Numer dowodu osobistego w umowie

Marta Kosecka01 września 20196 komentarzy

Numer dowodu osobistego? A może PESEL? Której z tych danych (osobowych) powinieneś  żądać od drugiej strony umowy, a która jest Ci zupełnie niepotrzebna?

Jestem właśnie w drodze na lotnisko, więc dziś znów planuję napisać krótko. Znów bo planuję tak praktycznie co wpis 😉 Zazwyczaj jednak życie pokazuje mi, że prawo to jednak bardzo skomplikowana dziedzina i 300 słów nie wystarcza, żeby opisać jakiś problem albo sytuację.

No nic, dziś się postaram. A przynajmniej spróbuję 😉

Mam jednak duże szanse bo wybrałam krótki temat. A właściwie to chcę poruszyć tylko jedno krótkie zagadnienie.

Otóż absolutnie we wszystkich umowach, które przesyłają mi moi Klienci, jeżeli tylko druga strona jest konsumentem, pojawia się miejsce na wpisanie numeru dowodu osobistego.

Poprawiam wtedy taką komparycję i wygląda to zawsze tak:

Pani/Pan …………………………………………., zamieszkała/y w ……………………………. przy ulicy ……………………….., numer dowodu osobistego ………………………………., PESEL …………………………………… .

Dlaczego?

Bo numer dowodu osobistego drugiej strony nie jest Ci do niczego potrzebny! Uwierz mi!

Jeżeli masz PESEL drugiej strony – to wystarczy, aby prawidłowo zabezpieczyć Twoje interesy.

Wystarczy, aby wysłać komuś wezwanie do zapłaty, kogoś pozwać, a nawet wyegzekwować przysługującą Ci należność. Jeżeli druga strona zmieni adres zamieszkania, mając numer PESEL bez problemu możesz wnioskować o podanie Ci aktualnego adresu takiego delikwenta 😉

Czy jest Ci do tego potrzebny numer dowodu osobistego? Nie, wystarczy tylko PESEL.

*

W czym PESEL jest lepszy od numeru dowodu osobistego?
No właśnie, bo PESEL ma jedną niezaprzeczalną zaletę porównując go do numeru osobistego – jest niezmienny!

Dowód osobisty ma określoną datę ważności i nie ma zmiłuj – w końcu straci swoją ważność, a jego numer stanie się nieaktualny. A PESEL? Raz nadany PESEL będzie towarzyszył Ci już przez całe życie.

Pamiętaj, że zarówno PESEL, jak i numer dowodu osobistego są danymi osobowymi.

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, powinniśmy zaś przetwarzać tylko tyle danych, ile jest nam koniecznie potrzebne do prawidłowego zabezpieczenia naszych interesów.

Czy zatem do prawidłowego zidentyfikowania drugiej strony umowy są nam potrzebne aż 2 dane identyfikacyjne? Aż 2 numery, indywidualne dla każdego człowieka? Nie! W mojej ocenie nie.

Wystarczy w zupełności, że dowód zweryfikujesz, zobaczysz i oddasz, a w umowie zapiszesz tę pewniejszą daną osobową, a więc PESEL.

*

Do czego więc służy dowód osobisty?

Dowód osobisty służy przede wszystkim do identyfikacji wizualnej. Ale pamiętaj, żeby oprzeć się również pokusie jego kserowania czy skanowania – pisałam o tym w tym wpisie, a po ostatniej zmianie przepisów to jeden z najgorętszych tematów na blogu.

To trzymając w ręku dowód osobisty zweryfikujesz czy druga strona umowy podaje Ci w ogóle właściwy PESEL. Dlatego zawsze weź do ręki dowód osobisty i sprawdź prawidłowość danych.

Choć mój mąż, podpisując ostatnio umowę został poproszony o okazanie dwóch dokumentów ze zdjęciem – podobno jeden można łatwo podrobić i dopiero dwa dobrze Cię uwiarygodnią. Cóż.. nie brzmi to zupełnie bezsensownie 😉

*

Wracając jednak do tematu, radzę Ci abyś podpisując umowę spisał PESEL, zamiast numeru dowodu osobistego. Będzie praktyczniejszy, a spisywanie obydwu numerów może zostać potraktowane jako nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych.

Wydaje mi się, że my mamy w ogóle tendencję do wpisywania w umowę zupełnie niepotrzebnych informacji. Tak jak czasem korci nas żeby zmieścić umowę na 1 kartce A4 (o optymalnej długości umowy pisałam tutaj), tak czasem wpisujemy do niej zupełnie niepotrzebne dane.

Przykład? REGON przedsiębiorcy. Jest to wyłącznie numer statystyczny i absolutnie nie musi być wpisywany w umowę. NIP i owszem jak najbardziej, podobnie numer KRS, ale REGON serio możecie pominąć.

Moi stali bywalcy już to wiedzą, a nowych zachęcam do nadrobienia zaległości.. pisałam już kiedyś w blogu szczegółowo jak powinna wyglądać komparycja umowy w odniesieniu do poszczególnych przedsiębiorców, w zależności od formy prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Do wpisu szybko możesz się przenieść, klikając w ten link.

*

Dziwne numery PESEL

Zadzwoniła do mnie ostatnio Pani Basia, restauratorka z Podlasia i mówi do mnie tak:

Pani Mecenas bo druga strona umowy chyba celowo podaje mi zły numer PESEL.

Okazało się, że Panią Basię martwi, iż podany jej numer PESEL młodego człowieka, który właśnie wkroczył w dorosłość w miesiącach zawierał „2” zamiast „0”. Podany jej PESEL wyglądał zatem tak: 012410xxxxx.

Oczywiście to nie pomyłka, ani próba wprowadzenia w błąd. Dla osób urodzonych po roku 2000 po prostu zmieniły się zasady nadawania numeru PESEL. Aby uniknąć dublowania się numerów PESEL osób urodzonych na początku XX wieku i osób urodzonych w XXI wieku, do liczby oznaczającej miesiąc dodano po prostu „20” i w ten sposób żaden numer PESEL się nie powtórzy. PESEL nie może się bowiem powtórzyć! To unikatowy numer i jeżeli doszłoby do zdublowania się chociażby 2 numerów PESEL poważnie zostałby zachwiany sens jego istnienia w ogóle 🙂

A Pani Basia na spokojnie podpisała umowę z tym młodym człowiekiem. Wiedziała już bowiem, że nie ma się czego bać.

*

Ja tymczasem mam nadzieję, że tym całkiem niedługim wpisem 😉 przekonałam Cię, żeby nie przywiązywać aż tak wielkiej wagi do numeru dowodu osobistego. A w zasadzie w ogóle przestań myśleć o numerze dowodu osobistego jako danej osobowej, bez której nie powinieneś podpisać umowy. To mit! Wpisz w umowę wyłącznie PESEL, a nie narazisz się tym samym na nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych. Jednocześnie zaś w pełni prawidłowo zabezpieczysz swoje interesy.

A  numer dowodu osobistego?

Nieważne czy w odniesieniu do kontrahenta, pary młodej czy pracownika. Pobieraj od nich numer dowodu osobistego tylko wtedy, kiedy masz do tego wyraźne upoważnienie w obowiązujących przepisach prawa. Twoje uzasadnione interesy ani konieczność wykonania umowy nie będą bowiem wymagały podania Ci i wpisania w umowę czy dokumentację pracowniczą, numeru dowodu osobistego.

I tak od umów płynnie przeszłam do pracowników. Ale to zabieg celowy 😉 Chciałam Ci bowiem pokazać, że nie tylko  w umowach nie powinniśmy przeceniać roli numeru dowodu osobistego i powszechnie posługiwać się numerem PESEL.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia w odniesieniu do pracowników czy kandydatów do pracy, więcej o tym pisałam w tym wpisie.

*

Udało się. Naprawdę się uwinęłam 🙂 A przy okazji podsunęłam Wam garść praktycznych informacji na temat właściwej identyfikacji drugiej strony umowy. Pamiętaj, że to szalenie ważne, aby prawidłowo opisać druga stronę umowy. Bez tego, trudno będzie Ci później dochodzić swoich praw.

Ale nie tylko identyfikacji, bo udało się nam niemal tradycyjnie już zahaczyć o dane osobowe. Ale cóż ja poradzę, że dane osobowe są wszędzie. Nieważne czy organizujesz konkurs na Facebook’u czy zawierasz umowę na organizację przyjęć okolicznościowych. W każdym tym przypadku należy prawidłowo chronić dane osobowe. Dlatego też przynajmniej wzmianka o nich pojawia się w wielu wpisach na blogu.

*

No dobrze, ja tymczasem z drogi na lotnisko zdążyłam przenieść się do włoskiego Bari. W ciągu najbliższych dwóch tygodni czeka mnie fascynująca podróż po samym koniuszku apenińskiego buta, Kalabrii, Bazylikacie i Apulii. Ciekawych relacji z podróży zapraszam na mój profil na Instagramie, na który przeniesiecie się klikając w ten link.

Wszystkich zachęcam również do przejrzenia zawieranych umów, w tym zwłaszcza różnego rodzaju wzorów umów. Jak chociażby wzory umowy na organizację wesel i innych przyjęć okolicznościowych. Mam nadzieję, że za 2 tygodnie większość z Was nie będzie już niepotrzebnie pobierała numerów dowodów osobistych przyszłych małżonków czy Pana Marka, który chce u Ciebie zorganizować imprezę z okazji 50. rocznicy rodzin! 🙂

Arrivederci! 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Dane osobowe kandydata do pracy.

Marta Kosecka14 sierpnia 2019Komentarze (0)

Skoro dane osobowe kandydata do pracy to znaczy, że dziś napiszę Wam o rekrutacji i o poszukiwaniach kucharza. Ale nie tylko.. kucharza. Również szefa kuchni, pomocy kuchennej, menagera, kelnera, barmana oraz osoby na zmywak 🙂 Nie wiem czy mi się udało, ale chyba wypisałam prawie wszystkie fuchy do objęcia w restauracji.

Przyspieszamy trochę z wpisami bo mam aż kilka palących problemów, z którymi macie ostatnio dużo problemów i które chciałabym poruszyć na blogu. Są to co prawda krótkie zagadnienia, ale do mojego urlopu pozostały już tylko niecałe 3 tygodnie, a bardzo chciałabym zdążyć poruszyć wszystkie te kwestie jeszcze zanim udam się na zasłużony odpoczynek 😉

Tak więc zaczynamy dziś od kwestii rekrutacji do pracy i ochrony danych osobowych kandydatów do pracy, a więc RODO. Błąd o którym zaraz napiszę powiela się w wielu restauracjach. Ale nie tylko restauracjach, również innych zakładach pracy. Dlatego tak ważne jest dla mnie, aby opisać Wam szczegółowo tę kwestię.

Przeglądałam ostatnio stronę internetową restauracji, z którą właśnie rozpoczęłam współpracę i już  na samym początku natrafiłam na zakładkę z ogłoszeniami o pracy i w ogłoszeniu znalazły się między innymi takie informacje:

Prosimy o zawarcie w CV klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez (…) zgodnie z RODO.

To znaczy rozporządzenie RODO było akurat opisane dokładnie, ale wszyscy wiemy o co chodzi, więc nie ma chyba potrzeby przytaczania pełnej nazwy regulacji.

Ważne w tym ogłoszeniu jest coś innego.

*

Pobieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych od kandydatów do pracy.

Czy w świetle RODO jest to działaniem zgodnym z prawem?

Nie.

Pisałam już o tym wielokrotnie na blogu, ale zgodnie z RODO zgodę na przetwarzanie danych osobowych pobieramy wyłącznie wówczas, kiedy nie mamy innej podstawy do przetwarzania danych osobowych konkretnej osoby.

RODO wymienia 6 podstaw przetwarzania danych osobowych, choć dla nas ważne będą w zasadzie tylko 4 z nich, a więc przetwarzanie danych osobowych:

a) na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą,

b) jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy, w tym jej zawarcia,

c) jeżeli wynika to z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,

f) jeżeli przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych interesów administratora (np. monitoring, szerzej pisałam o tym chociażby w tym wpisie).

Przetwarzając dane osobowe kandydata do pracy robimy to po to, żeby zawrzeć z nim umowę. A więc nasza podstawa do przetwarzania jego danych osobowych wynika z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Skoro mamy zaś wyraźnie określoną podstawę prawną do przetwarzania danych kandydata do pracy, nie powinniśmy w tym zakresie zbierać zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Naszym obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie kandydatów do pracy o zasadach przetwarzania danych osobowych, czyli przedstawienie mu odpowiedniej, zgodnej z RODO klauzuli informacyjnej.

Nie będę tutaj wypisywała jakie informacje taka klauzula powinna zawierać. Określa to szczegółowo art. 13 RODO.

*

W jaki sposób przekazać klauzulę informacyjną?

No właśnie. Wiesz już, że razem z ogłoszeniem o pracę musisz przekazać kandydatowi do pracy klauzulę informacyjną. W jaki najprostszy sposób to zrobić? Zamieść klauzulę już w samym ogłoszeniu o pracę. To, że musisz mu przekazać klauzulę informacyjną nie oznacza przecież, że musisz zrobić to fizycznie i każdemu po kolei taką klauzulę przekazywać. Nieważne zatem gdzie ma być umieszczone Twoje ogłoszenie. Na Twojej stronie internetowej, w lokalnym serwisie czy w jeszcze innym miejscu, razem z wymaganiami, opisem stanowiska pracy, w ogłoszeniu powinieneś zamieścić również klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy. Zgodną z RODO oczywiście.

*

A w jaki sposób zrobić to w ogłoszeniach w mediach społecznościowych?

No dobrze, ale powiesz mi teraz tak:

Wszystko super! Mam klauzulę. Ale jak mam zamieścić taką klauzulę w ogłoszeniu na FB?

I to będzie uwaga całkiem słuszna 🙂

Gdyby każdy z Was miał umieszczać w grupach na FB swoje klauzule, ogłoszenia o pracę byłyby za długie i zupełnie nieczytelne.

Dlatego podpowiem Ci teraz, co w takiej sytuacji radzę swoim Klientom.

W ogłoszeniu na FB zamieść dosłownie dwa zdania na temat danych osobowych. Napisz po prostu kto jest administratorem i że z całą klauzulą można zapoznać się tu i tu. I wklej w to ogłoszenie link, który będzie prowadził do Twojej strony internetowej bądź nawet profilu na FB, gdzie będzie można zapoznać się z całą klauzulą informacyjną. Takie to proste rozwiązania podpowiadam 🙂

*

Czy pracownik musi potwierdzić zapoznanie się klauzulą informacyjną?

Tak, powinien to zrobić.

Najprościej zatem będzie, jak w CV, zamiast słynnej klauzuli zgody, zamieści informację o tym, że zapoznał się z klauzulą informacyjną.

A jeszcze prościej będzie, jeżeli w klauzuli informacyjnej wprost wskażesz mu co ma wkleić do CV 🙂

*

Jakie dane możemy zbierać?

Kodeks pracy jasno wskazuje, jakie dane osobowe kandydata do pracy możemy przetwarzać.

Są to:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • dane kontaktowe,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

To wszystkie dane osobowe kandydata do pracy jakich możesz żądać. Przetwarzasz je po to, aby przeprowadzić rekrutację, a więc nie potrzebujesz zgody kandydata do pracy na ich przetwarzanie. Powinien on tylko zapoznać się z klauzulą informacyjną. I zawrzeć w CV jedno zdanie o tym, że faktycznie się z nią zapoznał. A najlepiej jak będzie mógł przekopiować to zdanie z Twojego ogłoszenia o pracę. A ściślej mówiąc z klauzuli informacyjnej, będącej częścią ogłoszenia o pracę.

Przekazanie jakichkolwiek innych danych osobowych może nastąpić wyłącznie na podstawie zgody kandydata do pracy. A Ty nie masz prawa dyskryminować takiej osoby w procesie rekrutacji, jeżeli nie wyrazi zgody, np. na dołączenie do CV swojego zdjęcia.

*

Kiedy zgoda jest jednak wymagana?

Jak już napisałam powyżej przetwarzanie innych danych osobowych niż wymienione w Kodeksie pracy, wymaga uzyskania zgody kandydata do pracy.

W tym miejscu opiszę chyba najczęstszy przypadek, w którym taka zgoda jest potrzebna,czyli sytuację, w której do CV jest czy też ma być dołączone zdjęcie.

Jak już napisałam wyżej, wśród danych osobowych kandydata do pracy, które może przetwarzać przyszły pracodawca, Kodeks pracy nie wymienia jego zdjęcia.

Dlatego, jeżeli kandydat do pracy chce przekazać Ci w CV swoje zdjęcie, powinien zamieścić w CV odpowiednią klauzulę zgody. A najlepiej jeżeli Ty w klauzuli informacyjnej podpowiesz mu, jak ewentualnie powinna ta zgoda wyglądać.

Podkreślam, że chodzi o sytuację, w której kandydat do pracy chce przekazać Ci swoje zdjęcie. Musi to być jego dobra wola. Ty sam nie możesz bowiem żądać, aby takie zdjęcie znalazło się w CV.

*

A co z przyszłym rekrutacjami?

Wiesz już, że obowiązujące przepisy dają Ci prawo do przetwarzania danych osobowych tylko na potrzeby tej rekrutacji, w kandydat aktualnie bierze udział (o retencji danych osobowych też już pisałam, możesz zapoznać się z tym wpisem kiedy klikniesz w ten link).

Jeżeli pretendujący do roli kelnera albo kucharza w Twojej restauracji chce, aby jego CV wzięło udział także w przyszłych rekrutacjach, musi zawrzeć w CV odpowiednią klauzulę zgody.

A najlepiej będzie jak wytłumaczysz mu to dokładnie w klauzuli informacyjnej.

Pamiętaj, ze kandydat do pracy nie musi tego wiedzieć. To Ty zatrudniasz i Ty jesteś przedsiębiorcą, który gromadzi dane osobowe. Ostatecznie to także Ty zatem poniesiesz odpowiedzialność za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy.

 

Dlatego właśnie tak ważne jest, abyś posługiwał się właściwie zredagowaną klauzulą informacyjną.

*

Jaka powinna być dobra klauzula informacyjna?

Taka klauzula powinna dokładnie wyjaśniać kandydatowi do pracy czy ma zawrzeć jakąś klauzulę w CV czy nie musi tego robić. Jaką klauzulę powinien dołączyć w przypadku, gdy CV zawiera zdjęcie? A jaką, kiedy chce aby jego CV brało udział również w przyszłych rekrutacjach.

Jeżeli Twoja klauzula będzie zła w treści albo kandydat do pracy nie zrozumie jej treści, nie będzie wiedział na jej podstawie kiedy i jaką zamieścić klauzulę, będzie to stanowiło problem głównie dla Ciebie.

Pół biedy z CV, które nie zawierają zgody na przetwarzane danych w przyszłych rekrutacjach. Te musisz po prostu usunąć, po zakończeniu pierwszej rekrutacji.

Gorzej z CV, które mają zdjęcie. Wówczas, albo usuwasz zdjęcia albo kontaktujesz się z każdym kolejnym kandydatem i prosisz go o uzupełnienie zgody. Przyznasz, że jedno i drugie działanie jest dość pracochłonne. I niepotrzebnie będzie zabierało Twój czas.

*

Co zatem zrobić, aby uniknąć problemów?

Nie wiem zatem czy się ze mną zgodzisz, ale ja uważam że zdecydowanie prościej i szybciej będzie jeżeli klauzula prosto i w żołnierskich słowach poinstruuje kandydata do pracy co zrobić, aby jego CV było prawidłowe.

Jeżeli klauzula będzie mówiła:

W swoim CV umieść następującą klauzulę: (…).

Jeżeli chcesz dołączyć do CV swoje zdjęcie, umieść w CV następującą klauzulę: (…).

Jeżeli chcesz, aby Twoje CV było przetwarzane także na potrzeby przyszłych rekrutacji, umieść w CV następującą klauzulę: (…)

… kandydat do pracy nie powinien mieć problemów z właściwym sformułowaniem klauzul w swoim CV. Bo Ty mu je w tej klauzuli prostu wypiszesz, a on je po prostu skopiuje. Co powinno i Tobie zaoszczędzić większości dodatkowych problemów z CV, które wpływają na Twoje biurko.

Taka obopólna korzyść, którą można załatwić jedną klauzulą informacyjną. A w dodatku ta klauzula, napisana raz, a dobrze będzie służyła Ci na bardzo długi czas. Jej treść nie zmienia się bowiem przy rekrutacji. Treść klauzuli przy każdej rekrutacji będzie taka sama.

 

PS. O innych klauzulach informacyjnych przeczytasz w innych wpisach na blogu. Na przykład o klauzuli, która powinna znaleźć się w umowie na organizację przyjęć okolicznościowych, wesel itd. możesz przeczytać, klikając w ten link.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Jak długa powinna być umowa?

Marta Kosecka09 sierpnia 2019Komentarze (0)

No właśnie.. czy zastanawiałeś się kiedyś, jak długa powinna być umowa?

Czy umowa, która ma 2 strony jest wystarczająco dobra? A może potrzeba aż 6 stron, aby umowę było można uznać za dobrą? A może wręcz przeciwnie, wystarczy na 1 stronie spisać oznaczenie stron i najważniejsze ustalenia pomiędzy nimi?

Nie piszę o tym bez powodu.

W ostatnich tygodniach co najmniej kilka osób prosiło mnie o przeanalizowanie umowy na organizację przyjęć. Umowy były, a jakże.. jednostronicowe 🙂

Tekstu co prawda dużo nie było, ale za to porada bardzo obszerna. A do tego, tak naprawdę pełna niewiadomych. No bo umowa niby krótka, ale znajduje się w niej wiele niedopowiedzeń.

W największym skrócie wygląda to tak:

Rodzaj imprezy: ………………….. .

Termin: ……………………………… .

Ilość osób: ………………………….. .

Cena menu: …………………………. .

Zadatek/zaliczka ………………….. .

Tak naprawdę, to nie są umowy, ale formularze zamówienia, w których uzupełnia się jedynie termin, ilość osób, noclegów, cenę menu.

 

Jednocześnie napisała do mnie Pani Gosia z Zielonej Góry, która miała problem ze.. zbyt długą umową. Pani Gosia napisała tak:

Ta umowa jest jakaś specyficzna. Kilka stron drobnym drukiem, 35 podpunktów !

A Ty jak uważasz? Lepsza umowa jednostronicowa czy taka, która ma 35 podpunktów?

Bo ja to wiadomo, że z teamu 35 podpunktów 🙂

 

Już Ci mówię dlaczego.

Czy takie jednostronicowe umowy są faktycznie takie złe?

Wcale nie. Ba, są nawet lepsze niż 2 stronicowe, ale pod jedynym warunkiem!

Pod warunkiem że ich częścią byłby regulamin organizacji imprez – OWU. Wówczas faktycznie mogłoby być tak, że zmienne wpisujemy w formularz zamówienia, a OWU precyzyjnie i szczegółowo reguluje resztę. I choć sama takiego rozwiązania nie rekomenduję moim Klientom, faktycznie to mogłoby zadziałać.

Dla porządku jedynie dodam, że żadna z przedstawionych mi umów, OWU nie zawierała 🙂

Ale takie rozwiązanie ma z punktu widzenia właściciela restauracji jedną podstawową wadę. O ile umowa może być negocjowana i w jakimś stopniu powinna, o tyle OWU z zasady jest niezmienne i nie podlega negocjacjom. W takim przypadku, jeżeli para młoda zarzuciłaby Ci brak indywidualnego uzgodnienia zapisów umownych, praktycznie nie masz szans na obronę. Widząc OWU, niejako domyślnie przyjmujemy, że zostały one narzucone odgórnie.

Dlatego też w mojej ocenie, lepiej jest tworzyć rozbudowaną umowę, która zawiera wszystkie potrzebne elementy i zapisy. I umowę tę negocjować, oczywiście tak żeby nasze interesy były zabezpieczone, ale na jakieś ustępstwa, o ile są one racjonalne i uzasadnione, zawsze warto pójść.

W każdym razie nie róbcie tak, jak właścicielka jednej z sal weselnych, u której wesele chcieli zorganizować Kasia i Marek z Krosna, która udostępnia umowę dopiero bezpośrednio przed jej podpisaniem i młodzi nie mogą się z nią wcześniej zapoznać. W razie ewentualnych kłopotów z jej wykonaniem, skutek będzie podobny do działania OWU. Skoro Twój kontrahent nie widział treści umowy przed jej podpisaniem, trudno domniemywać nawet, że mógł ją negocjować. A nawet jeżeli mógł ją przeczytać bezpośrednio przed podpisaniem, ale nie mógł jej skonsultować chociażby z prawnikiem, otrzymujemy ten sam efekt. Taka umowa na pewno nie była negocjowana.

 

A umowa dwustronicowa? Dlaczego jest zła? 

Bo umowa dwustronicowa na pewno jest zła. Dlatego, że taka umowa z pewnością nie ma OWU, a na dwóch stronach na pewno nie zawrzesz wszystkich zapisów potrzebnych do tego, aby powiedzieć czy umowa jest dobra.

Dlatego, jeżeli pytasz mnie jak długa powinna być umowa, odpowiem Ci, że powinna być tak długa, żeby zmieściły się w niej wszystkie niezbędne elementy. Niezbędne elementy, czyli takie, które pozwolą na prawidłowe zabezpieczenie interesów stron. Na pewno jedna czy dwie strony nie będą wystarczające.

Dlatego teraz postaram się pokrótce wypisać hasłowo, jakiego typu zapisy powinny znaleźć się w poszczególnych umowach, w zależności od ich rodzaju.

Umowa na organizację przyjęć.

Taka umowa na pewno powinna precyzyjnie określać między innymi:

  • przedmiot umowy (jaka sala, gdzie, kiedy, od której i do której – a może można przedłużyć, odpłatnie czy nie?, spodziewaną ilość Gości i ewentualne zmiany w tym zakresie oraz przede wszystkim co mieści się w pojęciu organizacji przyjęcia – sprzątanie, dekoracje, obsługa kelnerska?),
  • wysokość wynagrodzenia i zasady jego płatności (a więc cenę menu, cenę usług dodatkowych, ewentualne zmiany cen, cenę menu dla dzieci, obsługi wesela, terminy płatności poszczególnych transzy),
  • zabezpieczenie wykonania umowy (zaliczkę, zadatek, kary umowne, pokrycie wydatków, odstąpienie od umowy – kto, w jakim terminie i na jakich zasadach),
  • zasady wynajmu miejsc noclegowych (ile jest miejsc, w jakiej cenie, czy jest możliwość dostawienia łóżek, czas trwania doby hotelowej, odpłatność za śniadanie czy zmiany liczby nocujących gości),
  • postanowienia związane stricte z organizacją przyjęcia, a więc dekoracja sali (kwiaty!), ZAIKS, kwestia samodzielnego zakupu ciast, alkoholu i ich dostarczenia, odbioru jedzenia po zakończeniu przyjęcia – tak naprawdę ten punkt jest bardzo ważny, czym więcej kwestii ustalicie, tym mniej będzie późniejszych sporów. Oczywiście konkretne zapisy zależą od konkretnej restauracji,
  • kwestie dotyczące bezpieczeństwa i odpowiedzialności. Kto odpowiada za straty, na jakiej zasadzie będą one wyliczone, jak powinny zostać udokumentowane i na jakich zasadach będą pokrywane. Czy masz monitoring wizyjny?
  • adresy do korespondencji, kwestię zmiany adresów, zasady zmiany umowy czy ewentualnej cesji praw z umowy, czyli zwyczajowe postanowienia końcowe.

Oczywiście umowa zawiera o wiele więcej zapisów, jednak to co wypisałam powyżej, z pewnością nie zmieści się na 2 stronach A4 🙂

Aaaa tak i nie zapomnijcie o RODO. O obowiązku informacyjnym pisałam tu.

Jeżeli natomiast chcesz widzieć, ile ma baza, na której ja osobiście pracuję, to zdradzę Ci, że około 6 stron.

Umowy najmu

Jeżeli chodzi o umowy najmu lokalu gastronomicznego, lokalu pod sklep, hotel czy inną działalność, na pewno umowa powinna zawierać następujące elementy:

  • opis przedmiotu umowy i oświadczenia stron (to jest bardzo ważne! Jaki lokal, gdzie, z jakich pomieszczeń się składa czy wynajmujący zgadza się na sprzedaż alkoholu? Jaki jest numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu? Czy lokal jest wyposażony w sprawne instalacje? Czy Wynajmujący w ogóle zgadza się żebyś prowadził w nim działalność gastronomiczną?),
  • prawa i obowiązki stron – to jest esencja umowy – tak dla przykładu: naprawy, ulepszenia, kontrole, ubezpieczenie, zagospodarowanie odpadów, reklamy, podnajem)
  • czynsz (na jakich zasadach jest płatny? na jakich zasadach może nastąpić jego podwyżka? kto paci za rachunki? a podatek? jeżeli płacisz Ty jako najemca – robisz to samodzielnie czy wynajmujący refakturuje na Ciebie koszty?),
  • zabezpieczenie umowy – tu odsyłam Cię do ostatniego wpisu, link,
  • czas trwania umowy – a tu do przedostatniego, kliknij tylko w link,
  • kary umowne, poufność i całe postanowienia końcowe.

I znów zdradzę Ci, ile ma mój basic. Całe 8 stron 🙂

Umowy handlowe / świadczenia usług

Gastronomia to jedynak nie tylko sam najem i organizacja przyjęć. Na co dzień zawierasz przecież również szereg umów z różnymi kontrahentami – dostawcami produktów i usług. I te umowy mają zapisy, które obowiązkowo powinny się w nich znaleźć, takie jak:

  • przedmiot umowy, szczegółowo określone prawa i obowiązki stron,
  • podwykonawstwo, zamówienia czy prace dodatkowe,
  • wysokość i zasady płatności wynagrodzenia,
  • czas trwania umowy i zasady jej wypowiadania,
  • odpowiedzialność stron i kary umowne,
  • poufność, tajemnica przedsiębiorstwa,
  • zasady korespondencji stron i wyznaczenie jej przedstawicieli,
  • zasady zmiany umowy, właściwość sądu, cesja praw – wszystko to, co zwyczajowo zawierają postanowienia końcowe 🙂

Jeżeli pytasz mnie o mój draft, ma 7 stron.

Oczywiście, w zależności od umowy jest skracany bądź wydłużany.

***

Tak więc pamiętaj! Długa umowa nie jest zła. Niezależnie od tego, kto pyta. Czy właściciel sali, para młoda, wynajmujący, najemca, zleceniobiorca czy zleceniodawca.

A Pani Gosia, po zapoznaniu się z analizą umowy sama stwierdziła, że podpisując taką umowę czuje, że jej interesy zostaną należycie zabezpieczone. I to co na początku wydawało jej się wadą tej umowy, po wytłumaczeniu jej treści poszczególnych zapisów, ostatecznie uznała za jej wielką zaletę 🙂

PS. Jeżeli chodzi o komparycję umowę, bo tę tutaj pomijałam, polecam przenieść się do wpisu na ten temat, klikając w link.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Miało być o umowie najmu, więc będzie 🙂 Po omówieniu terminu obowiązywania takiej umowy, wydaje mi się, że kolejnym ważnym tematem do omówienia jest prawidłowe zabezpieczenie umowy najmu.

A do terminu obowiązywania umowy najmu, możesz wrócić klikając w ten link.

Wracając zaś do tematu dzisiejszego wpisu, zazwyczaj konstruuję albo opiniuję umowy ze strony najemców bądź dzierżawców. To naturalne, skoro gro moich Klientów stanowią restauratorzy, którzy są właśnie najemcami bądź dzierżawcami lokalu gastronomicznego.

Czasem jednak zdarza się i tak, że stoję po drugiej stronie barykady. I tak jak zazwyczaj staram się usunąć z umowy możliwie najwięcej obowiązków najemców i zagwarantować im jak najwięcej praw, tak w tej sytuacji większość z tych zapisów staram się raczej przywrócić 😉

Jak zdziwiła mnie Pani Sylwia?

I tak zrobiłam też ostatnio. Przygotowałam perfekcyjny wręcz dla wynajmującego projekt umowy, licząc się oczywiście z tym, że w trakcie negocjacji z drugą stroną przynajmniej część postanowień będzie musiała zostać renegocjowana, oczywiście w możliwe jak najmniejszym zakresie.

Jakież jednak było moje zdziwienie, kiedy pierwsze protesty, przyszły już ze strony wynajmującego! Pani Sylwia, dla której tę umowę przygotowywałam, napisała do mnie tak:

Pani Marto! Przerażają mnie te wszystkie kary i zabezpieczenia!

Wiem oczywiście, że nie była to krytyka pod moim adresem, ale gdzieś tam chyba ciągle w naszej świadomości prawidłowo napisana umowa, która pozwala prawidłowo zabezpieczyć taką umowę najmu, jest uważana za umowę bardzo ostrą w swych zapisach. Tymczasem nic bardziej mylnego. To nie chodzi o to, że taka umowa jest ostra. Ona opisuje tylko możliwie najwięcej sytuacji, które w trakcie jej obowiązywania mogą się przydarzyć i próbuje znaleźć na nie receptę już na etapie jej konstruowania. Możliwie najwięcej, oczywiście nie wszystkie, bo też życie jest zdecydowanie bogatsze niż nasza wyobraźnia.

Dlatego taka umowa zazwyczaj jest dość długa. I dość szczegółowa. Ale nie traktujmy tego jako jej wadę. Bo – wręcz przeciwnie – to jest zaleta. I to dla obu stron.

Posłużę się tutaj przykładem kar umownych. Jeżeli wynajmujący wyegzekwuje je na podstawie umowy, mimo iż nie będą one często pokrywały całości szkody, w wielu przypadkach nie będzie dochodził już ich uzupełnienia w Sądzie, zadowoli się tym, co udało mu się uzyskać na podstawie umowy. Obydwu stronom zaoszczędzi to czasu i pieniędzy, bo przecież postępowanie sądowe kosztuje. I jeżeli szkoda faktycznie była, opłaca się najemcy opłacić karę umowną i zaoszczędzić na kosztach sądowych. A jeżeli nie zgadzasz się z nałożeniem kary umownej, zawsze przecież sprawa może zostać rozstrzygnięta na drodze sądowej.

Po tym przydługim wstępie, przejdźmy jednak do konkretów. Prawdopodobnie tylko ja jestem specjalistką od pisania wstępu do wpisu obejmującego 400 znaków 😉

Prawidłowe zabezpieczenie umowy najmu

To podtytuł, ale w zasadzie mógłby być tytułem. Wypiszę w tym wpiie kilka podstawowych zabezpieczeń, które są stosowane w umowach najmu lokalu gastronomicznego. Pokrótce postaram Ci się je również opisać. Ale zastrzegam, że tylko pokrótce. A to dlatego, że o każdym z tych zabezpieczeń mógłby tak naprawdę powstać cały cykl wpisów. Z zabezpieczeniem jak to z każdą inną konstrukcją prawną, w praniu wychodzi tyle problemów praktycznych, że nie sposób omówić ich w kilku zdaniach. Ale to nic. Celem dzisiejszego wpisu jest bowiem tylko zwrócenie Twojej uwagi na to, jakie zabezpieczenia można stosować i jakie najczęściej się stosuje. Wybór najlepszego zabezpieczenia w przypadku Twojej umowy zawsze będzie indywidualną kwestią. I indywidualnie też powinien być oceniany. Osobno, dla każdej umowy.

Kaucja

Prawidłowe zabezpieczenie umowy najmu zazwyczaj kojarzy się nam z wpłaceniem przez najemcę kaucji. Poniekąd słusznie. Kaucja jest najczęściej spotykanym zabezpieczeniem. Spotyka się ją właściwie w każdej umowie. Kaucja zazwyczaj wynosi wielokrotność czynszu miesięcznego. Zwykle jest to dwukrotność lub trzykrotność, ale bywa że kaucja jest również wyższa.

Jeżeli nasz najemca cokolwiek zniszczy, poniesiemy jakieś straty, wówczas nasze roszczenia możemy potrącić właśnie z kaucji. Kaucja zazwyczaj oddawana jest nie w dniu zdawania zwrotnego lokalu, ale powinniśmy zastrzec, że kaucję zwrócimy w określonym terminie po podpisaniu protokołu. Pamiętaj bowiem, że nie wszystko widać na pierwszy rzut oka i często straty są widoczne dopiero po wyprowadzce najemcy. Z drugiej jednak strony pamiętaj, aby wynajmujący właściwie udokumentował za co dokonuje potrącenia. I taki obowiązek wynajmującego powinien zostać zapisany już w umowie. Pozwoli to na uniknięcie późniejszych sporów.

Pisząc o kaucji, nie zapominaj, że co do zasady służy ona nie zabezpieczeniu braku płatności, ale właśnie strat i zniszczeń. Dlatego nie stosuj kaucji jako antidotum na zaległości w płatnościach bo nagle może się okazać, że cała kaucja się już przejadła, a Ty nie masz z czego potrącić wysokości poniesionych strat.

Dobrowolne poddanie się egzekucji

Drugim genialnym sposobem zabezpieczenia, choć ciągle mało znanym i zdecydowanie zbyt mało stosowanym jest dobrowolne poddanie się egzekucji w myśl art. 777 k.p.c..

Jest to o tyle ważne, że w ten sposób zabezpieczysz zarówno płatności, jak i kwestię opuszczenia lokalu po zakończonym najmie. Unikasz również prowadzenia długotrwałego postępowania sądowego. Takiemu oświadczeniu trzeba tylko nadać klauzulę wykonalności i można bezpośrednio kierować go do komornika.

W skrócie wygląda to tak, że w umowie wymaga się, aby najemca dostarczył Ci akt notarialny, w którym podda się egzekucji co do określonej kwoty pieniężnej (to ważne, pamiętaj, że kwota zawsze musi być oznaczona), a jednocześnie podda się egzekucji co do opuszczenia lokalu po zakończeniu umowy. Takiej czynności najemca dokonuje jednostronnie przed notariuszem. Jeżeli wymagasz takiego aktu, skontroluj jego treść. Sprawdź przykładowo czy prawidłowo wpisano termin, do którego możesz skorzystać ze swoich uprawnień. Powinien to być termin o co najmniej kilka miesięcy dłuższy aniżeli czas trwania umowy. Musisz mieć bowiem czas na reakcję i na egzekwowanie 🙂

Oczywiście, gdyby kwestia ta była sporna pomiędzy stronami, najemca ma prawdo do obrony. Fakt, iż dobrowolnie poddał się egzekucji powoduje jednak, że to on będzie musiał udowodnić, że ma rację, a nie wynajmujący.

Gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe

Kolejnym sposobem zabezpieczenia może być przedstawienie wynajmującemu gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej. Polega to na tym, że bank lub ubezpieczyciel  najemcy deklaruje swoją gotowość do zapłacenia na żądanie wynajmującego określonej kwoty pieniężnej. Gwarancja powinna być nieodwołalna, płatna bezwarunkowo na pierwsze żądanie wynajmującego. Jej treść powinna oczywiście zostać ustalona przez strony. Ustalenia te powinny obejmować przede wszystkim kwotę gwarancji oraz termin jej obowiązywania. Oczywiście gwarancja powinna być wznawiana i obowiązywać przez cały czas trwania umowy, chyba że strony zmienią sposób zabezpieczenia.

Ubezpieczenie

O tym, jak ważne jest ubezpieczenie pisałam już nie raz. Możesz  o tym przeczytać m.in. w tym i tym wpisie. Ale ubezpieczenie jest ważne nie tylko w kontekście bieżącej działalności. Jest ono ważne również w kontekście zawarcia umowy najmu. Niezmiennie jest to również, przynajmniej moim zdaniem, rozwiązanie zbyt mało popularne jak na jego atrakcyjność.

Sładki, które najemca obowiązany będzie płacić są bowiem na tyle nieduże, że zyski jakie możemy osiągnąć z takiego rozwiązania biją je na głowę. Jako wynajmujący wymagaj więc opłacenia i przedstawienia polisy zawsze (w tym przede wszystkim OC najemcy), a jako najemca również zawsze się ubezpieczaj. Niezależnie nawet od tego, czy Twój wynajmujący tego wymaga czy też nie. Podobnie jeżeli jesteś wynajmującym.

W skrócie, po prostu się ubezpieczcie. Wpiszcie to w umowę, ale przede wszystkim się ubezpieczcie.

Weksel

Już zupełnie na koniec nie mogę nie napisać o wekslu.

Stary, poczciwy weksel. Mi najbardziej kojarzy się z polskimi filmami z lat 90. ubiegłego wieku. To w nich często weksel nadawał dramaturgii całemu filmowi, zwłaszcza jeżeli był to weksel in blanco.

Weksel to narządzie prawie idealne. Bezkosztowe (nikt nie mrozi kapitału), pozwalające na przeprowadzenie szybkiego postępowania sądowego. Ale.. prawo wekslowe i korzystanie z weksla jest naprawdę dość skomplikowane. Jeżeli wynajmujący popełni jakiś błąd, może się okazać, że nici z cudownego sposobu zabezpieczenia. Po drugie, niewielu najemców będzie się chciało na takie rozwiązanie zgodzić, i dobrze, zwłaszcza jeżeli miałby to być weksel in blanco. Weksel wywiera dużą presję na najemcy – to prawda. Alle czy ta presja jest konieczna? Czy prawidłowe zabezpieczenie umowy najmu wymaga faktycznie aż tak daleko idącego zabezpieczenia? Moim zdaniem, nie.

Czy zabezpieczenie to z mojej strony działanie przeciwko najemcy?

Absolutnie nie 🙂 Świadomy  i racjonalny najemca wie, że na jakieś zabezpieczenia zgodzić się musi. Prawidłowe zabezpieczenie umowy najmu od strony najemcy polega zatem na tym, aby zabezpieczenia nie były przesadzone, na zbyt duże kwoty, na zbyt długie terminy. Tego pilnujemy razem z najemcą. I tego pilnować trzeba. Nie możemy jednak oczekiwać, że wynajmujący w żaden sposób nie będzie próbował się zabezpieczyć.

Dlatego ja sama pisząc czy opiniując umowę dla najemcy nie wyrzucam z niej postanowień dotyczących zabezpieczeń. Pilnuję tylko, żeby były adekwatne do przedmiotu i wartości umowy.

Ale też pisząc umowę dla wynajmującego nie staram się pognębić drugiej strony, ale racjonalnie i korzystnie dla wynajmującego zabezpieczyć jego interesy 🙂

Czego nauczyła mnie korporacja..

Już na sam koniec tego wpisu chciałabym napisać jeszcze tylko jedną rzecz. Zanim otworzyłam swoją własną Kancelarię pracowałam w dużej trójmiejskiej Kancelarii, która zajmowała się obsługą prawną naprawdę dużych podmiotów gospodarczych. I choć taka korporacyjna praca nie była chyba jednak dla mnie (duch niezależności zdecydowanie jednak u mnie wygrywa 🙂 ), nauczyłam się tam kilku bardzo ważnych rzeczy. Jedną z nich było właśnie to, jak ważna jest prawidłowo zabezpieczona umowa. Najmu, ale i każda inna umowa.

Podpisując umowy między dużymi podmiotami nikt nie miał bowiem właściwie żadnych wątpliwości co do tego, że umowa powinna być maksymalnie precyzyjna. I powinna maksymalnie zabezpieczać strony. W tamtych umowach postanowienia, które ja sama teraz stosuję były pewnym standardem. Nie dziwił obowiązek przedstawienia polisy, nie dziwiły gwarancje bankowe czy akt notarialny z 777 k.p.c..

Jednak tak naprawdę nie ma znaczenia, czy podmioty gospodarcze są duże czy mniejsze. Również małe firmy powinny bowiem zabezpieczać swoje interesy. Przecież do małych podmiotów zastosowanie mają te same przepisy, co do podmiotów dużych. Co więcej, duży podmiot może jakoś skalkulować ryzyka i wtopa w wykonaniu jakiejś umowy, gdzieś tam zgubi się pomiędzy przychodem a zyskiem. Natomiast dla podmiotów małych, brak prawidłowego zabezpieczenia  umowy może być prawdziwym trzęsieniem ziemi. I często prowadzić może aż do upadku firmy.

Dlatego myślę, że ta korporacyjna lekcja jest bardzo ważna. Dla mnie, ale i dla Ciebie. A to dlatego, że ja tę swoją wiedzę próbuję Tobie przekazać 🙂 I chyba całkiem dobrze nam idzie, sądząc po bardzo budującym podejściu do kwestii umów Klientów, z którymi miałam okazję rozpocząć współpracę w lipcu. Naprawdę buduje mnie to jak się spotykamy, jak dzwonicie i piszecie i zwracacie uwagę na to, że prawidłowe zabezpieczenie umowy jest szalenie ważne. Poza tym, że tak w ogóle bardzo miło pracować mi z tak wieloma świetnymi restauracjami! 🙂

PS. Zabezpieczając się przy zawieraniu umowy nie zapomnijcie o najważniejszym zabezpieczeniu – sprawdzeniu stanu lokalu i weryfikacji drugiej strony umowy. Pisałam o tym tu.

PS nr 2. Dzisiejszy post idealne wpasowuje się w całą serię już wpisów o współpracy z prawnikiem przy konstruowaniu umowy. A Ty jak uważasz? Czy sprawdzenie umowy przez prawnika to ostatnia deska ratunku?

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Pozostając w temacie umów, w kolejnym wpisie postanowiłam poruszyć temat umowy najmu lokalu gastronomicznego. Na pierwszy ogień wybrałam.. czas trwania umowy najmu lokalu. Jak się zaraz przekonasz, tylko na tym tle może dojść pomiędzy stronami umowy do wielu nieporozumień. Co gorsze jednak, fakt podpisania niekorzystnej dla siebie umowy może ujawnić się dopiero po długim okresie czasu. I być dla Ciebie bardzo niemiłą niespodzianką.

 

Historia z Panem Markiem w tle..

Zacznijmy  jednak od historii , która spotkała Pana Marka. Pan Marek podpisał umowę najmu lokalu gastronomicznego na 8 lat. Na początku lokal świetnie się rozwijał, jednak po kilku latach klientów zaczęło wyraźnie ubywać. Po kolejnych kilku miesiącach Pan Marek stracił płynność finansową i zmuszony był powoli zamykać interes. Wtedy wziął do ręki umowę, z zamiarem szybkiego jej wypowiedzenia. W paragrafie dotyczącym wypowiedzenia umowy znalazł jednak jedynie zapis, iż właściciel może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Pan Marek będzie zalegał z płatnością czynszu za dwa kolejne okresy rozliczeniowe. Brak jednak było jakichkolwiek zapisów pozwalających na szybsze wypowiedzenie umowy przez Pana Marka.

Pomyślał wtedy Pan Marek, że przecież skoro musi zamknąć działalność, to pewnie w takim wypadku chronią go przepisy kodeksu cywilnego i na ich podstawie swobodnie może wypowiedzieć umowę. Po przejrzeniu kilku stron w Internecie, Pan Marek zorientował się jednak, że może to nie być takie proste. Wówczas skontaktował się ze mną.

Niestety i moja odpowiedź w takiej sytuacji nie bardzo mogła go zadowolić. Bez dobrej woli właściciela lokalu taka umowa jest bowiem nierozwiązywalna i obowiązuje do końca okresu, na jaki została zawarta.

To prawda, właściciel lokalu ma prawo wypowiedzieć umowę, w sytuacji w której przestajesz płacić, ale nie ma takiego obowiązku. Jeżeli zatem przestaniesz płacić, licząc na to, że właściciel sam wypowie umowę, możesz się przeliczyć 😉 A dodatkowo poniesiesz koszty sądowe, komornicze, odsetki.. dużo tego, jest to zatem posunięcie ryzykowne.

Jak zabezpieczyć się na taką ewentualność?

Jeżeli zamierasz zawrzeć terminową umowę najmu lokalu gastronomicznego, w umowie powinieneś dokładnie określić, w jakich wypadkach umowa ulega rozwiązaniu. Nie możesz także pozwolić, aby możliwość rozwiązania została zastrzeżona wyłącznie na rzecz wynajmującego.

Pamiętaj jednak o tym, że te przypadki, w których umowa może zostać rozwiązana powinny zostać określone dość precyzyjnie. Jeżeli poprzestaniecie na stwierdzeniu:

Każda ze stron może z ważnych przyczyn wypowiedzieć umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia

daje to drugiej stronie pole do zanegowania, że podany przez Ciebie w wypowiedzeniu powód wcale nie stanowi ważnego powodu, dla którego umowa powinna ulec rozwiązaniu. W takim wypadku właściciel nadal będzie wystawiał Ci faktury VAT i obciążał Cię płatnościami za kolejne okresy rozliczeniowe. Jednocześnie pozostanie Wam jedynie droga  sądowa do rozwiązania zaistniałego sporu.

Jak się domyślasz, trochę to potrwa, trochę będzie kosztowało.. dlatego ustalając czas trwania umowy najmu lokalu na czas oznaczony warto jeszcze przed podpisaniem umowy, należycie zabezpieczyć swoje interesy, a tym celu:

  • przemyśleć i spróbować przewidzieć wszystkie możliwe scenariusze, w których powinieneś mieć zagwarantowane prawo do szybszego rozwiązania umowy,
  • dokładnie opisać w umowie, w jakiej sytuacji można rozwiązać umowę szybciej i na jakich warunkach. Możliwe są tutaj różne sytuacje, np. wcześniejsze negocjacje chociażby w celu obniżenia czynszu, rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym, rozwiązanie za wypowiedzeniem, rozwiązanie po wcześniejszym wezwaniu właściciela do określonego działania bądź zaniechania określonych działań.

Potrzeba skrócenia czasu trwania umowy najmu lokalu na czas oznaczony może pojawić się bowiem nie tylko w wypadku kłopotów finansowych. Przeciwnie, być może to właśnie rozwój Twojej działalności spowoduje, że po roku albo dwóch będziesz chciał zmienić jej lokalizację, na większą bądź położoną w innym miejscu, jednak czas trwania umowy najmu lokalu skutecznie Ci to uniemożliwi.

Może być również tak, że podpiszesz umowę na 5 lat, a raptem okaże się, że wspólnota mieszkaniowa albo spółdzielnia nie zgadzają się na sprzedaż alkoholu w Twojej restauracji. Jeżeli nie masz wówczas odpowiedniego zastrzeżenia w umowie, nic z tym nie zrobisz, umowa będzie trwała dotąd, dopóki nie upłynie czas, na jaki została zawarta.

 

Umowa na czas oznaczony ma również swoje plusy.

Przez 5, 8, a nawet 10 lat, płacąc czynsz oraz nie dewastując lokalu (to zazwyczaj dwa główne powody tego, aby właściciel mógł wcześniej rozwiązać umowę), mamy zagwarantowany lokal na prowadzenie swojej działalności restauracyjnej. Jeżeli do tego dodamy korzystnie dla nas ukształtowane zasady podwyższania czynszu najmu, to najlepszy scenariusz do prowadzenia działalności jaki możemy sobie wyobrazić 🙂

 

A może umowa na czas nieokreślony?

Jak zapewne wiesz, czas trwania umowy najmu lokalu może być oznaczony (umowa terminowa) lub nieoznaczony (umowa na czas nieokreślony).

Określenie czasu trwania umowy najmu lokalu na czas nieokreślony ma niewątpliwie tę zaletę, iż w zasadzie w każdym czasie możemy umowę wypowiedzieć. Musimy zachować jedynie odpowiedni, przewidziany w umowie, okres wypowiedzenia.

Jest to na pewno ważne w kontekście wypowiedzenia umowy przez Ciebie. Jeżeli w umowie zostanie zastrzeżone, że masz 3-miesięczny okres wypowiedzenia, to po tym czasie jesteś praktycznie wolnym człowiekiem 😉 Jeżeli więc Twoja sytuacja finansowa jest zła albo chcesz przenieść lokal w inne miejsce, nie dostałeś zgody na sprzedaż alkoholu lub z innej przyczyny chcesz wypowiedzieć umowę, Twoja strata może polegać co najwyżej na tym, że będziesz musiał opłacić czynsz za kolejne 3 miesiące. W porównaniu z wizją obowiązywania umowy przez kolejne kilka lat, to z pewnością rozwiązanie korzystne dla Ciebie.

Ale i tu mam dla Ciebie pewną historię ku przestrodze.

 

Historia Pani Ewy..

Pani Ewa otworzyła swój lokal w kilkudziesięciotysięcznym mieście na zachodzie Polski. Biznes rozwijał się świetnie co nie uszło uwadze właściciela lokalu. Korzystając z możliwości złożenia wypowiedzenia w dowolnym momencie i z dowolnego powodu, tak właśnie zrobił. Pani Ewa musiała zatem szukać kolejnej lokalizacji dla swojej działalności. Było to dla niej sytuacją bardzo niekorzystną. Musiała ponieść koszty przeprowadzki, koszty zaadaptowania nowego lokalu. Musiała również na nowo wyrobić sobie pozycję w nowym miejscu, a po części tak naprawdę na nowo zdobyć klientów. Wyobraźcie sobie jej zdziwienie kiedy odkryła, że w poprzednim lokalu otwarto restaurację zbliżoną charakterem i kartą dań do jej własnej. Jej właścicielem został.. właściciel lokalu.

Niestety, przy tak skonstruowanej umowie, Pani Ewa w zasadzie w żaden sposób nie mogła temu zaradzić.

 

Termin wypowiedzenia

Dlatego też postuluje się, aby te okresy wypowiedzenia przy umowie najmu na czas nieokreślony były długie, a nawet bardzo długie. 6-miesięczne, 9-miesięczne, a nawet roczne. Tak abyś Ty jako najemca miał pewność, że Twoje interesy są należycie chronione. I że możesz spać spokojnie bo nikt z miesiąca na miesiąc nie wypowie Ci umowy najmu lokalu.

Z drugiej jednak strony, zgoda na tak długi okres wypowiedzenia może okazać się dla Ciebie sytuacją bardzo niekorzystną. Jeżeli bowiem chcesz wypowiedzieć umowę z uwagi na kłopoty finansowe, nie możesz czekać roku, aby wypowiedzieć taką umowę. A jeżeli w umowie zapisano tylko jeden okres wypowiedzenia, to nieważne z jakiego powodu chcesz wypowiedzieć umowę, ma on zastosowanie do absolutnie wszystkich sytuacji, które mogą się przydarzyć w trakcie trwania umowy.

W idealnej sytuacji, umowa na czas nieokreślony, podobnie jak umowa terminowa, powinna zawierać zatem zróżnicowane okresy wypowiedzenia. W zależności od powodu składania wypowiedzenia. Tylko taki sposób skonstruowania zapisów dotyczących wypowiedzenia umowy, może bowiem należycie zabezpieczyć Twoje interesy.

 

Która umowa jest zatem korzystniejsza?

Skoro dotarłeś aż do tego momentu, pewnie domyślasz się już, że niełatwo w sposób abstrakcyjny, w oderwaniu od treści konkretnej umowy i od sytuacji konkretnego restauratora wybrać jaki sposób określenia czasu trwania umowy najmu lokalu, jest korzystniejszy. Ma na to bowiem wpływ zbyt wiele czynników.

Osobiście i szczerze, jestem chyba zwolennikiem obu rozwiązań. W każdym z nich można dobrze zastrzec Twoje interesy, ale.. Zasady określające czas trwania umowy najmu lokalu i możliwości i warunków jej wypowiedzenia powinny być zawsze jasno określone w umowie. Moim zadaniem powinien to być MIX – MIX okresów wypowiedzenia oraz MIX powodów, dla których umowa może zostać wypowiedziana. I ten MIX powinien znaleźć się zarówno w umowie terminowej, jak i bezterminowej. Powody, dla których tak powinno być, szczegółowo opisałam wyżej 🙂

Ostatecznie, musisz także pamiętać, że nie zawsze treść umowy to koncert życzeń z naszej strony. Druga strona może się na pewne rozwiązania nie zgodzić. Dlatego musimy zawsze umieć wypośrodkować, na jakie ustępstwa możemy się zgodzić, a na jakie absolutnie nie. A najważniejsze oczywiście jest to, aby taką umowę przed podpisanie rozłożyć na czynniki pierwsze. Ocenić Twoje możliwości po jej podpisaniu, przemyśleć różne (głównie czarne scenariusze) i ocenić ryzyka. Czy korzyści z podpisania umowy przewyższają ewentualne ryzyka? I czy ta przewaga korzyści nad ryzykami jest dla Ciebie satysfakcjonująca i pozwoli Ci na spokojne prowadzenia działalności.

A co z Panem Markiem?

No właśnie. Pan Marek przestał płacić czynsz. Niestety właściciel uparcie umowy nie wypowiadał. Zrobił to dopiero po około pół roku od czasu zaprzestania płacenia czynszu przez Pana Marka. Oczywiście Pan Marek musiał zapłacić mu czynsz za ten okres. Prawdopodobnie, choć nie jestem tego pewna, właściciel czekał, aż trafi się odpowiedni nowy najemca i dopiero wówczas umowę wypowiedział.

*

Muszę Ci powiedzieć, że dopiero niedawna rozmowa z jedną z moich Klientek uświadomiła mi jedną rzecz. Prawie dotychczas nie pisałam na temat umowy najmu lokalu gastronomicznego.. To dziwne, gdyż opiniuję czy też sporządzam co najmniej kilka takich umów w miesiącu. Dlatego też postanowiłam to zmienić i braki nadrobić. Kończąc ten wpis chyba wiem już jednak, dlaczego tak długo się przed tym tematem broniłam. Cholernie trudno jest bowiem o tym pisać tak ogólnie.

 

Prawne reguły są bardzo proste.

Umowę na czas nieokreślony można wypowiedzieć zawsze, za odpowiednim okresem wypowiedzenia. Umowa na czas określony obowiązuje tak długo, na jak długo została zawarta, chyba że w umowie określono przypadki, w których taka umowa może zostać rozwiązana. Jeżeli umowa nie przewiduje możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia, wypowiedzieć jej po prostu nie można.

Chcąc jednak pisać z praktycznego punktu widzenia, jest to nieco problematyczne. Jest bowiem tyle przeróżnych sytuacji, przykładów, powodów wypowiedzenia, argumentów za jedną albo drugą opcją umowy, że naprawdę trudno w jednym, a nawet kilku wpisach opisać to zagadnienie.

W każdym razie spróbowałam 🙂 Mam nadzieję, że wpis okaże się dla Ciebie pomocny. Zwłaszcza jeżeli jesteś właśnie na etapie zawierania umowy najmu bądź jeżeli w przyszłości Cię to czeka. Obiecuję również, że w osobnych wpisach spróbuję opisać także najważniejsze zasady dotyczące czynszu,  kaucji, oświadczeń, pozwoleń, itd.. Także po to żeby takie małe kompendium wiedzy o umowie najmu lokalu znalazło swoje miejsce na blogu.

A co do konkretnych umów.. mam nadzieję, że czytałeś już poprzedni wpis (z którym możesz się zapoznać klikając w link) i odpowiedziałeś już sobie na pytanie, czy sprawdzenie umowy przez prawnika to faktycznie ostatnia deska ratunku.. 😉

 

PS. Jak tak przejrzałam listę wpisów, widzę, że o oświadczeniach właściciela nieco już pisałam 😉 Do wpisu przeniesiesz się klikając w ten link.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl