkurencyjnego dla Ciebie, to jeszcze z pewnością nie dość skupia się na pracy u Ciebie. Nie oszukujmy się, zazwyczaj nie można robić dobrze, kilku rzeczy jednocześnie 😉

***

Jeżeli natomiast chodzi o czas po rozwiązaniu umowy, przede wszystkim ze względu na ewentualne obciążenia finansowe po Twojej stronie, ale także mając uwadze to, że w ten sposób blokujemy często takiej osobie w istotny sposób znalezienie nowej pracy, za każdym razem poważnie rozważyłabym wszystkie za i przeciw, zanim zaproponowałabym podpisanie takiej umowy mojemu współpracownikowi.

Oczywiście, mówimy tutaj o gastronomii, w innych branżach w których miałam okazję zastrzegać takie zakazy, sytuacja wygląda nieco inaczej, nas natomiast interesuje w tym momencie tylko branża gastronomiczna.

Jedna najważniejsza rzecz – zakaz konkurencji bezwzględnie musi zostać zastrzeżony na piśmie! Inaczej będzie nieważny!

***

Omawiając ten temat zapytasz mnie na pewno, co na to Kodeks pracy?

Przecież prawa i obowiązki Twojego pracownika są regulowane właśnie tym aktem prawnym i być może ta ochrona, o której ja tutaj piszę jest Ci zapewniona przez Kodeks pracy. Otóż nie. Ochrona ta jest fakultatywna, dodatkowa. Możesz ją wprowadzić, ale wcale nie musisz.

I tak właśnie stanowi też Kodeks pracy, możesz wprowadzić klauzulę zakazu konkurencji, jednak konieczne będą dodatkowe postanowienia i to koniecznie, pod rygorem nieważności, na piśmie. W zakresie ochrony tajemnicy Kodeks pracy nieśmiało odsyła do innych, przepisów szczególnych, w samym Kodeksie jedynie lakonicznie wspominając, że pracownik ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

***

A co dalej działo się w restauracji Pani Marioli?

Przez moment zrobiło się naprawdę niewesoło. Jednak można powiedzieć, że Pani Mariola miała potrójne szczęście.

  • szczęście nr 1 – w restauracji od lat przykładano dużą wagę do tego, aby personel miał świadomość, jakie informacje są chronione i nie powinny nigdy ujrzeć światła dziennego,
  • szczęście nr 2 – tajemnica, która „wyciekła” była na tyle rzucająca się w oczy, że wpisałam ją w klauzulę o zachowaniu poufności nawet bez dokładnego i szczegółowego analizowania, co w tej danej restauracji stanowi taką tajemnicę, po prostu nasunęła mi się ona na myśl w wyniku dotychczasowej współpracy, nie wszystkie jednak tajemnice Twojej restauracji są tak oczywiste dla osoby niejako z zewnątrz, nawet jeżeli to Wasz któryś wspólny projekt z rzędu,
  • szczęście nr 3 – nie tylko osoby przetwarzające dane osobowe, ale cały personel restauracji podpisały zobowiązanie do zachowania poufności.

Szczęśliwie skończyło się zatem na upomnieniu, wezwaniu do zaniechania naruszeń oraz usunięciu treści zawierających tajemnice przedsiębiorstwa z Internetu. Wszyscy mamy też nadzieję, że szybki czas reakcji pozwolił na to, że informacje te zobaczyła niewielka grupa osób, a przede wszystkim, że nie zdążyła ona dotrzeć do konkurencji.

***

Tak więc można powiedzieć, że tym razem szczęśliwie się skończyło. Mam jednak nadzieję, że to co napisałam powyżej, a przede wszystkim przypadek Pani Marioli przekonają Cię do tego, że ochrona tajemnic restauracji to wcale nie taka błaha sprawa i zbagatelizowanie tych kwestii może nie raz wyrządzić naprawdę wiele szkód w działalności Twojej restauracji.

Tym zaś, którzy się oburzą gdyż uważają, że pracownik czy zleceniobiorca przecież możesz korzystać z nabytego u nas doświadczenia, pracodawca nie ma prawa mu tego zakazywać, odpowiadam:

Oczywiście, pracownik może i zawsze wyniesie z pracy u nas swoje doświadczenie, którego wykorzystywania w przyszłości nie możemy mu zakazać. Ale musimy wyraźnie odróżnić korzystanie ze zdobytego doświadczenia od wykorzystywania dokładnie takich samych technik sprzedażowych, identycznych sposobów na przyciągnięcie klienta, proponowanie tożsamych dań, wykonanych według unikatowego sposobu ich przyrządzenia, często także kopiowanie samego wyglądu restauracji – słowem wykorzystywanie tego, co stanowi o naszej przewadze konkurencyjnej. Jeżeli ktoś odgadnie co jest w naszej marynacie bo ma taki dobry smak, jego zysk, ale jeżeli komuś w tajemnicy udostępnimy te informacje, a on wykorzysta je na zewnątrz, nie będzie to już korzystanie z nabytego doświadczenia.

Pamiętaj także, że obowiązek zachowania poufności i zakaz konkurencji to dwie odrębne instytucje i jedna nie wyklucza drugiej, zaś decyzja o tym czy w Twojej restauracji powinieneś zastrzec obie bądź tylko jedną z nich, a może żadną, których pracowników objąć zakazem konkurencji, a których nie, zawsze musi być podejmowana indywidualnie, choć nie ukrywam, że jestem gorącą zwolenniczką zastrzegania zasad poufności i w zdecydowanej większości przypadków zdarza mi się polecać i rekomendować to rozwiązanie, acz zawsze tylko i wyłącznie dla Twojego dobra 😉

Temat klauzul poufności  i zakazu konkurencji nie został oczywiście wyczerpany na tym wpisie. Na ten temat powstają nawet całe blogi, zatem na pewno będę o tym jeszcze pisać w kolejnych postach. Myślę jednak, że obszernością tego wpisu i tak na dziś Was już niemal zaspamowałam 🙂

 

PS. Już jutro listopad, mam nadzieję, że wiesz dokładnie jak rozliczyć czas pracy Twoich pracowników za czas listopadowego świętowania jednych i pracowania drugich. A jeżeli nie lub potrzebujesz odświeżenia, pod tym linkiem możesz zerknąć do zeszłorocznego wpisu w tym temacie. Czekam też na podpis Prezydenta RP pod ustawą o wolnym w dniu 12 listopada, żeby oficjalnie się do tej regulacji odnieść, ale jak pewnie się już spodziewasz, o ile dzień ten pewnie będzie wolny od handlu, o tyle gastronomia będzie pracowała na pełnych obrotach 😉

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Adwokacka Adwokat Marta Kosecka Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Adwokacka Adwokat Marta Kosecka z siedzibą w Gdyni.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem kontakt@adwokatkosecka.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: