Marta Kosecka

adwokat

Prowadzę Kancelarię Adwokacką w Gdyni. Na co dzień doradzam przedsiębiorcom w zakresie szeroko pojętego prawa gospodarczego i handlowego, a także prawa pracy. Posiadam bogate doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych.
[Więcej >>>]

Współpraca Wzory i porady

Uwaga to ważne – zadbaj o komparycję umowy!

Marta Kosecka02 marca 20188 komentarzy

Dzisiejszy wpis będzie normalny 😉

Pewnie się zastanawiasz, który dotąd był nienormalny? Już spieszę z wyjaśnieniami.

Moja mama, choć zawodowo z branży dalekiej od gastronomii, która jako wierna fanka mej twórczości niezależnie od poruszanej przeze mnie tematyki czyta wszystkie wpisy, po przeczytaniu ostatniego wpisu na temat rejestracji znaku towarowego w kontekście franczyzy, stwierdziła bowiem, że nie był on zbyt interesujący i ona woli takie normalne wpisy 🙂

Zakładam więc, że normalne oznacza bardziej przyziemne i dotykające większości z nas. Nie da się bowiem ukryć, że franczyza jest zagadnieniem dość niszowym i dotyka ściśle określonej, wąskiej grupy branży gastronomicznej.

No więc dziś będzie o czymś normalnym i to nie tylko z punktu widzenia Ciebie jako restauratora, ale także z punktu widzenia Gości oraz tak naprawdę każdego uczestnika obrotu prawnego – którym jest każdy z nas.

Ale żeby nie było.. do tematu znaków towarowych jeszcze wrócimy, i to niedługo i z wielkim przytupem. Szykuje dla Was niespodziankę, a co! Tak wiele osób ostatnio wchodzi na bloga i pisze do mnie w wiadomościach prywatnych, że należy się Wam nagroda 🙂 Ale to wkrótce. A co dziś?

Dziś wracamy do tematu umów. Ale dziś zatrzymamy się, zanim jeszcze w umowie znajdzie się miejsce na pierwszy paragraf, a więc na jej komparycji, czyli tak naprawdę oznaczeniu stron umowy.

Oczywiście, oprócz oznaczenia stron umowy w komparycji powinna znaleźć się jej nazwa, miejsce oraz data zawarcia, ale to zazwyczaj nie sprawia Wam kłopotu. Mniej więcej powinno to zatem wyglądać tak:

Umowa o […]

zawarta w Gdyni w dniu 2 marca 2018 roku

pomiędzy:

[…]

I uwierzcie mi, tu zaczynają się prawdziwe schody.

A co mnie natchnęło żeby akurat teraz o tym napisać?

Otóż zwrócili się do mnie ostatnio narzeczeni, którzy.. nie wiedzieli z kim zawarli umowę. Serio.

Dom weselny był bowiem oznaczony mniej więcej tak:

Restauracja Pan i Pani, ul. Wiosenna 15, 81 – 001 Gdynia, zwana dalej „Zleceniobiorcą”.

Kropka. Dosłownie.

Nie było tam ani wskazania formy prawnej prowadzonej działalności, ani imienia i nazwiska właściciela (gdyby miała być to jednoosobowa działalność gospodarcza) ani wskazania numeru NIP. Nic. Nie było nawet wskazane kto kogo reprezentuje i na jakiej podstawie.

W wyszukiwarce podmiotów  – zarówno w CEDIG, jak i KRS – czarna dziura. Co ciekawe, w CEIDG można również wyszukiwać wpisy archiwalne, ale tam również niczego nie udało się znaleźć.

I weź człowieku szukaj właściciela takiego przybytku. Ten bowiem w międzyczasie oczywiście się zmienił. Nowy właściciel, zażyczył sobie zawarcia nowej umowy, a co do odzyskania wpłaconego zadatku, nakazał się kontaktować z poprzednikiem.. No właśnie, tylko z kim się tu kontaktować mając tak oznaczony podmiot..

Chyba już się zatem domyślasz dlaczego temat komparycji umowy, wiszący od dawna na mojej liście tematów do poruszenia na blogu, wybił się automatycznie na jedno z pierwszych miejsc.

Oczywiście przypadki różnego trudnego oznaczenia stron można mnożyć bez liku. Są różne rodzaje spółek, urzędów – te to czasem mogą naprawdę sprawić kłopot w oznaczeniu, a zwłaszcza we wskazaniu osób uprawnionych do reprezentacji takiego podmiotu.

Ale my nie będziemy się tym przejmować. Zajmiemy się tylko przypadkami najczęściej spotykanymi, które z pewnością przydadzą się w codziennym prowadzeniu działalności i przy zawieraniu typowych umów życia codziennego.

Po pierwsze – osoba fizyczna

Powinniśmy spisać jej imię, nazwisko, PESEL (koniecznie!) oraz adres.

Po drugie – przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą

Powinniśmy mieć pełne brzmienie nazwy prowadzonej działalności, zawrzeć dopisek, że przedsiębiorca jest wpisany do CEIDG, wpisać adres jego siedziby, NIP i PESEL.

Po trzecie – spółka cywilna

Tak, tak, to taka niezwykła spółka 😉 Zwłaszcza w zakresie jej oznaczenia jako strony umowy.

Najpierw musimy bowiem osobno opisać wszystkie dane dotyczące każdego z jej wspólników (patrz punkt dotyczący osób prowadzących jednoosobową działalność) – każdy z jej wspólników jest bowiem osobnym przedsiębiorcą, a następnie zawrzeć również stwierdzenie, że działali oni razem jako wspólnicy spółki cywilnej z wymienieniem nazwy, siedziby i numeru NIP spółki cywilnej.

Po czwarte – spółki osobowe i kapitałowe (najczęściej pewnie będzie to spółka z o.o.)

Tu podajemy nazwę spółki razem z jej formą prawną, jej siedzibę razem z adresem, numer KRS, sąd, w którym spółkę zarejestrowano (to ten sąd, w którym przechowywane są akta spółki), NIP oraz wysokość kapitału zakładowego.

W każdym przypadku, a zwłaszcza w przypadku spółek musimy wskazać również, kto taki podmiot reprezentuje, podpisując umowę  osoba taka powinna mieć umocowanie do działania w imieniu podmiotu, za który działa.

Dobrą praktyką jest także to, aby do umowy dołączyć w formie załączników odpis z CEIDG albo KRS (wydrukowane z Internetu w zupełności wystarczą), a jeżeli ma to zastosowanie – również odpis pełnomocnictwa, na podstawie którego działa osoba reprezentująca stronę. Nie zawsze bowiem umowa podpisywana będzie przez osoby, które są umocowane do jej reprezentacji zgodnie z KRS – prezesa czy członków zarządu – często umowę podpisują przykładowo pracownicy, gdyż jest to prostsze z logistycznego punktu widzenia. OK, taka praktyka jest w porządku, ale równocześnie nie powinno być wątpliwości co do tego, na jakiej podstawie taki pracownik działa, kiedy udzielono mu pełnomocnictwa i w jakim zakresie.

Może ktoś powie, że załączanie odpisów pełnomocnictwa czy też odpisów z KRS lub CEIDG to już przerost formy nad treścią i po co to właściwie.. Moim zdaniem ma jednak swój sens, który wynika z tego wszystkiego, o czym piszę powyżej, co więcej – jeżeli mamy do czynienia na przykład z domem weselnym, który podpisuje umowy na organizację przyjęć wręcz masowo, żadnym problemem nie jest dołączenie do umowy kopii pełnomocnictwa czy odpisu z CEIDG czy KRS – przecież jego wydrukowanie trwa dosłownie minutę, pół minuty? No dobrze nawet gdyby miało trwać to 2 minuty i tak myślę, że warto. W przypadku ewentualnych kłopotów z wykonaniem umowy znacząco pomaga to bowiem w egzekwowaniu obowiązków umownych, a ewentualnie także dochodzeniu swoich należności – unikamy wówczas wątpliwości co do tego, czy umowa została podpisana przez osobę, która faktycznie miała prawo ją podpisać.

Zazwyczaj strony są także „nazwane” na dalszą część umowy – i tak w naszych restauracyjnych umowach, które zazwyczaj będą umowami o świadczenie usług możemy nazwać strony zleceniodawcą – zleceniobiorcą albo zamawiającym – wykonawcą.

Jak więc powinny w praktyce brzmieć dobrze napisane oznaczenia stron?

Umowa o […]
zawarta w Gdyni w dniu 2 marca 2018 roku
pomiędzy:
Panią Natalią Nowak, zamieszkałą w Gdańsku (80-045) przy ulicy Konwaliowej 18/4, PESEL 88041112087, zwaną dalej „Zleceniodawcą”
a
Panem Łukaszem Sokołowskim, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą: „Restauracja Pan i Pani Łukasz Sokołowski” z siedzibą w Gdyni (81-001) przy ulicy Wiosennej 15, wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 394-53-90-26, PESEL 86092915757, 

LUB

Panem Łukaszem Sokołowskim, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą: „Restauracja Pan i Pani Łukasz Sokołowski” z siedzibą w Gdyni (81-001) przy ulicy Wiosennej 15, wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 887-53-90-26, PESEL 86092915757,
oraz
Panią Justyną Wysocką prowadzącą działalność gospodarczą pod nazwą: „Justyna Wysocka Organizacja Wesel” z siedzibą w Gdyni (81-001) przy ulicy Wiosennej 15, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 887-35-72-00, PESEL 89031711822,
działającymi wspólnie w ramach umowy spółki cywilnej działającej pod nazwą: „Restauracja Pan i Pani Organizacja wesel i przyjęć okolicznościowych spółka cywilna” z siedzibą w Gdyni (81-001) przy ulicy Wiosennej 15, NIP 887-24-53-59

LUB

Restauracja Pan i Pani Organizacja wesel i przyjęć okolicznościowych spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni (81-001) przy ulicy Wiosennej 15, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 000268205, NIP 887-24-53-59, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000,00 złotych,
reprezentowana przez:
Prezesa Zarządu – Pana Łukasza Sokołowskiego, uprawnionego do jej samodzielnej reprezentacji,
zwanym/a/ą dalej „Zleceniobiorcą”
zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”
o następującej treści:
[…]

I to wszystko, takie proste i przejrzyste. A jak nadejdą złe czasy, wystarczy zerknąć do umowy i mamy stronę – czy to jedną czy drugą – podaną jak na tacy 🙂

A na koniec jeszcze wspomnę tylko o danych kontaktowych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail. Te zazwyczaj nie są umieszczane w komparycji umowy, przeciwnie, często wyprzedzają tylko postanowienia końcowe (chyba, że tylko w „moich” umowach?).

W każdym razie – jeżeli chcesz kontaktować się z drugą stroną umowy również mailowo, koniecznie wpiszcie swoje adresy mailowe w umowie i dodajcie klauzulę, zgodnie z którą każda zmiana takiego adresu musi być zgłaszana drugiej stronie, a jeżeli nie zostanie zgłoszona, przyjmuje się, że podany w umowie adres jest aktualny. To samo dotyczy oczywiście numeru kontaktowego, choć wydaje mi się, że przy współpracy umownej pewniejszą formą komunikacji, a na pewno lepszą dowodowo, jest jednak poczta elektroniczna aniżeli rozmowa telefoniczna.

To jak, nie będą mnie już od dzisiaj bolały oczy od komparycji różnych umów, które do mnie trafiają? Skoro tak ładnie o nich napisałam? 🙂

PS. Dopiero zauważyłam, że znowu użyłam jakiejś piorunującej liczby słów.. Mam nadzieję, że wszyscy dzielnie wytrwaliście do końca 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Niezarejestrowany znak towarowy a franczyza.

Marta Kosecka21 lutego 20182 komentarze

Igrzyska Olimpijskie to dla kibica trudny czas. Zwłaszcza jeżeli odbywają się w Azji i zwłaszcza jeżeli kibic ma tyle pracy, że ledwo wyrabia się nawet wtedy, kiedy IO nie ma 😉 Do tego 5 rozpraw, kilka dużych pism procesowych, kilka spotkań, kolejny artykuł do Szefa Kuchni Gastronomicznej. Przyznaję się bez bicia, że na bloga czas przyszedł dopiero w środę wieczorem, kiedy biathloniści, skoczkowie, saneczkarze, biegacze i inni poszli już spać, a alpejczycy jeszcze nie wstali, żeby walczyć w kolejnej konkurencji 🙂

Ale post musiał powstać konieczne bo pojawiło się mi się na tapecie w ciągu ostatniego tygodnia bardzo ciekawe zagadnienie, które chciałam tu dla Ciebie opisać. Otóż przygotowuję właśnie razem z moim Klientem umowę franczyzy. Tak, tak powstanie kolejna sieć pysznych restauracji, ale na razie nie mogę zdradzić nic więcej 😉

W trakcie sporządzania umowy pojawił się nam problem rejestracji znaku towarowego, który jak wiesz jest tak naprawdę jednym z ważniejszych czynników, sprawiającym, że sieć franczyzowa odróżnia się od innych restauracji, które często mogą nawet oferować podobne produkty, ale dopóki nie posługują się wspólnym szyldem nie tworzą jednej, powszechnie rozpoznawalnej marki.

No więc jak to jest z tym znakiem towarowym – czy aby się nim posługiwać, a przede wszystkim aby zawrzeć umowę franczyzy – zarówno z punktu widzenia franczyzodawcy, który oferuje przystąpienie do sieci franczyzowej, jak i franczyzobiorcy, który decyduje się do takiej sieci przystąpić – znak musi być zarejestrowany czy też wystarczy samo oświadczenie franczyzodawcy o tym, że znak towarowy nie narusza praw jakichkolwiek osób trzecich i zarówno, franczyzodawca, franczyzobiorca, jak i cała sieć franczyzowa mogą się nim posługiwać bez żadnych ograniczeń?

Najprościej mówiąc, aby utworzyć sieć franczyzową i aby do sieci franczyzowej przystąpić, znak towarowy nie musi być zarejestrowany. Nie musi, ale.. powinien. I to z kilku powodów.

Sytuacja, w której znak zarejestrowany nie został albo w której w umowie franczyzy znalazło się tylko zobowiązanie franczyzodawcy do tego, że znak zarejestruje, a jednocześnie jego oświadczenie, że znak nie narusza praw osób trzecich,  jest mocno ryzykowna i to przede wszystkim z punktu widzenia franczyzobiorcy..

Dlaczego?

Dlatego że..

po pierwsze – jeżeli jakakolwiek osoba trzecia zakwestionuje możliwość posługiwania się takim znakiem towarowym, do czasu wyjaśnienia tej sytuacji, sieć franczyzowa w zasadzie traci możliwość korzystania ze znaku, co tak naprawdę często wiąże się z tym, że działalność franczyzowa w ogóle nie może być w dalszym ciągu prowadzona. Skoro bowiem franczyzobiorca może prowadzić swoją placówkę tylko i wyłącznie pod szyldem franczyzodawcy, w sytuacji w której możliwość posługiwania się tym „szyldem” zostaje zakwestionowana, również prowadzenie normalnej działalności staje się niemożliwe. Co więcej, w takiej sytuacji sieć franczyzowa działać nie może – zgadza się, ale umowa dalej obowiązuje, a co za tym idzie franczyzobiorca musi w dalszym ciągu dokonywać opłat przewidzianych w umowie.

po drugie – korzystanie ze znaku towarowego, do posługiwania się którym nie mamy tak naprawdę prawa, może wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą z powodu bezprawnego używania znaku towarowego. Nie będę dziś pisała więcej na ten temat, ale jak sądzę, samo hasło „odpowiedzialność odszkodowawcza”, jest w stanie skutecznie Cię przekonać o tym, że nie warto ryzykować 😉

po trzecie – jeżeli nawet franczyzodawca postanowi w końcu dokonać zmiany znaku towarowego, będącego symbolem sieci franczyzowej, a franczyzobiorca nadal będzie chciał z nim współpracować, każda taka zmiana pociąga ze sobą konieczność poczynienia – czasem znacznych – nakładów finansowych. Wraz ze zmianą znaku towarowego zmianie z pewnością ulec będzie musiał cały brand marki – a więc wystrój, wygląd i kolorystyka lokalu, szyld, menu, strona internetowa, strony w mediach społecznościowych. Wyznacznikiem franczyzy jest bowiem to, że wszystkie one tworzą ze sobą spójny wizerunek. Skoro zaś zmianie ulega znak towarowy, który w zasadzie stanowił podstawę dalszych działań marketingowych, franczyzodawca, a w parze z nim również franczyzobiorca, zmuszeni będą do stworzenia tak naprawdę „nowego wyglądu” sieci franczyzowej, co z pewnością będzie zarówno czasochłonne, jak i kosztochłonne.

Zdecydowanie lepiej zatem, jeżeli już w momencie startowania z określoną marką, franczyzodawca wyeliminuje ryzyka, które jeżeli staną się rzeczywistością, mogą tak naprawdę świetnie rozwijającą się sieć franczyzową pociągnąć na samo dno.

Dlatego też jeżeli już jesteś właścicielem sieci franczyzowej albo dopiero planujesz jej otwarcie, a Twój znak towarowy nadal nie został zarejestrowany, dla dobra swojego i całej sieci franczyzowej, jak najszybciej powinieneś podjąć odpowiednie kroki, aby sytuacja ta jak najszybciej się zmieniła 🙂 Prawie 5000 znaków i taki prosty wniosek na koniec 🙂

PS. A ciekawych nowego artykułu w miesięczniku Szef Kuchni Gastronomicznej zapraszam TU. 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Monitoring w restauracji. Dopuszczalność, dane osobowe..

Marta Kosecka09 lutego 20185 komentarzy

Wszyscy lubimy podglądać innych. No dobra, prawie wszyscy 😉 Siedząc na balkonie lubimy podglądać sąsiadów albo wczasowiczów wypoczywających obok nas na plaży. Z lubością przez lata obserwowaliśmy wszystkie reality show, teraz z chęcią podglądamy życie innych w Internecie.

Z drugiej strony, żyjemy w czasach gdzie wszędzie nas podglądają.. Często nie bacząc na to czy się nam to podoba czy nie. Podglądają nas więc w tramwaju, w centrum handlowym, w szkole  czy przedszkolu, a często także w pracy.

A jak jest z monitoringiem w restauracji? Jak powinieneś podejść do tego będąc restauratorem, a jak będąc gościem albo pracownikiem restauracji – bo co do tego, że punkt widzenia będzie się różnił w zależności od tego, po której stronie stoimy, nie ma chyba większych wątpliwości 😉

Zastosowanie monitoringu w restauracji ma z pewnością wiele zalet. Gdybym Cię o to zapytała z pewnością jednym tchem odpowiedziałabyś, że zapewnia to bezpieczeństwo, eliminuje również ryzyko niezidentyfikowania sprawcy jakiejś materialnej szkody, pozwala na obiektywne spojrzenie w przypadku, gdy pomiędzy naszymi gośćmi a obsługą dojdzie do konfliktu, a w przypadku pracowników – pozwala nie tylko na kontrolę ich pracy, a przez to wpływa na ich wydajność i higienę pracy, ale pozwala także kontrolować stan zapasów magazynowych, w razie gdyby któregoś z nich naszła pokusa przywłaszczenia sobie mienia swojego pracodawcy. To wszystko prawda.

Ale trzeba też pamiętać, że jego użycie wiąże się dla Ciebie jako restauratora z wieloma obostrzeniami i jest obarczone wieloma obowiązkami. Zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych i związanych z tym obowiązków informacyjnych. Zapis z monitoringu zawiera bowiem dane osobowe w postaci wizerunku osób, które zostają dzięki niemu uwiecznione (takich danych nie będzie zawierał jedynie monitoring bez utrwalania zapisu).

Co istotne, korzystanie z monitoringu wizyjnego nie jest uregulowane w żadnym akcie prawnym. Nie ma o nim wzmianki w Kodeksie pracy, nie wspominają o nim również wprost zapisy ustawy o ochronie danych osobowych. Wiedząc jednak, że wizerunek człowieka stanowi dane osobowe, mimo iż ustawodawca nie wskazuje na to wprost, musimy zastosować wszystkie przepisy traktujące o ochronie danych osobowych, w tym nowe rozporządzenie RODO, o którym już Ci pisałam całkiem niedawno.

Co prawda w Kodeksie pracy szykuje się nowelizacja, która być może istotnie zmieni zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy, ale póki co to tylko projekty, więc jeżeli pojawia się już wiążące unormowania, z pewnością Cię o tym poinformuję.

Zanim przejdziemy dalej – jeszcze jedna, podstawowa uwaga – żeby monitoring uznać za legalny, a więc zgodny z prawem – musi zostać zachowana proporcja pomiędzy celami, które chcemy osiągnąć, a stosowanymi przez nas metodami i środkami. Tak więc uzasadnieniem dla monitoringu jest zapewnienie szeroko pojętego bezpieczeństwa – rozumianego nie tylko jako ochrona osób i mienia znajdującego się na terenie restauracji, ale także jako bezpieczeństwo higieny i jakości pracy. Nie możemy zastosować monitoringu w toalecie, w szatni, w której przebierają się pracownicy, na stołówce, nie może on nam również służyć do podsłuchiwania naszych gości czy pracowników.

Sam zapis z monitoringu trzeba również należycie zabezpieczyć – dostęp do niego musi być ograniczony, a sam zapis nie może zostać upubliczniony, przykładowo w Internecie.

Jeżeli zatem..

.. jesteś restauratorem i chcesz zastosować monitoring na kuchni.

Powinieneś uregulować zasady wykorzystywania monitoringu w miejscu pracy w wewnętrznych przepisach restauracji, a jeżeli nie obowiązuje u Ciebie regulamin pracy, to w umowie o pracę. Pracownicy powinni również na piśmie potwierdzić, że o monitoringu wiedzą oraz że przekazałeś im wszelkie wymagane przepisami informacje (w przypadku pracowników jest to o tyle prostsze, że większość informacji takich jak nazwę i siedzibę pracodawcy znali już wcześniej ;). Co ważne, w przypadku monitoringu pracowniczego uznaje się, że stanowi on dostateczne usprawiedliwienie interesów pracodawcy i pracownik nie musi wyrażać zgody na jego zastosowanie.

.. jesteś restauratorem i chcesz zastosować monitoring na sali restauracyjnej oraz przed wejściem czy też w ogórku letnim.

Tu także ciążą na Tobie określone obowiązki informacyjne. Z pewnością powinieneś zatem umieścić na drzwiach restauracji, w widocznym dla każdego wchodzącego miejscu, stosowny piktogram wraz z krótką hasłową informacją o tym, że w tej restauracji stosowany jest monitoring. Dość powszechnie uznaje się, że również monitoring wizyjny gości nie wymaga uzyskania od nich stosownej zgody, bowiem jego wykorzystywanie wypełnia tzw. prawnie usprawiedliwiony cel, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa.

 

Ale samo umieszczenie tabliczki informacyjnej oraz piktogramu może okazać się niewystarczające. Proponuję Ci zatem zastosowanie w tym wypadku takiej trójstopniowej struktury. A więc tak:

  1. jak pisałam już powyżej – piktogram wraz z hasłem informującym na drzwiach/oknie/witrynie,
  2. umieszczenie przy barze lub w innym widocznym miejscu tablicy zawierającej wymagane, najistotniejsze informacje związane z kwestią monitoringu,
  3. dla bardziej dociekliwych gości lub dla celów ewentualnej kontroli proponuję jednak stworzyć również regulamin monitoringu.

Bezwzględnie również Twoi pracownicy powinni posiadać niezbędne informacje w przedmiocie monitoringu i powinni w każdej chwili móc je przekazać gościom restauracji.

Kilkukrotnie wspominałam Ci, że przetwarzanie danych osobowych wiąże się z koniecznością spełnienia przez Ciebie obowiązku informacyjnego, zarówno wobec pracowników, jak i gości. Co zatem zawiera taki obowiązek informacyjny i jakie informacje zgodnie z RODO powinieneś przekazać? Z pewnością:

  • swoje dane oraz dane kontaktowe,
  • cel oraz podstawę prawną przetwarzania,
  • okres przez który dane będziesz przechowywać, a jeżeli nie jesteś w stanie tego określić, kryteria ustalania tego okresu,
  • informację o prawie do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia,  lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • informację o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,

oraz jeszcze kilka innych 🙂

[UWAGA!] W moim sklepie  online znajdziesz wzór takiej klauzuli informacyjnej. Wystarczy, że uzupełnisz w nim dane swojej restauracji, wydrukujesz i zawiesisz ją w swojej restauracji. Prawda, że proste? 🙂

Link do sklepu zostawiam tu.

*

Oczywiście, jeżeli mamy do czynienia z danymi osobowymi, pojawiają się i inne obowiązki ciążące na administratorze. Czynności monitorowania będą zatem musiały zostać ujęte w rejestrze czynności przetwarzania, powinieneś mieć także opracowaną politykę określającą procedurę realizowania praw przysługujących osobom, których dane osobowe przetwarzasz.

Jeżeli jesteś pracownikiem bądź gościem restauracji, zwracaj baczną uwagę na to, czy restaurator stosuje powyżej opisane metody i środki działania. Jeżeli monitoring śledzi również Wasze wizyty w toalecie bądź jeżeli widzicie wszechobecne kamery w na sali restauracyjnej, ale za to nigdzie nie widzicie informacji o tym, że miejsce w którym się znajdujecie jest monitorowane – reagujcie! Monitoring potrafi tak daleko wkroczyć w naszą prywatność, że zawsze warto pilnować tego, aby nie był nadmiernie wykorzystywany. Dla dobra tych oglądanych, ale i podglądających.. gdyż jeżeli uwagę zwróci na to nie gość albo pracownik, ale kontrola GIODO będzie to zdecydowanie mniej przyjemna i komfortowa sytuacja 😉

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

O zadatku raz jeszcze. Kilka przykładów z życia..

Marta Kosecka02 lutego 201811 komentarzy

Zbliża się sezon weselny, oj zbliża 🙂

Widać to zwłaszcza, po ostatniej popularności wpisu na temat zadatku i zaliczki w umowach o organizację wesela i innych imprez okolicznościowych, bo przecież nie tylko wesel ten wpis dotyczył.

Wraz z popularnością tego posta pojawiło się również kilka komentarzy, co pokazało mi, że mimo iż uważam swój wpis za bardzo czytelny i przejrzysty 😉 , nie zawsze tak łatwo da się przełożyć teorię na praktykę.

Dlatego na kanwie tychże komentarzy mam dla Was 4 historie z życia. We wszystkich 4 przypadkach został wpłacony zadatek, ale też i we wszystkich 4 ostatecznie historia potoczyła się zupełnie inaczej.

Zastrzegam – bazują one na komentarzach spod wpisu o zadatku, ale część historii jest dopowiedziana przez mnie osobiście.

Historia zaczyna się więc tak samo. Hania i Piotr niedawno się zaręczyli, po czym szybko ustalili datę ślubu i zaczęli poszukiwania wymarzonej sali weselnej. Poszukiwania okazały się owocne bo już po 2 tygodniach wracali do domu z wypiekami na twarzy i podpisaną umową w ręku. Niedługo staną się także ubożsi o kilka tysięcy złotych, które w terminie 7 dni mają wpłacić na rachunek bankowy właściciela restauracji tytułem zadatku, który uregulowany został w umowie na zasadach określonych w art. 394 kodeksu cywilnego.

  1. Hania i Piotr wrócili z podpisania umowy pełni entuzjazmu. Jednak nazajutrz kiedy zaczęli już na chłodno po raz kolejny analizować plusy i minusy wybranej sali weselnej, dopadły ich wątpliwości. Czy na sali na pewno zmieszczą się wszyscy zaproszeni goście? Czy parkiet będzie odpowiednio duży do tańczenia? Czy odległość od miejsca zamieszkania większości gości nie jest jednak zbyt duża? W końcu doszli do wniosku, że nie wygląd sali liczy się dla nich najbardziej, a swoboda i wygoda gości, dlatego postanowili jednak poszukać innej sali.
    Nie wpłacili więc zadatku w wymaganym 7-dniowym terminie. Co stało się z umową?
    Umowę uważa się w takim wypadku za niezawartą. Zarówno właściciel sali weselnej, jak i przyszła para młoda musieli więc na nowo rozpocząć swoje poszukiwania.
  2. Hania i Piotr  wpłacili zadatek i zajęli się dalszym przygotowaniami do wesela. Długo myśleli, że zarezerwowana przez nich sala jest najpiękniejszą w całej okolicy. Jakież jednak było ich zdziwienie, kiedy pewnej niedzieli będąc za miastem odkryli, że tuż przy jeziorze, z widokiem na las, otworzyła się właśnie nowa restauracja, mająca w swej ofercie także organizację przyjęć okolicznościowych. Zaczęli mieć wątpliwości, a po tygodniu wiedzieli już na pewno, że chcą zmienić salę weselną.
    Czy mogli tak zrobić i co stało się z wpłaconym zadatkiem?
    Oczywiście, że mogli. Zawiadomili poprzednich właścicieli o swojej rezygnacji, a ci zaczęli szukać kolejnej pary na ich miejsce. Wydaje się, że w takiej sytuacji, wpłacony zadatek przepadł bezpowrotnie.Czy jednak jest tak na pewno? Otóż niekoniecznie. Hania i Piotr wrzucili informację o wolnym terminie sali na kilka grup tematycznie związanych z organizacją ślubów. I co? W kilka godzin znaleźli parę, która z miłą chęcią przejęła ich rezerwację sali. Z tej sytuacji zadowoleni byli wszyscy – właściciel sali, Hania i Piotr, a także para, której tak szczęśliwie udało się znaleźć wolny termin. I to w sobotę 😉
  3. Hania i Piotr wpłacili zadatek w wymaganym terminie. Kiedy ich przygotowania do ślubu i wesela powoli sięgały zenitu, dopadła ich najgorsza dla nich w tym momencie wiadomość. Właściciel sali weselnej wpadł w kłopoty finansowe i zamyka swoją działalność. Do ślubu i wesela pozostało ledwie kilka miesięcy, a oni zostali bez sali weselnej. Co jednak stało się z formalnego punktu widzenia?
    Umowa nie doszła do skutku z winy właściciela, a więc Hania i Piotr od umowy odstąpili i właściciel sali musiał wypłacić im podwójną wysokość wpłaconego zadatku.
  4. Hania i Piotr wpłacili zadatek w wymaganym terminie . Niestety na kilka miesięcy przed ślubem Hania uległa poważnemu wypadkowi. Miesiące, które miała spędzić na przygotowaniach do wesela, przeleżała w szpitalu. W tej sytuacji narzeczeni porozumieli się z właścicielem sali i wspólnie uznali, że wesele nie doszło do skutku z przyczyn, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności. Właściciel sali zwrócił więc zadatek Hani i Piotrowi i zaczął na własną rękę i własne ryzyko szukać kolejnej pary chętnej do zajęcia ich terminu.

Tak wiem, mimo że wypisałam powyżej tych kilka przykładów, życie zna kolejnych kilkadziesiąt i choćbym je tu wszystkie wypisała to w Twojej konkretnej sprawie na pewno pojawiłyby się jakieś dodatkowe okoliczności, które powodują, iż nadal będziesz mieć wątpliwości co zadatek zachować, zwrócić albo zwrócić w podwójnej wysokości.

W każdym razie mam nadzieję, że historia Hani i Piotra w czterech wersjach do wyboru pomoże Ci – niezależnie od tego czy jesteś restauratorem czy przyszłą panną lub panem młodym, choć trochę bardziej odnaleźć się w skomplikowanej materii zadatku.

Jednocześnie zachęcam Was do zapoznania się z pozostałymi „tematami ślubnymi”, czy też szerzej – związanymi z organizacją imprez okolicznościowych, jak pokazałam wyżej, taka współpraca pomiędzy Tobą a Klientem może napotykać na wiele problemów i choć może się to zdarzyć nawet jeżeli podpisaliście dobrze skonstruowaną umowę, to dobrze skonstruowana umowa ogranicza ryzyko powstawania takich problemów i konfliktów do minimum i pozwala się skupić na tym, co w organizacji takich przyjęć najpiękniejsze – wyborze menu, tortu, dekoracjach.. 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Restauracja i RODO. RODO i restauracja.

Marta Kosecka25 stycznia 2018Komentarze (1)

Rozmawiałam ostatnio z kolegą, z którym prowadzimy kilka projektów związanych z nową europejską regulacją odnoszącą się do ochrony danych osobowych, tzw. RODO. Nasze audyty daleko wybiegają poza branżę gastronomiczną, ale w końcu rozmowa zeszła na tematy blogowe i restauracyjne. Głośno zastanawiałam się nad tym, jak jako branża jesteśmy przygotowani na te nowe regulacje, na co mój kolega odparł „RODO w restauracji?”, a w jego głosie wyczułam, że w jego ocenie RODO dotyczy raczej dużych przedsiębiorstw niż restauracji, które zazwyczaj kojarzą się mu z dobrym jedzeniem aniżeli przetwarzaniem danych osobowych.

Jeszcze w tym artykule przekonam Cię, że RODO tak się ma do dużych, jak i małych przedsiębiorstw. A restauracje wcale nie przetwarzają danych osobowych w mniejszej ilości obszarów niż inne podmioty gospodarcze. Jedyna różnica może istnieć w skali, to prawda. Bez wątpienia zakład, który zatrudnia kilkuset pracowników będzie przetwarzał dane osobowe na większą skalę niż Twoja restauracja. Tylko, że to nie zwalnia ani Ciebie (a nawet mnie, bo przecież Kancelarii przetwarzanie danych osobowych również dotyczy), ze stosowania regulacji RODO. Może jedynie powodować, że niektóre obowiązki i instytucje zapisane w RODO, nie będą stosowane do podmiotów przetwarzających dane osobowe na mniejszą skalę.

Ale po kolei.

Zaintrygowana treścią naszej rozmowy, otworzyłam przeglądarkę żeby zobaczyć co tam Internety piszą na temat wprowadzenia RODO do branży gastronomicznej. I teraz szok. Znalazłam jeden artykuł. Dosłownie jeden.

Jest to tym bardziej dziwne, że o RODO słychać teraz wszędzie i w każdej branży. Propozycje audytów odnośnie RODO pokazują się jako reklamy na Facebook’u, w Onet.pl, na wp.pl, w pocztach internetowych, wyszukiwarkach i gdziekolwiek tam jeszcze 🙂 Często są to artykuły odnoszące się ogólnie do wszystkich branż, ale często są to też artykuły skrojone na miarę konkretnej branży – przykładowo RODO w biurach rachunkowych czy RODO w placówkach medycznych.

Tymczasem o RODO w restauracjach napisał do tej pory jeden autor. Chyba, że jak tak źle szukałam 😉

Długo się nad tym zastanawiałam i w sumie nie wiem, czy Ty jako mój Czytelnik również uważasz, że Ciebie jako restauratora nie dotyczy ochrona danych osobowych, w tym nowe regulacje RODO czy też jest to raczej spowodowane tym, że brak jest tylko informacji odnoszących się stricte do branży gastronomicznej co nie przeszkadza jednak w tym, że gastronomia jest już w pełni świadoma zmian w zasadach ochrony danych i świetnie na nie przygotowana.

Mam nadzieję, że po publikacji dzisiejszego artykułu będę wiedziała już nieco więcej 🙂 Także bardzo chętnie dowiem się bezpośrednio od Was jak to z tą ochroną danych w restauracjach jest, niech wyznacznikiem dla mnie nie będą tylko suche statystki bloga 😉

Dane osobowe w restauracji

Na początek chciałam Cię jednak przekonać – jeżeli masz co do tego wątpliwości – że Twoja restauracja z pewnością przetwarza dane osobowe. Jedna będzie ich przetwarzała mniej i w mniejszej ilości obszarów, druga więcej i może tych obszarów również będzie więcej, ale generalnie – każda restauracja przetwarza dane osobowe.

Jakie?

Pierwszy i najprostszy przykład – pracownicy oraz analogicznie – jeżeli współpracujesz z osobami świadczącymi dla Ciebie usługi na podstawie umów cywilnoprawnych – zleceniobiorcy, współpracownicy.

Z pewnością przetwarzasz również dane osób, dla których organizujesz imprezy zamknięte – wesela, chrzciny, imprezy firmowe. Co więcej – jeżeli od swoich Klientów otrzymujesz listę gości, na której często zaznaczone jest czy ktoś jest wegetarianinem, bezglutenowcem czy też przykładowo jest na diecie wątrobowej – przetwarzasz również dane wrażliwe.

A system rezerwacji? Programy lojalnościowe, konkursy, który organizujesz? Prawdopodobnie we wszystkich tych przypadkach zbierasz dane osobowe osób, które w takich akcjach uczestniczą.

Jeżeli Twoja restauracja objęta jest monitoringiem – przetwarzasz również wizerunek Twoich Gości, a często również pracowników i współpracowników.

Kierujesz czasem są pracowników na różnego typu kursy i szkolenia? Jeżeli tak, to z pewnością powierzasz przetwarzanie danych osobowych, których jesteś administratorem.

Są to oczywiście jedynie przykłady, gdyż tak naprawdę każdy powinien indywidualnie zidentyfikować przetwarzane zbiory danych – na spokojnie usiąść i przeanalizować, jakie dane i w jakich obszarach przetwarza.

Ale już w takim krótkim wyliczeniu widać, że możemy wyróżnić co najmniej kilka obszarów przetwarzania danych osobowych, w których dane przetwarza pewnie prawie każda restauracja.

No dobrze, ale spytasz mnie na czym polegają te zmiany, o których pisałam wcześniej?

Z czym więc wiązać wejście w życie RODO?

  1. RODO formułuje nowe obowiązki informacyjne i znacząco rozszerza prawa osób, których dane są przetwarzane, dlatego ważne będzie dla Ciebie stworzenie dobrej treści klauzuli informacyjnej zawartej w formularzu zgody na przetwarzanie danych osobowych,
  2. RODO w znacznej mierze zmienia – rozszerza postanowienia, które powinny się znajdować w umowach klauzulach/umownych powierzenia przetwarzania danych osobowych,
  3. znika obowiązek rejestrowania zbiorów danych w GIODO, ale za to pojawia się obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania,
  4. zamiast rejestrowania zbiorów pojawia się również obowiązek informowania organu nadzorczego o odnotowanych incydentach i naruszeniach ochrony danych osobowych
  5. RODO wprowadza kary, wielomilionowe kary.. i to od tych najczęściej zaczyna się każde opracowanie o RODO. Jak widzisz, u mnie są one wypisane na samym końcu. Uparcie twierdzę bowiem, że te wielomilionowe kary zarezerwowane są dla wielkich przedsiębiorstw, takich jak Facebook czy Google, natomiast podmioty małe, o ile będą w stanie wykazać, poprzez stosowanie odpowiednich polityk i procedur i właściwe tego udokumentowanie, że stosują obowiązujące przepisy, o ile w ogóle będą karane – będą to kary zdecydowanie niższe.

RODO tak naprawdę w wielu obszarach liberalizuje przepisy, które były stosowane obecnie. Przede wszystkim pozostawia zaś administratorom ochrony danych wybór środków, które pozwolą na bezpieczne przetwarzanie danych osobowych, nie narzucając żadnych rozwiązań w tym zakresie. Dlatego tak ważne od chwili wejścia w życie RODO będzie właściwe dokumentowanie wszystkich czynności, jakie dotyczą przetwarzanych danych, dokumentowanie zebranych zgód, zawartych umów powierzenia – jest to tzw. rozliczalność, a więc wykazanie przestrzegania obowiązujących przepisów i gwarantowania bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

Pewnie myślisz sobie teraz, że to wszystko strasznie ogólne i nie dowiedziałeś się żadnych konkretów. Bo i tak jest 🙂 Ale chciałam na początek przybliżyć Wam obszary, w jakich najczęściej będziemy mieli do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych w restauracji oraz najważniejsze – hasłowe zmiany, jakie wprowadza RODO. Na ich omówienie będzie mi bowiem potrzebne co najmniej kilka wpisów na blogu. I obiecuję, że one w niedługim czasie się tutaj pojawią 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

← Poprzednie wpisy

Następne wpisy →