Jak już pewnie część z Was zauważyła, bo dzieliłam się tym z Wami w mediach społecznościowych, miałam przedwczoraj wielką przyjemność być jednym z prelegentów podczas odbywających się w Gdańsku targów gastronomicznych food Interactive Days.
Mój wykład dotyczył, a jakżeby inaczej, problemów z pracownikami gastronomii i RODO w gastronomii 🙂 Po skończonej prelekcji oraz całej serii pytań (a muszę Ci powiedzieć, że bardzo pozytywnie i miło zaskoczyła mnie ilość pytań o RODO, widać już, że restauratorzy wiedzą, że w swojej restauracji przetwarzają dane osobowe, pytaliście o zastosowanie klauzul informacyjnych, o monitoring, o kontrole PUODO, o okresy przechowywania danych i wiele wiele innych RODOciekawych zagadnień), podszedł do mnie jeden z restauratorów z następującym pytaniem, a w zasadzie stwierdzeniem:
Rozumiem, że na gruncie RODO nie można kserować dowodów osobistych.
Zgodnie z prawdą odpowiedziałam twierdząco. Ale Pan pytał dalej:
Jak to się ma w takim razie do obowiązku dołączania do akt osobowych pracownika kopii dowodu osobistego?
No właśnie, jak to się ma. I czy z Kodeksu pracy albo jakiegoś innego aktu prawnego wynika obowiązek kserowania dowodu osobistego pracownika?
Zgodnie z Kodeksem pracy jako pracodawca możesz przetwarzać (masz prawo żądać) następujących danych osobowych swoich pracowników:
- imienia (imion) i nazwiska,
- imion rodziców,
- daty urodzenia,
- miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
- wykształcenia,
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
- numeru PESEL.
Podania przez pracownika innych danych osobowych możesz żądać jedynie gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy lub wynika z odrębnych przepisów prawa.
Jednocześnie, zgodnie z Kodeksem pracy, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczeń osoby, której te dane dotyczą, jednak pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania.
I to z tego ostatniego sformułowania mój wczorajszy słuchacz wyciągnął chyba (niesłusznie) wniosek, iż pracodawca ma obowiązek kserować dowód osobisty..
Pracodawca jednak w ogóle nie musi żądać udokumentowania danych, może ich żądać – co nie oznacza jednak, że musi je kopiować i załączać do akt. Może przecież poprzestać wyłącznie na okazaniu.. Ostatecznie zaś wydaje się, że ustawodawcy chodziło raczej o udokumentowanie wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia aniżeli wylegitymowania kogoś z dowodu osobistego. Zresztą, oglądając sam dyplom ukończenia szkoły, możemy zweryfikować większość danych.
Ale abstrahując od tego, co możesz jako pracodawca i co może Tobą kierować kiedy zażądasz udokumentowania przez pracownika jakichś danych, na pewno nie musisz, a nawet nie powinieneś kopiować dowodów osobistych swoich pracowników!
***
Musimy pamiętać, że żyjemy w dobie oświadczeń. W pierwszej kolejności powinieneś zatem pozostać na samym oświadczeniu o konkretnych danych, następnie możesz również poprosić o okazanie dokumentu (sprawdzasz dane z oświadczenia, oddajesz dokument i nigdzie nie przechowujesz jego kopii, bo w sumie po co), a dopiero na samym końcu powinieneś decydować się na kserowanie dokumentów zawierających dane osobowe 😉
Co ważne – samo skserowanie dokumentu, stanowi jedynie czynność techniczną i w tym problemie z kserowaniem dokumentów nie chodzi o samo skserowanie dowodu osobistego. Chodzi o to, że na dowodzie osobistym są dane osobowe, których jako pracodawca nie masz prawa przetwarzać, jak chociażby miejsce urodzenia.
Dlatego część osób zajmujących się ochroną danych osobowych uważa, że jeżeli zasłonisz dane, których nie możesz przetwarzać, możesz taki dowód skserować. Pytanie tylko, po co? Czy naprawdę ten dokument jest Ci potrzebny w aktach osobowych pracownika?
***
A co jeżeli dotąd robiłeś takie kopie i załączałeś do akt osobowych pracownika?
Myślę, że powinieneś te kopie usunąć, fizycznie zniszczyć, zwłaszcza iż dowody osobiste w poprzednich wersjach zawierały o wiele więcej danych niż te obecne. Wiem, kiedyś kiedy jeszcze przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie były tak restrykcyjne, a przede wszystkim kiedy nie były restrykcyjnie przestrzegane i kontrolowane, uważało się, że można takie ksero zrobić i trzymać w aktach, dlatego też pewnie wielu z Was ma takie kopie do dziś. Zawsze jednak możemy się poprawić i to jest jeden z tych momentów, w którym rekomendowałabym zmianę dotychczasowej praktyki 🙂
***
Ale musicie też pamiętać o jednym. Gdyby:
- jakikolwiek przepis prawa, nakładał na Was obowiązek wykonania kopii dowodu osobistego lub innego dokumentu pracownika, zleceniobiorcy czy klienta,
- ksero jakiegoś dokumentu było Ci niezbędne do wykonania umowy lub realizacji zamówienia,
- to ksero było dla Ciebie niezbędne do realizacji innych prawnie usprawiedliwionych celów,
możecie to zrobić. RODO nie zakazuje bezwzględnie wykonywać kopii jakichkolwiek dokumentów. Wręcz przeciwnie, aktualne zasady ochrony danych osobowych zakładają, możesz przetwarzać wszystkie dane, co do których masz podstawę prawną wynikającą z RODO. Tak jak już pisałam, nie chodzi tu o samo ksero, ale o dane osobowe, które taki dokument zawiera.
Zawsze bowiem musicie się kierować jedną z głównych zasad RODO, o której już wiele razy Wam pisałam – zasadą minimalizacji danych – możesz zatem zbierać tylko te dane, które są Ci potrzebne. Nie zbieraj danych zbędnych, które nie będą Ci potrzebne. Jeżeli natomiast będziesz w stanie wykazać, że miałeś jakiś prawnie uzasadniony interes w zebraniu takich danych lub bez posiadania konkretnych danych nie byłeś w stanie realizować umowy bądź zamówienia, możesz wtedy uznać, że masz podstawę do przetwarzania takich danych i bez problemu możesz zacząć je zbierać.
Weźmy za przykład studenta, który współpracuje z Tobą na podstawie umowy zlecenia, a Ty nie masz obowiązku odprowadzania od jego wynagrodzenia składek ZUS. Żeby móc wykazać, że dana osoba jest studentem, możesz skserować jego legitymację studencką, a tym samym – co ważne – nie zdobędziesz więcej danych osobowych niż możesz przetwarzać. Na legitymacji studenckiej nie ma bowiem dodatkowych danych osobowych, oprócz danych, do przetwarzania których masz prawo. Pamiętasz, o czym pisałam wyżej? Ksero to czynność techniczna. Patrz zawsze na to, czy dokument, który chcesz skserować nie zawiera danych, których nie możesz przetwarzać.
Ale zasada minimalizacji danych działa również na Twoją korzyść. Czym więcej przetwarzasz danych, tym większe jest ryzyko ich wycieku, więcej czynności do podjęcia, większa odpowiedzialność. Dlatego w tym przypadku naprawdę sprawdza się złota reguła: im mniej, tym lepiej.
***
I tak jeden z moich słuchaczy – jeżeli będzie czytał ten wpis, serdecznie Pana pozdrawiam 🙂 stał się inspiracją do powstania dzisiejszego wpisu. Bo pomyślałam, że może i Ty zastanawiasz się czy zatrudniając pracownika powinieneś lub przynajmniej możesz kserować jego dowód osobisty i ta moja odpowiedź nie powinna trafić tylko do jednej osoby, ale setek z Was restauratorów, którzy tu codziennie zaglądają.
Tak się złożyło, że znów zostaliśmy w klimacie RODO i prawa pracy, ale obiecuję w tym miejscu publicznie, że jeden z kolejnych wpisów będzie dotyczył.. podatków, a konkretnie stawki VAT przy zamówieniach realizowanych na wynos. Możemy się tak umówić? 🙂
{ 1 komentarz… przeczytaj go poniżej albo dodaj swój }
Często spotykałem się w swojej dotychczasowej karierze zawodowej, że takie kopiowanie dowodu następowało. Myśli Pani, że mogę zwrócić się z prośbą o usunięcie skopiowanego dowodu do byłych pracodawców?