Mamy już maj, a więc sezon weselny w pełni się rozkręca i tak potrwa sobie aż do końca października.. choć jak sami mi mówicie, obecnie często ten sezon trwa właściwie nie tylko przez cały tydzień – choć ja ze Śląska, wesela we wtorek czy środę wcale, a wcale mnie nie dziwią 😉 , ale i przez cały rok..

W każdym razie, postanowiłam wrócić dzisiaj do tematów weselnych, albo szerzej tematów związanych z umową o organizację przyjęć okolicznościowych oraz ewentualnymi skutkami jej niewykonania przez którąś ze stron umowy.

Jeżeli chodzi o samą umowę, na blogu jest już kilka wpisów dotyczących tematów weselnych jak wpisy dotyczące, podwyższenia ceny menu weselnego, opłaty dla ZAIKS, podatku VAT, zatruć pokarmowych czy klauzuli RODO w takiej umowie.

Są też wpisy o różnicach pomiędzy zaliczką a zadatkiem, wpis pokazujący Wam na przykładach co się może stać z wpłaconym zadatkiem oraz wpis o słynnej już bezzwrotnej zaliczce.

Do wszystkich tych wpisów możesz się szybko przenieść klikając w aktywne linki powyżej. A ja chyba powoli zacznę robić spis treści wpisów, bo coraz więcej tego do polecenia 😉

Najpierw jednak chciałabym Ci dziś napisać krótko o tym, czy możesz w umowie jednocześnie zastrzec na rzecz jednej stron przepadek zadatku, jak i obowiązek zapłaty kary umownej.

Inspiracją do powstania tego wpisu była historia Małgosi i Sylwka, którzy mieli zarezerwowany termin przyjęcia weselnego na wrzesień tego roku, jednak na początku marca Sylwek miał wypadek samochodowy, z którego wyszedł nieco pokiereszowany. Dwie złamane nogi, konieczność operacji kręgosłupa, złamana ręka.. Słowem – cała rodzina łącznie z nim cieszy się, że nadal żyje.

Kiedy opadł pierwszy szok, ale też i pierwsza radość z tego, że mimo wszystko skończyło się jednak szczęśliwie, Małgosia i Sylwek przypomnieli sobie, że powinni formalnie odwołać swój ślub i wesele, po rozmowie z lekarzami wiedzieli bowiem, że do września Sylwek nie stanie na własnych nogach, po operacji, ściągnięciu gipsu, czeka go jeszcze długotrwała rehabilitacja i jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem, wesele z w pełni zdrowym Panem Młodym powinni planować najwcześniej na wiosnę przyszłego roku.

Dlatego też Małgosia napisała do restauracji, z którą mieli podpisaną umowę na organizację przyjęcia maila, w którym przeprosiła za kłopoty, ale równocześnie poinformowała, że są zmuszeni odwołać ślub i wyjaśniała powody rezygnacji ze ślubu i wesela.

Małgosia i Sylwek liczyli się oczywiście z tym, że wpłacony przez nich zadatek przepadnie bezpowrotnie (choć to nie do końca przesądzone, postaram się o tym napisać już niedługo na blogu),  jednak prawdziwe zdziwienie przyszło dopiero wraz z mailem zwrotnym od właścicieli sali weselnej.

Powołując się na zapisy umowy, żądali oni bowiem wpłaty tytułem kary umownej kwoty wynoszącej 60% wynagrodzenia umownego. Oczywiście, wpłacony zadatek również miał przepaść na ich rzecz.

Wtedy Małgosia i Sylwek, siedząc na szpitalnym korytarzu, otworzyli umowę i znaleźli w niej taki zapis:

W przypadku odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę w terminie 180 dni przed planowanym terminem przyjęcia, Zleceniodawca zapłaci na rzecz Zleceniobiorcy karę umowną w wysokości 60% wartości ustalonego wynagrodzenia umownego. Do wysokości kary umownej nie wlicza się kwota wpłaconego zadatku.

W pierwszym momencie pomyśleli zatem, no dobrze. Podpisaliśmy, nie skonsultowaliśmy treści umowy z prawnikiem, trudno. Ale czym dłużej o tym myśleli, tym bardziej nieprawdopodobne wydawało się im, że właściciele  mogą od nich pobrać w takiej sytuacji aż.. 80% wartości umowy.

Dokładnie 80% – 60% miała bowiem stanowić kara umowna, cała umowa opiewała na kwotę 10.000 złotych, a wpłacony zadatek to 2.000 złotych, czyli 20% wartości umowy. Wszystko razem doprowadziło do sytuacji, w której Małgosia i Sylwek wpłaciliby na rzecz właścicieli sali aż 8.000 złotych z umówionych 10.000.., a właściciele sali nie ponieśliby absolutnie żadnych kosztów organizacji przyjęcia.

Dlatego też Młodzi postanowili wreszcie zasięgnąć porady prawnika.

Jak myślisz, jakie miałam dla nich wiadomości i rady?

Zadatek i kara umowna – roszczenia alternatywne.

Po pierwsze, jako właściciel sali weselnej nie możesz jednocześnie zatrzymać wpłaconego zadatku i żądać zapłaty kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania umowy. To prawda, przysługują Ci dwa uprawnienia, ale możesz wybrać tylko jedno z nich.

Zarówno zadatek, jak i kara umowna to dwa różne instrumenty prawne, ale oba o charakterze odszkodowawczym i one nie powinny się dublować.

Co więcej, do niedawna sądy przyjmowały, że zastrzeżenie w umowie zadatku w ogóle wyklucza możliwość wysuwania dalszych roszczeń odszkodowawczych. Na szczęście od tego poglądu obecnie odstąpiono, niemniej jednak w dalszym ciąg nie możesz dochodzić zapłaty z tych dwóch różnych tytułów.

Dlatego ja osobiście nie jestem fanką zadatku i po stokroć wolę zwrotną zaliczkę wzmocnioną obowiązkiem zapłaty kary umownej, o czym zresztą niejednokrotnie już Wam pisałam.

Konstruując umowę powinieneś zatem dobrze przemyśleć wszystkie za i przeciw wprowadzenia do umowy zadatku lub kary umownej, w tym zwłaszcza ich potencjalną wysokość czy możliwość miarkowania.

Musimy bowiem pamiętać jeszcze o jednym – ani kary umowne, ani zadatek ani odszkodowanie nie służą naszemu wzbogaceniu. Jak sama nazwa wskazuje mają one walor odszkodowawczy, a więc mają wyrównać Twoją stratę, którą poniesiesz wskutek niewykonania umowy.

Możliwość miarkowania kar umownych

Nie bez powodu w umowach, w którym zastrzegamy kary umowne powinniśmy dopisywać, że:

zastrzeżenie kary umownej nie pozbawia stron (czy tez strony) możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, do pełnej wysokości poniesionej szkody

Bo tak jak już pisałam odszkodowanie nie służy wzbogaceniu, ale naprawieniu poniesionej szkody. A jeżeli strony się w umowie nieco zagalopują i zastrzeżone kary umowne są rażąco wygórowane, w momencie w którym dojdzie do sprawy w Sądzie, Sąd może miarkować zastrzeżone kary umowne.

Miarkować, czyli odpowiednio obniżyć.

Czy opłaca się zatem zastrzegać rażąco wygórowane kary umowne? Zważywszy na fakt, że mogą one zostać obniżone przez Sąd, a do tego przegrany będzie musiał ponieść koszty sprawy sądowej, chyba nie.

I tu mam pytanie do Ciebie. Kary umowne za niewykonanie umowy na jakim % poziomie w stosunku do wysokości wynagrodzenia umownego wydają Ci się adekwatne? Jestem ciekawa zarówno opinii restauratorów, jak i przyszłych Par Młodych. Ja swoją koncepcję już mam, ale póki co nie będę Wam zdradzać 🙂

Może dodam jeszcze jedno, pamiętaj, że kara umowna może być zastrzeżona w kilku wariantach, warto rozbudować zapisy o karze umownej, tak by faktycznie dawały Ci one pewność, że przysługują Ci określone roszczenia i że te roszczenia obronią się nawet na wypadek sprawy sądowej.

Jak widać możliwości jest mnóstwo. Grunt, żeby wszystkie tworzyły spójną koncepcję.

*

Jakie rady miałam zatem dla Małgosi i Sylwka?

Po pierwsze, nie można jednocześnie dochodzić zadatku i kary umownej. Po drugie, jeżeli kary umowne są rażąco wygórowane, a sprawa skończy się w Sądzie, Sąd może znacząco obniżyć żądaną przez właścicieli sali kwotę.

Ale ten medal wyjątkowo ma także trzecią stronę.. a mianowicie.. czy niewykonanie tej umowy w ogóle nastąpiło w wyniku okoliczności zawinionych przez Małgosię, a właściwie to Sylwka? Ale o tym napiszę Ci już w kolejnym wpisie.. 😉

I gdybyś chciał mi napisać, że ten wpis jest skierowany bardziej do Par Młodych, aniżeli Was restauratorów to wcale a wcale się z Tobą nie zgodzę! Bo to Ty jako restaurator stracisz na tym, że umowa została źle skonstruowana. To Ty jako restaurator masz już od początku przewagę nad Klientem (proszę, żeby Pary Młode się nie oburzały, bo taka jest niestety prawda) i możesz zaproponować zapisy umowne, które należycie będą chroniły Twój interes i wcale nie muszą jednocześnie wyrządzać krzywdy Parze Młodej. Nie chodzi jednak o to, aby naszpikować umowę maksymalnie karami i dodatkowymi opłatami, ale by zrobić to tak, by z tych zapisów móc potem skorzystać. Prawa zapisane wyłącznie na papierze to będzie niestety pyrrusowe zwycięstwo 😉

 

PS. Jeżeli o umowach mowa, zachęcam Cię również do zapoznania się z wpisem dotyczącym konstruowania komparycji czy też główki umowy, najprościej mówiąc – opisy stron umowy. Niestety często już na tym etapie umowy pojawia się błąd, który może znacznie utrudnić późniejsze dochodzenie swoich roszczeń przez strony umowy. Do wpisu możesz powrócić, klikając w link.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Wpis o Państwowej Inspekcji Handlowej (dalej będę się posługiwać również skrótem PIH żeby było krócej) był oczywiście na liście tematów must have do poruszenia na blogu już od bardzo dawna. Jak się jednak domyślasz, ciągle coś go wyprzedzało 🙂

Ale kilka wydarzeń z ostatnich tygodni przekonało mnie jednak, że nie powinnam dłużej czekać, bo to jednak dla Ciebie jako restauratora temat bardzo ważny.

A było tak.

Jakiś czas temu na jednym z forów gastronomicznych pojawiła się informacja, że „PIH grasuje w Sopocie„. Kilka dni później w trakcie spotkania, moi Klienci ze zdziwieniem pytali mnie jednak, czego ten PIH mógłby od nich właściwie chcieć i czym oni się w zasadzie zajmują.

Kilka dni temu zaś, rozmawiając z osobą która również branży gastronomicznej doradza, podczas rozmowy o tym, na jakie kwestie należałoby Was uczulić moja rozmówczyni powiedziała do mnie:

Wie Pani, że restauratorzy nie wiedzą za bardzo, że może ich kontrolować PIH? Kiedy rozmawiałam z jednym z nich oświadczył, mi że przecież nie prowadzi spożywczaka, w związku z tym żaden PIH nie musi go w ogóle interesować.

A dosłownie kilka dni później na blogu pojawił się komentarz Pani Kseni, która napisała, że właśnie dostali od PIH karę za to, że menu ich restauracji nie zawierało składu dań oraz wykazu alergenów, w zamian za to znajdowała się tam informacja, że wszelkie informacje dostępne są u obsługi. Na marginesie, odnosiłam się do kwestii udostępniania tych informacji w jednym z pierwszych wpisów na blogu, do którego możesz wrócić klikając tu. Swoją drogą, już tam, w tym niemal pierwszym wpisie na blogu wspominam o PIH..

Sam więc widzisz, że chyba jednak rola PIH w kontekście działalności restauracji, a przede wszystkim odpowiedź na pytanie czy PIH może kontrolować restauracje, a jeżeli tak, to w jakim zakresie, są ważne i nie mogą już dłużej czekać na swoją kolej, tylko wymagają odniesienia się do nich tu i teraz 🙂

Tak więc teraz napiszę to oficjalnie – PIH ma prawo kontrolować restaurację. Tak jak i bar, pub, kawiarnię, fast-food i tym podobne. Kropka.

 

Co może kontrolować PIH?

Po pierwsze, legalność  i rzetelność działania przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, po drugie – produkty znajdujące się w obrocie handlowym lub przeznaczone do wprowadzenia do takiego obrotu, w zakresie oznakowania i zafałszowań oraz same usługi.

Jak więc widzisz, katalog ten jest całkowicie otwarty i ogranicza go w zasadzie tylko kreatywność urzędników PIH, powoduje to również, że zakres ten jest ciągle zmienny i dynamiczny, zmienia się tak jak zmieniają się przepisy prawa, ale również usługi świadczone przez restauratorów (praktyki są przecież zmienne, od jednych odchodzimy, inne wprowadzamy, być może do jeszcze innych wracamy) oraz różne „mody na obowiązywanie i kontrolowanie” pewnych zachowań restauratorów. Sam doskonale przecież wiesz, że są przepisy, które obowiązują latami i nikt nie sprawdza w jaki sposób są one stosowane, a nagle za sprawą jakiejś akcji kontrolnej  wszyscy zaczynają kontrolować stosowanie danego przepisu czy praktyki.

Wiesz już, ze PIH ma w zasadzie nieograniczone możliwości kontroli. Ale gdybyśmy mieli wymienić najbardziej popularne kierunki kontroli, na pewno musimy wskazać na:

  1. kontrolę menu – czy w restauracji jest wywieszony cennik/zapewniona jest odpowiednia liczba menu, czy w menu podane są gramatury i skład potraw oraz podany jest wykaz alergenów,
  2. jakość potraw – kontrolowanie czy wbrew zapewnieniom nie używamy zamienników, czy szynka i ser, które powodują, iż cena pizzy jest odpowiednio wysoka, są faktycznie tak dobrej jakości jak zapewniamy w menu, czy nie stosujemy tańszych zamienników ryb, mięsa czy soków (nektar to nie sok),
  3. wagę potraw – czy wartości określone w menu są faktycznie podawane na talerzu, w tym sprawdzanie legalizacji wag,
  4. skład diet – kontrolą mogą być objęte również popularne ostatnio cateringi pudełkowe, kontrolerzy mogą sprawdzić czy oferowana dieta bezglutenowa albo wysokobiałkowa jest nią w rzeczywistości,
  5. kontrolę kuchni – wykorzystywanie przeterminowanych produktów, złe przechowywanie produktów – trzymanie niewłaściwie zapakowanych produktów w lodówkach, czystość w kuchni – czystość podłóg oraz urządzeń wykorzystywanych w kuchni,
  6. obowiązki informacyjne – czy informujesz Klientów o tym, że nie sprzedajesz alkoholu osobom nieletnim i nietrzeźwym? Czy informujesz o zakazie palenia?
  7. paragony fiskalne i prawidłowo wydawana reszta,
  8. kontrolę dokumentów, obowiązujących procedur, sprawdzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, orzeczeń do celów sanitarno-epidemiologicznych czy posiadanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu,
  9. kontrolę udostępniania toalet Gościom i nie-Gościom restauracji – pamiętacie, pisałam Wam ostatnio o obowiązkach fiskalnych związanych z odpłatnym udostępnianiem toalet.

Zresztą, pisałam Ci już o większości z kwestii, które mogą podlegać kontroli. Wystarczy, że klikniesz w aktywne linki powyżej, a przeniesiesz się do właściwego artykułu na blogu.

Inspekcja handlowa może nawet wylegitymować Twoich pracowników. Tak więc tak jak pisałam.. gdyby ktoś kazał mi skrótowo powiedzieć, co może kontrolować PIH, bez wahania odpowiedziałabym, że.. WSZYSTKO.

 

W jaki sposób mogą rozpoczynać się kontrole PIH?

Są dwa rodzaje kontroli PIH – planowane (które odbywają się zgodnie z ustalonym planem kontroli) i nieplanowane (które są podejmowane, jak pisze w ustawie, kiedy wymaga tego interes konsumentów). W praktyce takie niezapowiedziane kontrole mają miejsce bardzo często i dotyczą m.in. kontroli przeterminowanych produktów, posiadania przez pracowników orzeczeń do celów sanitarno-epidemiologicznych, wagi potraw czy wydawania paragonów fiskalnych.

W takim przypadku najczęściej, inspektorzy dokonują tzw. zakupu kontrolnego, czyli po prostu coś zamawiają, a następnie obserwują i kontrolują, w jaki sposób wypełniane są w Twojej restauracji poszczególne obowiązki prawne.

Do kontroli możesz być wytypowany losowo, na skutek donosu, złej opinii wśród Klientów – tak kontrole zdarzają się w miejscach, o których się mówi że „chyba dawno nie było tu żadnej kontroli„, kontroli możesz spodziewać się również wtedy, kiedy poprzednia kontrola wykazała spore nieprawidłowości.

Co do zasady, kontrola powinna odbyć się w obecności właściciela, osoby przez niego upoważnionej bądź pracownika zastanego w Twojej restauracji, ale tak naprawdę kontroler może również przeprowadzić kontrolę w obecności kogoś, kogo powoła na świadka. Pamiętaj! Kontroler zawsze powinien okazać swoje upoważnienie do przeprowadzenia kontroli i legitymację służbową.

Ważne!

Kontrolerzy nie są co prawda w stanie sprawdzić wszystkiego gołym okiem, ale mogą pobrać próbki poszczególnych produktów do dalszego badania.

 

Co PIH może nam zrobić?

Po zakończeni kontroli kontrolerzy sporządzą protokół, do którego w ciągu 7 dni możesz wnieść swoje zastrzeżenia. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, Inspekcja Handlowa może także skierować do Ciebie zastrzeżenia pokontrolne, wyznaczając Ci jednocześnie termin do naprawienia stwierdzonych uchybień. Jeżeli ich nie usuniesz, może zostać wymierzona Ci kara grzywny.

Z wymierzeniem Ci kary grzywny może również wiązać się utrudnianie przez Ciebie kontroli PIH. m.in. poprzez utrudnianie dostępu do dokumentacji.

 

Oprócz opisanych powyżej wykroczeń, Inspekcja handlowa może również ukarać Cię administracyjnymi karami pieniężnymi – mandatem – za poszczególne, wykryte nieprawidłowości, które przewidziane są w przepisach, które ustanawiają dane obowiązki. Nie ma oczywiście sensu, abym wypisywała tu widełki poszczególnych mandatów, ale tytułem przykładu napiszę Ci jedynie, że za naruszenie obowiązków dotyczących uwidaczniania cen kara pieniężna może wynieść do 20.000 złotych, a w przypadku powtarzających się naruszeń, nawet 40.000 złotych.

A jeżeli nie zgadzam się z PIH?

Jeżeli uważasz, że PIH nie ma racji i niesłusznie nałożyła na Ciebie karę, oczywiście możesz się odwołać. To dopiero pierwsza instancja, to jeszcze nie koniec świata 🙂

*

Odpowiadając na Twoje wątpliwości, tak, jak też mam w dużej mierze wrażenie, że kompetencje PIH pokrywają się z kompetencjami innych organów uprawnionych do kontrolowania restauracji, jak np. Sanepidu – w zakresie kontroli czystości kuchni czy urzędów skarbowych – w zakresie wypełniania obowiązków fiskalnych, co powoduje zdecydowaną nadmiarowość kontroli. Niestety jednak.. dopóki wszystkie te instytucje istnieją i mają prawo nas kontrolować.. nie mamy innego wyjścia jak tylko poddawać się takim kontrolom. Choć tak naprawdę.. nieprawidłowości, które te kontrole ujawniają, nigdy nie powinny się w restauracjach pojawić. I to nie ze względu na PIH, Sanepid czy US, tylko ze względu jakość serwowanych przez nas dań oraz poziom obsługi naszych Gości.

 

Czy PIH wykrywa wiele nieprawidłowości?

Niestety tak. Zdarzają się im nawet kontrole, gdzie w ciągu kilku dni wykrywają nieprawidłowości w aż 80% kontrolowanych lokali. A dotyczy to zwłaszcza restauracji, smażalni czy barów położonych w miejscowościach nadmorskich. To właśnie tam często próżno szukać w menu wydrukowanych na trzykrotnie złożonej w poprzek kartce A4 gramatury potraw, składu potraw czy wykazu alergenów. Tam, gdzie feta okazuje się często serem sałatkowym (pamiętaj że nazwa „feta” jest chroniona i jeżeli w składzie menu jest feta to powinna być tylko i wyłącznie prawdziwa feta!), ilość frytek na talerzu przerasta nawet naszych najwytrwalszych małych Gości, a dorsz z nocnego połowu jest nim niestety tylko z nazwy w menu (o dorszach z nocnego połowu też już pisałam na blogu, a dokładnie pisałam o tym tu). Choć czasem z kontroli PIH wynika, że i te ekskluzywne restauracje okazują się nie być w rzeczywistości aż tak ekskluzywne. Była kiedyś kontrola, w trakcie której skontrolowano 12 takich ekskluzywnych restauracji. I w każdej z nich znaleziono (sporo) nieprawidłowości.

Musisz też wiedzieć, że PIH często uaktywnia się latem. Sezon wakacyjny to dla nich prawdziwy raj. Dlatego nawet pod tym względem to dobrze, że ten wpis pojawia się właśnie teraz, kiedy za sprawą majówki powoli w gastronomii rozpoczynamy już wysoki sezon. Jeżeli masz zatem w swoje gastronomii jeszcze kilka rzeczy do poprawki, najwyższy czas się tym zająć! 🙂

 

PS. Czy po wnikliwym przeczytaniu wpisu masz wrażenie, że większość rzeczy, do których może się przyczepić PIH może tak naprawdę stać się również podstawą reklamacji naszych Gości? Bo ja tak. Choć PIH może więcej, bo widzi jeszcze to, czego Goście nie widzą, czyli kuchni. W każdym razie, niezależnie czy swoje zastrzeżenia zgłasza niezadowolony Gość czy kontroler PIH.. zakres zgłaszanych nieprawidłowości w zasadzie jest ten sam, dlatego już na sam koniec zachęcam Cię do zapoznania się także z wpisem na temat reklamacji w restauracji. Wystarczy, że klikniesz w link.

PS nr 2. Już zupełnie na koniec! Udanej majówki! To w końcu prawdziwe eldorado dla naszej branży. Niech Klienci dopisują, zamawiają dużo i mało się czepiają. I niech omijają Cię wszelkie kontrole. Choć akurat Ty nie masz się pewnie czego bać 😉

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Jak już wywnioskowałeś z tytułu, wracamy dziś do jednego z ulubionych cyklów wpisów Czytelników bloga. Zajmiemy się zatem mitami na temat.. dostępności toalet w restauracji. A uwierz mi jest ich naprawdę sporo. Nie jestem nawet pewna, czy wszystkie uda mi się dziś wymienić i opisać. Kiedy toaleta musi być obowiązkowo w restauracji? Ile toalet musimy zapewnić Gościom? Czy toalety koedukacyjne są OK? Czy pracownicy mogą korzystać z tych samych toalet co Goście? Czy wreszcie toalety mogą być odpłatne? Czy mogą być odpłatne tylko dla osób z zewnątrz, a dla Gości muszą być udostępnione nieodpłatnie? A może w ogóle nie mogą być odpłatne?

Na te wszystkie pytania postaram się odpowiedzieć w dzisiejszym wpisie. A uwierz mi.. fora i grupy internetowe jeżeli chodzi o toalety w restauracjach dosłownie się gotują.. Zresztą nie tylko fora.. rozliczne strony internetowe „dedykowane gastronomii” też zawierają wiele ciekawych teorii na ten temat, niekoniecznie idących w parze z obowiązującymi przepisami. Choć tu akurat to ja się gotuję! Jeżeli bowiem zamierzam profesjonalnie doradzać.. naprawdę wypadałoby chociaż zapoznać się z obowiązującymi przepisami 😉

Generalnie jednak rzecz ujmując.. każdy, absolutnie każdy ma w tym temacie swoje zdanie, którego absolutnie nie zamierza zmienić. No… moja racja jest w końcu najmojsza 😉

Tak więc.. Moi Mili..

Twierdzenie nr 1

Nie musisz mieć toalety dla klientów, jeśli masz lokal mały lub nie sprzedajesz alkoholu

NIEPRAWDA,  NIEPRAWDA,  i jeszcze raz NIEPRAWDA. Toaletę dla Gości musisz udostępnić w każdym przypadku! Zawsze. Nawet jednemu, pojedynczemu Gościowi. Nieważne czy sprzedajesz alkohol czy też nie, nie ma to w tym przypadku jakiegokolwiek znaczenia. W ogóle nie mam pojęcia, skąd wziął się ten mit o tym, że żeby sprzedawać alkohol musisz mieć toaletę dla Gości. W każdym razie ustawa o wychowaniu wychowaniu w trzeźwości tego nie reguluje, zezwolenie na sprzedaż alkoholu również nie 😉

Toalety dla Gości nie musisz udostępnić tylko wówczas, gdy sprzedajesz wyłącznie jedzenie na wynos. Pamiętaj jednak, że w sytuacji kiedy rozstawiasz w lokalu stoliki, to wyraźny sygnał dla Gości żeby usiąść i skonsumować zakupione jedzenie, a w takiej sytuacji.. musisz mieć toaletę dla Gości..

Jeżeli masz mały lokal i ze względu na powierzchnię może w nim przebywać maksymalnie 10 osób, może być to toaleta koedukacyjna. W innym przypadku, musisz mieć osobną toaletę dla kobiet i osobną dla mężczyzn i to w następującej proporcji: jedna miska ustępowa na 20 kobiet i jedna miska ustępowa oraz jeden pisuar na 30 mężczyzn.

Masz lokal dwupoziomowy? Jeżeli na jednym piętrze przebywa nie więcej niż 10 osób, toaleta może znajdować się na najbliższej, wyższej lub niższej, kondygnacji.  Choć tu, mówiąc szczerze, Sanepid patrzy dość przychylnym okiem. Rzadko zdarzają się 2 toalety na 2 piętrach w jednej restauracji, rzadko też się zdarza, żeby sala była przystosowana dla.. 10 Gości 🙂

 

Twierdzenie nr 2

Pracownik nie  może korzystać z toalety ogólnodostępnej bo może przenieś w ten sposób jakieś bakterie

NIEPRAWDA. Wiem, że są Sanepidy, które próbują się upierać, że pracownicy nie mogą korzystać ze wspólnej toalety razem z Gośćmi. Ale nie wynika to z jakiegokolwiek przepisu prawa, nie ma przepisu zabraniającego, aby pracownicy korzystali z tej samej toalety co nasi Goście.

W przypadku kiedy na taki Sanepid trafisz.. idziemy na wojnę albo się dostosowujemy, jak zawsze ocena „co się nam bardziej opłaca”, będzie zależała od konkretnej sytuacji i wielu czynników, które się będą składały na taką ocenę, nie da się tego ocenić z góry.

Dla pracowników na pewno wygodniejszym rozwiązaniem będzie toaleta osobna, jednak duże znaczenie będzie miała w takim wypadku również wielkość lokalu, tworzenie w przypadku kawiarni, w której znajdują się 3 stoliki i łącznie 6 krzeseł oddzielnej toalety często będzie się po prostu mijało z celem.

Jeżeli zaś chodzi o przenoszenie bakterii.. a po pracy nie mogą ich przenieść, korzystając z toalety w każdym innym dowolnym miejscu? Lub nawet nie korzystają akurat z toalety, ale w inny sposób? Co więcej.. zakładam, że po skorzystaniu z toalety, każdy pracownik wie, w jaki sposób ma zadbać o higienę i nieważne w takim przypadku czy korzysta z toalety ogólnodostępnej czy przeznaczonej tylko dla pracowników.

 

Twierdzenie nr 3

Toaleta dla pracowników może znajdować się poza restauracją

NIE do końca PRAWDA. Pomieszczenia sanitarne dla pracowników powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca albo w budynku połączonym łącznikiem z tym budynkiem, co do zasady nie dalej niż 75 m od stanowiska pracy. Ale tak, w przypadku niektórych małych lokali Sanepid zgadza się, aby pracownicy korzystali z toalety usytuowanej w sąsiednim lokalu, na podstawie zawartej z tym lokalem umowy, choć musisz w tym wypadku pamiętać, że jeżeli chcesz serwować jedzenie na miejscu i tak musisz zapewnić toaletę Gościom, więc co z tego, że nie będziesz jej musiał urządzać z myślą o pracownikach?

Oczywiście, jeżeli prowadzona przez Ciebie restauracja mieści się w centrum handlowym lub stanowi część innego większego obiektu użyteczności publicznej (jak przykładowo dworzec), zarówno pracownicy, jak i Klienci mogą korzystać z toalet, które znajdują się w strefie wspólnej dla całego takiego obiektu. I tu m.in. chodzi o tę magiczną odległość 75 metrów od stanowiska pracy.

 

Twierdzenie nr 4

W restauracjach o powierzchni powyżej 100 m² musimy zainstalować w toalecie przewijak

NIEPRAWDA. W budynkach restauracji o takiej powierzchni musimy bowiem urządzić tzw. pokój matki i dziecka (choć powinniśmy w zasadzie mówić pokój rodzica i dziecka, wszak tatusiowie też z takich pokojów korzystają razem ze swoimi pociechami). Jest to co prawda wymóg jeszcze całkiem świeży, bo wszedł w życie dopiero w sierpniu ubiegłego roku, ale .. jest to pomieszczenie przeznaczone nie tylko do przewijania dzieci, ale także ich.. karmienia 🙂 Dlatego, to nie powinna być toaleta, ale inne, wydzielone pomieszczenie, wyposażone co prawda w umywalkę, ale jednak nie toaleta.. Spotkałam się z poglądem, że dlatego warto  urządzać toaletę dla niepełnosprawnych, bo przecież chyłkiem, za jednym zamachem, tworzymy sobie dwa udogodnienia  w jednym pomieszczeniu, co jest oczywistą nieprawdą..

 

Twierdzenie nr 5

Lokale do 100 m² obowiązują mniejsze wymogi i obostrzenia.

NIEPRAWDA. To znaczy może tak być, ale wówczas wynika to wyłącznie z praktyki danego Sanepidu. To prawda, przepisy zawierają pewne wyłączenia dla budynków użyteczności publicznej, jakim na potrzeby analizowania tych przepisów są lokale gastronomiczne, ale te wyłączenia dotyczą tylko obsługi bankowej, handlu lub usług, a zgodnie z definicją budynku użyteczności publicznej, gastronomia nie stanowi usług, ale osobną kategorię. Definicja wymienia po kolei: „obsługa bankowa, handel, gastronomia, usługi”, a wśród wyłączeń pominięta została tylko gastronomia. W mojej ocenie, świadomie 😉

 

Twierdzenie nr 6

Toalety w restauracji powinny znajdować się za przedsionkiem.

PRAWDA. Faktycznie, co do zasady, zarówno toaleta dla pracowników, jak i dla Gości powinny znajdować się dopiero za przedsionkiem, w którym instalujemy samą umywalkę, zapewniamy również mydło, ręczniki papierowe bądź suszarkę. Pamiętaj, że toaleta to strefa brudna, a my znajdujemy się w restauracji, gdzie niezwykle ważne jest oddzielenie od takiej strefy zarówno produkcji, jak i konsumpcji. Pewnym wyjątkiem jest w tej sytuacji toaleta dla niepełnosprawnych, gdzie wymogu tego można uniknąć.

Inne wymogi dotyczące wyglądu toalet to m.in.: ściany do wysokości 2,5 metra, a do wysokości co najmniej 2 metrów powinny mieć powierzchnie zmywalne i odporne na działanie wilgoci, drzwi powinny otwierać się na zewnątrz, zaś posadzka powinna być zmywalna, nienasiąkliwa i nieśliska.

 

Twierdzenie nr 7

Szczegóły dotyczące toalety w danym lokalu wyznacza Sanepid.

(NIE)PRAWDA. Szczegóły dotyczące toalety w danym lokalu wyznaczają obowiązujące przepisy prawa. Kropka. Choć to prawda, są różne Sanepidy i z różnym rygoryzmem podchodzą do przepisów, i tak w jednym Sanepidzie można czasem można wynegocjować pewne ustępstwa od obowiązujących przepisów, w innym będą się ściśle ich trzymać, a w jeszcze innym będą nawet próbowali stać ponad przepisami. Dlatego jeżeli masz jakiś problem związany z zapewnieniem odpowiedniej ilości toalet albo masz problem chociażby z zapewnieniem przedsionka albo innych wymagań, zawsze warto z Sanepidem się konsultować, a już najlepiej w ogóle dobrze z nimi żyć. Choć wszyscy wiemy, że czasem się nie da 😉 Jednak w sytuacjach spornych pamiętaj, że to nie Sanepid decyduje o tym, ile i jakiego typu toalet musi być w Twoim lokalu. Czasem warto z Sanepidem powalczyć. I tak, da się to zrobić, czasem po prostu nie warto tracić energii..

***

Pamiętaj też, że przepisy bywają zmienne. Tak jak w przypadku pokoju dla matki z dzieckiem, niektóre wymogi są dodawane, inne uchylane. Zazwyczaj jednak (i tak jest też w tym przypadku), jeżeli prowadzisz już działającą restaurację, możesz w dalszym ciągu prowadzić ją w oparciu o zasady stare, tak długo jak długo nie będziesz prowadził jakiegoś poważnego remontu lub przebudowy. Inaczej, kiedy dopiero jesteś na etapie projektowania swojej restauracji, wtedy musisz uwzględniać wszystkie aktualnie obowiązujące normy, a czasem warto również wybiec o krok naprzód.

Pisząc to mam na myśli toalety dla niepełnosprawnych. Mimo, iż przepisy nie wskazują jednoznacznie, iż co najmniej jedna z toalet w restauracji powinna być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo (i z tego co wie również Sanepidy nie upierają się przy takim wymogu), jeżeli masz taką możliwość tworząc dopiero restaurację od podstaw albo istotne ją zmieniając, warto pomyśleć o stworzeniu takiej przestrzeni. Wymogi, które musisz spełnić w tym wypadku (takie jak m.in. zapewnienie odpowiedniej przestrzeni manewrowej dla wózka inwalidzkiego, stosowanie drzwi bez progów czy zainstalowanie odpowiednio przystosowanej miski ustępowej, umywali i uchwytów ułatwiających korzystanie z tych urządzeń) są bowiem niewielkie w porównaniu do korzyści, jakie może przynieść takie rozwiązanie, zwłaszcza dla Twoich Gości 🙂

Już na sam koniec, bo nie mogę o tym nie wspomnieć.. co z pobieraniem opłat za korzystanie z toalety? Zarówno od osób z zewnątrz, jak i od naszych Gości? Tak naprawdę to Twoja wola. Prawo tego nie reguluje, choć wydaje się, że pobieranie opłat od Gości jest wątpliwe co najmniej marketingowo 😉 Prawo reguluje za to coś innego.. a mianowicie.. podatki! Jeżeli za korzystanie z toalety pobierasz opłaty.. świadczysz usługi, a osoba korzystająca z toalety może Cię poprosić o paragon fiskalny. I powiem więcej – będzie miała rację. Tak wiem, że zaraz część z Was powie mi, że to przesada bo Państwo wyciąga ręce po 2 złote opłaty za toaletę. Niby tak.. ale jak z tej toalety skorzysta 200 osób dziennie przez 30 dni w miesiącu.. pamiętaj zawsze o skali 😉 Zwłaszcza, że kilka skarbówek wpadło już na pomysł przeprowadzenia tego typu kontroli.

Dziwicie mi się więc, że czytając:

Toaleta dla Klientów lokalu gastronomicznego wymagana jest bezwzględnie wtedy, kiedy w lokalu sprzedawany jest alkohol. W takim przypadku należy posiadać co najmniej 1 toaletę na około 20 Gości.

dosłownie gotuję się od środka? 😉

Mam nadzieję, że nie. I mam nadzieję, że ten dzisiejszy, jak zwykle długi wpis 😉 pomoże Ci uporządkować trochę Twoją wiedzę na temat toalet w branży gastronomicznej 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Pewnie już wiesz, że po niemal roku od początku stosowania RODO faktem stały się nie tylko kontrole, ale i pierwsza nałożona kara.

Abstrahując od tego czy decyzja PUODO była słuszna (sądzę, że nie tylko ja, ale wiele innych osób zajmujących się RODO ma co do tego spore wątpliwości, a sama decyzja zapewne zostanie zweryfikowana przez Sąd), faktem jest, że zaczęły się kontrole związane ze stosowaniem RODO.

Dlatego tak, wracamy dziś do tematu RODO, choć jak tak pomyślę to dawno Ci o RODO nie pisałam. Oczywiście RODO pojawia się w co drugim wpisie na blogu, bo ochrona danych jest bardzo przekrojowa i dotyka wielu różnych obszarów działalności (jak np. organizowanie konkursów przez restaurację), ale ostatni artykuł, którego osią centralną było właśnie RODO pochodzi chyba z.. listopada ubiegłego roku.  Pisałam wtedy o sytuacji kiedy jakiś podmiot (np. ubezpieczyciel czy placówka medyczna, która ma zapewnić naszym pracownikom dodatkową opiekę medyczną) powierza nam przetwarzanie danych osobowych. Wpis na blogu furory nie zrobił. Jest wiele wpisów, które czytacie zdecydowanie chętniej. A to bardzo niedobrze, bo jestem w stanie w ciemno się założyć, że mimo iż wielu z Was pełni rolę procesora, tylko niewielu z Was zdaje sobie z tego sprawę, a jeszcze mniejszy odsetek Was wie, jakie z tym wiążą się prawa i obowiązki.

I dlatego, niejako przy okazji kontroli, powstał dzisiejszy wpis o.. najczęstszych błędach przy stosowaniu RODO w Twojej restauracji. A jako, że stosujemy go już prawie rok czasu, uwierz mi, wiele widziałam, wiele z tych błędów często się powtarza, co tym bardziej zachęca mnie do tego, aby zwrócić na nie Twoją uwagę.

Dlatego, żeby nie przedłużać..

Błąd nr 1 – Moja restauracja nie przetwarza danych osobowych

Pisałam już o tym niejednokrotnie. Dlatego napiszę krótko, bo nie mogę jednak pominąć w dzisiejszym wpisie najczęstszego błędu w podejściu do ochrony danych osobowych. Dane osobowe przetwarza, jestem skłonna się założyć, jakieś 99% firm. Serio. Wystarczy jeden pracownik. Jeden klient, będący osobą fizyczną, którego dane gromadzisz. Wystarczy, że masz monitoring.

Wyobrażam sobie co prawda sytuację, choć się z taką jeszcze nie spotkałam, że jakiś bar czy food truck jest prowadzony tylko przez właścicieli, którzy na początek sami wszystko ogarniają i nie zatrudniają nikogo. Ale to będzie promil wśród branży gastronomicznej, zaś co do zasady każda gastronomia kogoś zatrudnia (złośliwi powiedzą, że zleceniobiorcy to nie pracownicy 🙂 Niby nie, ale również mają dane osobowe, które należy chronić). Tak więc rekrutujesz? Przetwarzasz dane? Zatrudniasz? Też przetwarzasz. Czy zatem na pewno restauracja nie przetwarza żadnych danych?

Błąd nr 2 – Niech żyje metoda „kopiuj-wklej”

Dobrym pomysłem na wprowadzenie RODO w Twojej restauracji nie jest również otwarcie kilku lub kilkunastu stron internetowych konkurencji i próba dopasowania tego, co oni tam mają do swojej gastronomi. Zresztą to nigdy nie jest zbyt dobre rozwiązanie, wspominałam już o tym we wpisie dotyczącym regulaminu restauracji.

Spotkałam się z sytuacją, w której nowy Klient restaurator wskazywał właśnie, a w zasadzie to się chwalił, że sami sobie wdrożyli to RODO, faktycznie po wejściu na ich stronę wyskakiwało okienko, że 25. maja weszło w życie RODO, w związku z czym restauracja chce poinformować o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych. Dalej było napisane, że administratorem Twoich danych osobowych jest XXX, z siedzibą w YYY. I okienko zgody. I koniec komunikatu.
Ale myślę sobie, to nic. Często rozwiązujemy to na stronie internetowej w ten sposób, że w takim komunikacie zamieszczamy link, który odsyła nas do treści całej klauzuli. I w tym momencie byłam przekonana, że właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia. Wzięłam się więc za przeszukiwanie całej strony internetowej, ale na temat ochrony danych osobowych nie znalazłam już ani słowa. Zapytałam więc Klienta wprost, jak to z tym wdrożeniem było. I czego się dowiedziałam? 🙂 Że przecież restauracja XYZ też tak ma, więc to chyba dobrze i wystarczająco.

Dlatego widzicie. Tak jak nie warto ściągać na klasówce bo nigdy nie wiadomo czy ten od kogo ściągamy ma dobrze, tak i nie warto ściągać w tym przypadku. W ogóle nie warto ściągać!

Pomijając już fakt, że klauzula informacyjna to tylko jedna z wielu składowych wdrożenia RODO w restauracji, a reszty dokumentów próżno raczej szukać na stronie www. Co więcej, powiem Ci zupełnie szczerze, wdrażałam RODO w kilkudziesięciu restauracjach. Zawsze, ale to zawsze i w każdym podmiocie trafia się jakaś specyficzna kwestia, jakieś zagadnienie, które powoduje, że przynajmniej część wniosków, część dokumentów wygląda inaczej niż gdzie indziej i musi być skrojona indywidualnie pod konkretną restaurację.

Błąd nr 3 – Moja księgowa już nam pomogła wdrożyć RODO

To jak? Księgowa czy prawnik? Nie wiem jak Wam, ale mi bardzo często zdarza się trafiać na biura księgowe, które próbują przynajmniej oferować również usługi prawne. Choć nie tylko mi, bo moim Klientom również.

Nie wiem też z czego to wynika, gdyż mi nawet nie przyszłoby do głowy wyręczać księgowych w ich obowiązkach, gdyż moim zdaniem to dwa odrębne zawody, które mogą i powinny współpracować, zresztą, często zdarza mi się konsultować z księgową moich Klientów, żeby wypracować jakieś idealne rozwiązanie, np. w kwestiach podatkowych. To o czym tutaj piszę, dotyczy jednak wyłącznie kwestii ściśle prawnych.

Tak więc zdarzało się, że księgowa opiniowała.. regulamin pracy, pisała umowę spółki i.. tworzyła klauzule RODO.

Na taką sytuację trafiłam też w jednej z ostatnich restauracji, w której wdrażałam RODO. Właściciele chcieli okroić jego zakres, gdyż jak twierdzili, w kwestiach pracowniczych RODO mają już elegancko wdrożone. Przeczuwając, czyją to wdrożenie było zasługą, zaproponowałam że zerknę tylko na wdrożone klauzule. Tak jak się spodziewałam, każdy pracownik zobowiązany został do podpisania zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, mimo iż przepisy Kodeksu pracy dają wyraźną podstawę do przetwarzania danych osobowych pracowników.
Wiele się jednak wyjaśniło, kiedy na dole zobaczyłam znak wodny jednego ze znanych serwisów do pobierania dokumentów, choć wydaje mi się, że ten wzór nie dość, że ściągnięty, musiał być również mocno stary, gdyż wierzyć mi się nie chce, że w takim serwisie nie wdrożono zasad RODO. No ale skoro jakiś tam papier musiał być, to pewnie zgoda, więc jakaś tam zgoda się znalazła i podpisała. Ważne, że jest w papierach 🙂
I na koniec dla formalności, zadałam pytanie, kto Państwu przygotował te klauzule. Odpowiedź w ogóle mnie nie zaskoczyła: Nasza księgowa!

Pominę swój wywód na temat tego, dlaczego taka praktyka jest zła. Myślę, że sam się zorientowałeś, że jak tak ma wyglądać to wdrożenie RODO, to faktycznie.. szkoda zachodu. W zamian za to jeszcze jedna sytuacja z życia wzięta, dosłownie sprzed tygodnia.

Jedna z restauratorek podsyła mi umowę powierzenia danych osobowych dla biura rachunkowego. Przygotowaliśmy oczywiście w ramach wdrożenia w restauracji nasz wzór, ale Pan Księgowy wolał swój. Postanowiłyśmy, że zerkniemy na to, a jak będzie OK to podpiszemy i nie będziemy się upierać przy tym naszym wzorze. I wiecie co.. Jako dane osobowe, które ulegały będą powierzeniu, w tym wzorze biura księgowego wpisany był m.in. numer KRS.. tak, numer KRS spółki (przypomnę, że ochrona danych osobowych dotyczy danych osób fizycznych, a nie prawnych).
Skoro tak, to Pani restauratorka sama zaproponowała żeby dalej tego nie czytać, tylko że ona prześle jednak ten swój wzór umowy do podpisu.

Dlatego, ogromnie szanując księgowych i doceniając ich rolę w prawidłowym funkcjonowaniu naszej restauracji (ale też kancelarii), chciałabym jednak dotrzeć do Was z jasnym przekazem: księgowy nie jest prawnikiem. Być może faktycznie dla księgowego zgoda przez podpis pod informacją i sam podpis pod informacją (bez zgody), to bardzo podobna forma. Być może tak jest. Ale w takim razie to tylko potwierdza to, że każdy powinien zająć się swoją działką 😉 Dlatego choć nie wiem co prawda dlaczego księgowi tak chętnie wchodzą w buty prawników, wiem jednak na pewno, że nie jest to dobre rozwiązanie.

Ale wiecie co.. problemem są nie tylko nadgorliwi księgowi. Jest wielu inspektorów ochrony danych osobowych, którzy jeszcze rok temu zajmowali się.. BHP i ppoż.. Oczywiście, te osoby skończyły jakiś tam kurs, kilku bądź kilkunastu godzinny, co odzwierciedla ich biegłość w temacie. Takie osoby wszędzie widzą powierzenie danych osobowych. Wszędzie widzą też konieczność odbierania zgód  na przetwarzanie danych osobowych.

Rzecz jasna, inspektorami są również osoby, które były wcześniej ABI (administratorami bezpieczeństwa informacji), więc tak naprawdę na potrzeby RODO tylko się dokształcali czy też aktualizowali swoją wiedzę na temat ochrony danych osobowych. Co więcej, nawet osoba, które wcześniej zajmowała się BHP i ppoż mogła odkryć swoje powołanie i stać się prawdziwym ekspertem w ochronie danych osobowych, ale chciałabym Was uczulić, że być w tym temacie bardzo uważnym. I tak to prawda, czym niższa będzie cena takich usług, tym bardziej trzeba uważać.

Błąd nr 4 – Co to w ogóle za głupoty z tym RODO!

Tak. To również bardzo częsty argument za niewprowadzaniem żadnych wymagań RODO. Ile razy słyszałam już:

Pani Mecenas, a co to w ogóle za głupoty z tym RODO! Kiedyś tego nie było i też było. I to nawet dobrze było. A poza tym.. w restauracji się je, a nie wprowadza jakieś tam regulacje, klauzule, nie.. to nie dla restauratorów..

No właśnie. Zawsze wtedy zaczynam od następującej informacji: ochrona danych osobowych nie ma swojego początku w RODO. Krajowa ustawa o ochronie danych osobowych i sama ochrona danych osobowych istniała już od wielu lat i nakładała na Ciebie bardzo podobne obowiązki do tych, które obecnie nakłada RODO. To, że niewiele podmiotów, zwłaszcza tych mniejszych, ją stosowało, nie znaczy, że tych przepisów nie było. Ba! W pewnych aspektach były nawet bardziej wymagające, pamiętacie o obowiązku rejestracji zbiorów danych? Tymczasem RODO z zasady ma być intuicyjne, elastyczne. Stare przepisy przewidywały przykładowo wprowadzenie w organizacji restauracji kilku obligatoryjnych dokumentów, polityk. Teraz, masz stosować takie środki, jakie będą dla Twojej restauracji wystarczające.

A poza tym, wielu rzeczy kiedyś nie było i wiele rzeczy z biegiem czasu się pojawiło. Zmienili się też nasi Klienci. Nie uwierzylibyście, jak co poniektórzy są na punkcie swoich danych osobowych przewrażliwieni. Naprawdę, przewrażliwieni. Czepiają się, nie chcąc podawać numeru PESEL, tam gdzie jest to potrzebne, żądają usunięcia danych osobowych, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Ale.. nadmierne przetwarzanie danych osobowych, a co ważniejsze nierozsądne nimi gospodarowanie może wyrządzić naprawdę wiele szkód.

Nie dalej jak wczoraj byłam z moim Klientem, który był w tej sprawie pokrzywdzonym, na rozprawie karnej związanej właśnie z wyciekiem danych osobowych. Wyobraźcie sobie, że przez wyciek jego danych osobowych, przestępcy niemal nie wyczyścili mu konta bankowego, na którym miał zgromadzone oszczędności całego życia.

Dlatego nie dziwmy się też, że nasi Klienci stają się coraz ostrożniejsi w podawaniu swoich danych osobowych. Wytłumaczmy im, po co nam te dane. Wytłumaczmy, jak długo będziemy te dane przechowywać i komu możemy je przekazać. To wszystko znajduje się w klauzuli informacyjnej RODO. Przecież nikt nie każe nam przy składaniu zamówienia zbierać od Gości restauracji podpisów pod klauzulą informacyjną. Ale tak ogólnie to informacja o przetwarzaniu danych osobowych naszych Klientów chyba się Gościom restauracji należy? Zwłaszcza, jak patrzymy na nich ciągle okiem monitoringu? 🙂

***

Wiem, że o większości rzeczy, o których piszę powyżej, pisałam już wcześniej. Zwłaszcza we wpisie, który opublikowałam w pierwszym dniu stosowania RODO. Ale również tam bardzo Cię uspokajałam, jeżeli o RODO chodzi. Pisałam wtedy, 25 maja 2018 roku, że spokojnie.. że nie musisz do wdrożenia RODO angażować ani całej armii pracowników, ani innych uciążliwych środków, że masz nie ulegać RODOpanice, tylko na spokojnie wdrożyć w życie kilka punktów, na które wtedy zwracałam Twoją uwagę. Do wpisu możesz wrócić tu i ze wszystkim jeszcze raz na spokojnie się zapoznać. W każdym razie – przynajmniej w mojej ocenie – nawet jeżeli zaangażujesz do ochrony danych osobowych część czasu pracy któregoś z Twoich pracowników, nawet jeżeli wprowadzając tę ochronę przeznaczysz na to, jakieś tam środki pieniężne, to nie jest czas ani pieniądz stracony. To inwestycja. Nie tylko w Twój spokój na wypadek kontroli PUODO, ale przede wszystkim również w wizerunek Twojej restauracji, na który obecnie składa się już nie tylko wygląd sali restauracyjnej czy smak serwowanych w niej dań. Zresztą, co ja Ci będę mówić, przecież sam wiesz pewnie o tym najlepiej.. 😉

Błędy, o których Ci dzisiaj napisałam nie dotyczą warstwy merytorycznej, bardziej skupiłam się na błędach w podejściu do RODO i jego wdrożenia. Ale obiecuję, że za jakiś czas ponownie wrócimy do RODO, tym razem skupiając się na najczęstszych błędach merytorycznych, rozprawimy się więc z mitycznymi zgodami na przetwarzanie danych, których stosowanie jest obecnie mocno ograniczone, procesem rekrutacji do pracy czy też brakiem zabezpieczeń fizycznych.

Tymczasem, mam nadzieję, że Cię nie przestraszyłam, nie wkurzyłam ani nie odstraszyłam.

W każdym razie, przekroczyłam 2.000 znaków, więc na pewno zmęczyłeś się od samego czytania 🙂

Jeżeli zaś chodzi o cel tego artykułu, ma on wyłącznie pokazać Ci, że:

  • ochrona danych osobowych jest potrzebna,
  • restauracja przetwarza dane osobowe,
  • ściąganie dokumentów od innych i sięganie po gotowce może być wielką pułapką,
  • chyba jednak to RODO to najlepiej wdrażać z prawnikiem i to adwokatem albo radcą prawnym. Nie dość, że faktycznie żywi się on interpretowaniem przepisów i postanowień umownych, do tego ma jeszcze polisę OC, w razie co i czego.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Myślę, że takiego tytułu kolejnego wpisu niewielu z Was się spodziewało 🙂

Tytuł, ale i cały wpis jest jednak prowokowany dyskusją, która w ubiegłym tygodniu wybuchła na jednej z grup gastronomicznych na Facebook’u. A przyczynkiem do dyskusji było wezwanie, jakie otrzymał jeden z restauratorów, wzywające go do przejścia procedury weryfikacji restauracji (a właściwie jej wspólników) na potrzeby współpracy z jednym z wiodących portali pośredniczących w dostawach jedzenia na wynos.

Nie będę cytowała całości, ale tylko fragment:

chcielibyśmy poprosić Państwa o dosłanie do nas następujących dokumentów:

  • kopii dowodów osobistych wspólników oraz potwierdzenia miejsca ich zamieszkania, o ile nie wynika to z dowodu osobistego, m.in. poprzez przesłanie.. rachunku za prąd / gaz / wodę lub rachunku za telefon stacjonarny,
  • potwierdzenia posiadania firmowego rachunku bankowego, przy czym dokument ten musi zawierać imię i nazwisko właściciela restauracji lub nazwę firmy.

Tak więc zaniepokojony restaurator, zdziwiony nieco zakresem skierowanego do niego żądania, zastanawiał się czy serwis może żądać od niego podania tak szerokich danych.

A ja postanowiłam pomóc jemu oraz Tobie znaleźć odpowiedź na to pytanie 🙂

Zadanie jest nieco utrudnione, bo udostępnione wezwanie nie zawiera jakiejkolwiek podstawy prawnej. Z informacji, które udało się uzyskać osobom które go otrzymały wynika jednak, że wprowadzone procedury związane są ze zmianą przepisów dotyczących prania pieniędzy.

Ale gdyby lekko poszperać, odpowiedni komunikat znajduje się na stronie internetowej pyszne.pl i możesz zapoznać się z nim tu.

Serwis tłumaczy, iż jako część grupy Takeaway.com, a przede wszystkim jako podmiot który pełni rolę pośrednika płatności, grupa opracowała i stosuje tzw. politykę KYC (Know Yuor Customer), znaną w Polsce pod nazwą PSK, czyli Poznaj Swojego Klienta. Procedury te mają faktycznie na celu ustalenie wiarygodności Klienta i zweryfikowanie jego tożsamości, a w dalszej perspektywie zapobieżenie praniu brudnych pieniędzy.

Skoro tak, to zajrzałam także naprędce do nowej, bo zeszłorocznej, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Sama ustawa jak się zaś domyślasz stanowi wdrożenie jednej z dyrektyw unijnych.

Pyszne.pl nie podaje co prawda na podstawie jakich przepisów – krajowych czy przykładowo holenderskich, gdzie znajduje się siedziba grupy kapitałowej – te procedury stosuje, biorąc jednak pod uwagę, że polskie przepisy, jak i holenderskie stanowią wdrożenie tej samej dyrektywy UE, możemy opierać się na przepisach polskich i na tej podstawie rozpatrywać, czy serwis naprawdę może żądać tak wielu danych o współpracujących z nim restauracjach.

W świetle tych przepisów serwis pyszne.pl powinniśmy traktować jako instytucję zobowiązaną do:

identyfikacji,
czyli ustalenia, zebrania określonych danych, jakich danych? O tym poniżej.

i

weryfikacji Klienta, czyli..
porównania ustalonych danych z dokumentami stwierdzającymi tożsamość Klientów (dowód osobisty, paszport), dokumentami z właściwych rejestrów (CEIDG, KRS) bądź innymi dokumentami, danymi lub informacjami, pochodzącymi z wiarygodnego i niezależnego źródła. Musimy więc wyraźnie przyznać, iż ustawodawca nie wyklucza możliwości przedstawienia w celu weryfikacji również innych dokumentów aniżeli odpisy z właściwych rejestrów czy dowód osobisty, jeżeli zatem nie możesz udokumentować adresu swojego zamieszkania w inny sposób niż poprzez okazanie rachunku za prąd, możesz pokazać po prostu.. rachunek za prąd… Oczywiście, możesz przedstawić zaświadczenie z gminy o zameldowaniu, jeżeli nie chcesz nikomu pokazywać swoich rachunków, ale jest to rozwiązanie czasochłonne i zakładam, że większość jednak sięgnie po skan tego rachunku.. zresztą, sama właśnie tak bym zrobiła 😉

I tu pojawia się Wasza pierwsza wątpliwość, jedna z osób komentujących pod postem na grupie  facebook’owej pisze:

ciekawe jak się to ma do sp. z o.o., gdzie nie jest to osoba?

W tym miejscu wypada wspomnieć o tym, podanie jakiego zakresu danych może być od Ciebie wymagane. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, prowadzącym jednoosobową działalność, weryfikujemy Ciebie jako właściciela. Obowiązkowo identyfikujemy Twoje:

  • imię i nazwisko,
  • PESEL i obywatelstwo,
  • serię i numer dowodu tożsamości,
  • nazwę firmy, NIP i adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Dodatkowo, możesz także zostać poproszony o podanie adresu, choć z tym adresem to taka kwestia trochę sporna. W ustawie napisali, że „instytucja zobowiązana może żądać podania informacji o adresie zamieszkania, w przypadku posiadania tej informacji„, co mogłoby sugerować, że tylko w określonych przypadkach mogą żądać podania naszego adresu, jednak w uzasadnieniu projektu do ustawy napisano, iż „informacje dotyczące adresu zamieszkania klienta nie będą obligatoryjnie objęte obowiązkiem ustalenia przez instytucję zobowiązaną, jednak wprowadzane przepisy stwarzają podstawę prawną do przetwarzania tego rodzaju informacji„. To ostatnie zdanie dobitnie pokazuje zaś, że jeżeli tylko instytucja zobowiązana chce, może wprowadzić wymóg podawania adresu zamieszkania, a my nie powinniśmy odmawiać jego podawania.

Tyle o osobie fizycznej, ale pozostają nam jeszcze spółki.. np. najbardziej popularna chyba wśród restauratorów (oczywiście oprócz działalności jednoosobowej), spółka z o.o..

W spółkach oprócz danych samej spółki (nazwa, forma organizacyjna, NIP) dodatkowo, musimy ustalić:

  • imię, nazwisko i PESEL osób reprezentujących taką spółkę, oraz
  • co najmniej – imię, nazwisko i obywatelstwo wspólników (jako tzw. beneficjentów rzeczywistych), a dodatkowo także ich adres, PESEL, serię i numer dowodu osobistego.

Jak zatem widzisz, nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy zawiera dość szczegółowe regulacje, dające podstawę do gruntownego zidentyfikowania i zweryfikowania kontrahenta.

Oczywiście, musimy pamiętać, że ustawę stosować mogą tylko określone podmioty i tylko po spełnieniu określonych przesłanek, dlatego odnosząc się do pytania:

czy właściciele pyszne.pl też prześlą mi swój adres i skan dowodu osobistego?

należy wskazać, iż nie, nie prześlą, gdyż nie mają takiego obowiązku. Specjalne uprawnienia pyszne.pl wynikają bowiem z posiadania przez ten podmiot statusu pośrednika płatności.

Na koniec chciałabym poruszyć jeszcze dwie kwestie, które wiążą się z tym tematem, a o które również pytaliście.

RODO. RODO nie uratuje Cię przed przekazaniem żądanych danych, w zakresie w jakim ustawa precyzyjnie określa jakie konkretnie dane osobowe należy przetwarzać, stanowi ona podstawę prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych.

I kwestia ostatnia. Anonimizacja. Pamiętaj, że nie musisz przekazywać ani jednej danej więcej ponad to, czego wymaga ustawa, Jeżeli zatem na dowodzie osobistym znajdują się dane osobowe, które nie zostały wymienione w ustawie (a znajdują się, jak chociażby zdjęcie), śmiało możesz je zamazać i nie musisz ich udostępniać.

***

W sumie to tak sobie myślę, że tłumaczenia treści tego wezwania powinien podjąć się chyba sam serwis. Nie wiem jednak czy do końca dobrze sobie z tym radzi, skoro aż tylu z Was ma wątpliwości co do konieczności przekazywania serwisowi tak szeroko zakreślonego pakietu danych.

Mnie osobiście informacje zawarte na ich stronie www (a przede wszystkim wskazanie dlaczego stosują te przepisy) przekonują. Wiem jednak, że to co często przekonuje mnie jako prawnika, absolutnie nie przekonuje w swej treści i w swym przekazie moich Klientów, zarówno przedsiębiorców oraz osób fizycznych.

Ale między innymi dlatego ten blog (i wiele, wiele innych świetnych blogów z różnych dziedzin prawa) powstaje, żeby ludzkim językiem mówić o sprawach skomplikowanych. A do takich bez wątpienia należą ustawy posługujące się takimi wyrażeniami jak instytucja zobowiązana czy beneficjent rzeczywisty..

W każdym razie, myślę, że bez obaw możecie, a nawet musicie przejść procedurę identyfikacji i weryfikacji. I pamiętajcie o anonimizacji. Nie musicie ujawniać więcej, niż przewidują przepisy.

Polecam się na przyszłość! 🙂

PS. Pewnie już o tym wiesz, ale jeżeli jakimś cudem ominęła Cię ta informacja, 15 marca 2019 roku Sejm uchwalił wreszcie (na szczęście albo nieszczęście – wykreśl odpowiednie) nowelizację przepisów dotyczących kas fiskalnych i począwszy od dnia 1 lipca 2020 roku branża gastronomiczna i hotelarska obowiązane będą stosować kasy fiskalne online. Szerzej odnosiłam się do tego tematu w tym wpisie.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl