Zwykle tak to jest, że wraz z Wielkanocą rozpoczyna się sezon nie tylko weselny, ale szerzej – sezon wszelakich przyjęć okolicznościowych. Rocznice urodzin, rocznice ślubu, chrzciny, a nawet spotkania klasowe po latach. Organizacja każdej z tych imprez wymaga podpisania odpowiedniej umowy.
Jeżeli zaś mamy Klientów, umowę i usługę, to w zasadzie na pewno zgromadziliśmy jakieś dane osobowe.
A skoro mamy dane osobowe, to pewnie powinniśmy zrobić jeszcze „coś” dodatkowo.
Jeżeli właśnie tak przebiega Twój proces myślenia, to bardzo dobrze, bo faktycznie jest przynajmniej jeden obowiązek, który jeszcze musisz wypełnić, aby Twoje działanie było całkowicie zgodne z prawem (piszę przynajmniej jeden bo jeżeli w takiej umowie zbierasz dane inne niż dane stron, mogą pojawić się także i inne, dodatkowe obowiązki).
Musisz bowiem poinformować swoich Klientów, z którymi zawierasz umowę o organizację takiego przyjęcia o tym, że właśnie gromadzisz ich dane osobowe, że je zachowasz i będziesz przetwarzał.
Nieprzypadkowo używam sformułowania poinformować, a nie odebrać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. I nieprzypadkowo też o tym w ogóle piszę. Jeszcze niedawno było bowiem tak, że jak już ktoś w ogóle pamiętał, że jakaś tam klauzula powinna się znaleźć, to standardowo wstawiało się zgodę na przetwarzanie danych. Oj było, tak było 😉
Tymczasem w myśl RODO postanowiono wreszcie zrobić z tym porządek. Zauważono bowiem, że skoro w celu wykonywania umowy podanie i przetwarzanie danych jest niezbędne to nie potrzebujemy zgody osoby, której dane dotyczą, ale mamy tylko obowiązek poinformować ją:
- że to my będziemy administratorem jej danych oraz podać naszą dokładną nazwę – piszę nazwę bo raczej na pewno jesteś przedsiębiorcą 😉 i dane kontaktowe Twoje albo Twojego przedstawiciela, a jeżeli wyznaczyłeś Inspektora Danych Osobowych to właśnie jego (pamiętaj jednak, że dane kontaktowe to mail albo telefon, a nie jego imię i nazwisko),
- jaki jest cel oraz podstawa prawna przetwarzania jej danych osobowych,
- jakim odbiorcom zamierzasz przekazać jej dane, czyli na przykład obsłudze księgowej czy prawnej,
- przez jaki okres czasu dane będą przechowywane, czyli w przypadku naszej umowy będzie to czas realizacji i rozliczenia umowy oraz przedawnienia roszczeń, których możesz dochodzić w związku z realizacją umowy,
- o przysługujących jej uprawnieniach, a więc prawie do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawie do przenoszenia danych,
- o przysługującym jej prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego (czyli obecnego GIODO, które najprawdopodobniej zmieni niedługo swoją nazwę),
- iż podanie jej danych jest warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie spowoduje, iż realizacja umowy stanie się niemożliwa.
Co istotne i na co RODO kładzie duży nacisk, nasz komunikat powinniśmy przekazać w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. O ile to możliwe, powinniśmy zatem odłożyć na bok trudno zrozumiałe typowo prawnicze sformułowania i na tyle, na ile można, posługiwać się językiem zrozumiałym dla przeciętnego człowieka. Oczywiście, użycia pewnych sformułowań nie unikniemy, ale nie o to chodzi by języka prawniczego nie używać w ogóle, ale raczej o to, aby użyć go „dość łagodnej formie” 😉
Dobrze, wiesz już, że musimy daną osobę poinformować o przysługujących jej prawach oraz że powinieneś to zrobić językiem zrozumiałym dla przeciętnego człowieka. To jeszcze słowo o formie w jakiej powinieneś wypełnić ten obowiązek.
Pewnie nie zdziwi Cię to, że forma ta powinna być pisemna. Jest to dość oczywiste chociażby dlatego, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy i w jakim zakresie osoba, której dane dotyczą została poinformowana o przetwarzaniu jej danych osobowych i przysługujących jej w związku z tym prawach, tylko robiąc to w formie pisemnej jesteś w stanie bez problemu to udowodnić.
Oczywiście w przypadku różnych klauzul różnie ta forma pisemna może być realizowana, jeżeli jednak chodzi o umowę o organizację przyjęcia okolicznościowego w Twojej restauracji, radziłabym, aby taka klauzula informacyjna stanowiła załącznik do umowy. Można także zawrzeć taką klauzulę pomiędzy treścią umowy a podpisami stron, ale ja osobiście jestem zwolenniczką umieszczania tego typu informacji w osobnym załączniku. W jednym i drugim przypadku, identyczną wersję otrzymują wówczas obie strony umowy. Zarówno Twoi Klienci mogą zapoznać się z nią w dowolnym momencie, niezliczoną ilość razy, jak i Ty będziesz mógł w każdej chwili udowodnić, że prawidłowo wypełniłeś swój obowiązek.
***
UWAGA! Wzór takiej klauzuli informacyjnej możesz pobrać z mojego sklepu online. Wystarczy, że uzupełnisz go o dane swojej restauracji i masz gotowy załącznik do umowy na organizację przyjęć okolicznościowych. A przy okazji masz z głowy informowanie o zasadach przetwarzania danych osobowych zlecających organizację takich przyjęć. Link do wzoru znajdziesz tutaj.
W sklepie możesz również zaopatrzyć się w pakiet klauzul przydatnych w Twojej działalności restauracyjnej, w skład którego wchodzi nie tylko klauzula przydatna na potrzeby zawierania umów na organizację przyjęć okolicznościowych, ale także klauzula informacyjna dla Gości restauracji (rezerwacja stolików, zamówienia na wynos, zamówienia cateringowe, dane przekazywane na profilach w mediach społecznościowych, poprzez pocztę e-mail) oraz klauzula informująca o stosowanym w Twojej restauracji monitoringu. Z cały pakietem możesz zapoznać się tutaj.
***
Jak widać, choć pisałam to już wcześniej, nie takie straszne to RODO, jak je malują 🙂 Ale (!) z jego wejściem w życie wiążą się jednak pewne obowiązki, na które bezwzględnie powinieneś zwrócić uwagę i wdrożyć je w Twojej małej bądź większej gastronomii. Jak słusznie podejrzewasz, klauzula informacyjna w umowach o organizację przyjęć okolicznościowych to tylko wierzchołek góry lodowej, ale od czegoś trzeba w końcu zacząć 🙂
{ 8 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }
Pani Mecenas bardzo cenny artykuł, ale co w przypadku gościa restauracji, który dokonuje rezerwacji telefonicznej. Jak zachować wtedy formę pisemna?
Pani Olu,
dziękuję za Pani komentarz.
W wypadku, o którym Pani pisze mamy tak naprawdę dwa wyjścia. Albo zamieścimy klauzulę informacyjną bądź chociażby odnośnik do klauzuli w zakładce kontakt – gdzie powinien zajrzeć nasz Gość, który chce dokonać rezerwacji (podejście mniej rygorystyczne) albo po wybraniu numeru do nas zgłasza się najpierw automatyczna sekretarka, która informuje o przetwarzaniu danych osobowych (podejście bardziej rygorystyczne). Pewnie żadne z tych rozwiązań nie jest idealne – nie zawsze nasz Gość szuka numeru telefonu w zakładce kontakt, numer pewnie można znaleźć w co najmniej kilku miejscach w Internecie, z drugiej zaś strony ktoś może powiedzieć, że korzystanie z automatycznej sekretarki jest nadmierne i to już przesada 😉
Dlatego zawsze musimy rozważyć indywidualnie, które rozwiązanie będzie optymalne dla prowadzonej przez nas działalności, przy czym będziemy oceniali zarówno sposób prowadzenia przez nas działalności, ale też skalę tej działalności oraz inne czynniki, które mogą wpłynąć na wybór takiego a nie innego rozwiązania.
Pozdrawiam serdecznie 🙂
Pani Mecenas. Czy dobrze rozumiem, że RODO nakłada na mnie powyższe obowiązki tylko w odniesieniu do osób fizycznych? A jeśli zawieram umowę z firmą lub organizacją na jakąś usługę to już nie? A co z umowami cywilnoprawnymi/o pracę z pracownikami? Czy w takiej umowie powinna być stosowna klauzula? A dodatkowo powinnam zmodyfikować umowę z biurem księgowym o zapis, dot. powierzenia danych zleceniobiorców/pracowników? Będę wdzięczna za podpowiedź.
Pani Olu,
dziękuję za Pani komentarz.
Dane osobowe co do zasady dotyczą wyłącznie danych osób fizycznych. Umowy z przedsiębiorcami generalnie, bo mogą być pewne wyjątki w zakresie przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie wymagają wypełniania obowiązku informacyjnego. Ale już umowy z pracownikami bądź zleceniobiorcami jak najbardziej. Podobnie może zdarzyć się w przypadku osób kontaktowych wyznaczonych przez przedsiębiorcę do realizacji umowy. Dlatego tak ważne jest właściwe sformułowanie klauzul informacyjnych, tak by były odpowiednio szerokie i o ile to możliwe uniwersalne.
Co do umowy z księgową – powiem szczerze, że zapisy dot. powierzenia powinny być zgodnie z RODO na tyle szerokie, że lepszym rozwiązaniem byłoby zawarcie dodatkowej umowy w tym zakresie aniżeli wstawiać te postanowienia do umowy glownej.
Pozdrawiam serdecznie ?
Dzień dobry,
Ja mam pytanie dotyczące umów konferencyjnych. Przy zawieraniu ich przez Hotel A z firmą B.
Firma B potrzebuje zorganizować konferencję wraz z noclegiem. Oczywiste jest, że do procesu meldunku musi podać imiona i nazwiska osób uczestniczących Hotelowi A, aby ten mógł dokonać dla nich rezerwacji pokoi. Jak spełnić obowiązek informacyjny dla tych osób. Czy jest wymagany. Te osoby przyjadą dopiero za jakiś czas … 🙂
Dzień dobry, dziękuję za Pana komentarz.
Po tak krótkim opisie, nie jestem niestety w stanie odpowiedzieć Panu jednoznacznie na zadane pytanie, musiałabym zadać Panu co najmniej kilka dodatkowych pytań 🙂
Zależy to bowiem przede wszystkim od treści umowy zawartej pomiędzy Hotelem A a firmą B. oraz od samej praktyki przekazywania tych danych – moment ich przekazania, forma..
W celu uzyskania porady prawnej, zachęcam do kontaktu mailowego. Wówczas będę mogła szczegółowo odnieść się do Pana problemu.
Pozdrawiam serdecznie 🙂
Dziękuję za pomocny artykuł. Jakie dane w umowie powinny być pobierane od osoby fizycznej? Czy numer dowodu osobistego i pesel to nie za dużo?
Dzień dobry Pani Paulino,
dziękuję za miły komentarz! Faktycznie numer dowodu osobistego i PESEL to za dużo ? Powinniśmy do umowy wpisywać tylko PESEL. Szerzej pisałam o tym w tym wpisie:
https://przepisnagastronomie.pl/numer-dowodu-osobistego-w-umowie/
Pozdrawiam serdecznie ?