Skoro dane osobowe kandydata do pracy to znaczy, że dziś napiszę Wam o rekrutacji i o poszukiwaniach kucharza. Ale nie tylko.. kucharza. Również szefa kuchni, pomocy kuchennej, menagera, kelnera, barmana oraz osoby na zmywak 🙂 Nie wiem czy mi się udało, ale chyba wypisałam prawie wszystkie fuchy do objęcia w restauracji.
Przyspieszamy trochę z wpisami bo mam aż kilka palących problemów, z którymi macie ostatnio dużo problemów i które chciałabym poruszyć na blogu. Są to co prawda krótkie zagadnienia, ale do mojego urlopu pozostały już tylko niecałe 3 tygodnie, a bardzo chciałabym zdążyć poruszyć wszystkie te kwestie jeszcze zanim udam się na zasłużony odpoczynek 😉
Tak więc zaczynamy dziś od kwestii rekrutacji do pracy i ochrony danych osobowych kandydatów do pracy, a więc RODO. Błąd o którym zaraz napiszę powiela się w wielu restauracjach. Ale nie tylko restauracjach, również innych zakładach pracy. Dlatego tak ważne jest dla mnie, aby opisać Wam szczegółowo tę kwestię.
Przeglądałam ostatnio stronę internetową restauracji, z którą właśnie rozpoczęłam współpracę i już na samym początku natrafiłam na zakładkę z ogłoszeniami o pracy i w ogłoszeniu znalazły się między innymi takie informacje:
Prosimy o zawarcie w CV klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez (…) zgodnie z RODO.
To znaczy rozporządzenie RODO było akurat opisane dokładnie, ale wszyscy wiemy o co chodzi, więc nie ma chyba potrzeby przytaczania pełnej nazwy regulacji.
Ważne w tym ogłoszeniu jest coś innego.
*
Pobieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych od kandydatów do pracy.
Czy w świetle RODO jest to działaniem zgodnym z prawem?
Nie.
Pisałam już o tym wielokrotnie na blogu, ale zgodnie z RODO zgodę na przetwarzanie danych osobowych pobieramy wyłącznie wówczas, kiedy nie mamy innej podstawy do przetwarzania danych osobowych konkretnej osoby.
RODO wymienia 6 podstaw przetwarzania danych osobowych, choć dla nas ważne będą w zasadzie tylko 4 z nich, a więc przetwarzanie danych osobowych:
a) na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą,
b) jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy, w tym jej zawarcia,
c) jeżeli wynika to z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
f) jeżeli przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych interesów administratora (np. monitoring, szerzej pisałam o tym chociażby w tym wpisie).
Przetwarzając dane osobowe kandydata do pracy robimy to po to, żeby zawrzeć z nim umowę. A więc nasza podstawa do przetwarzania jego danych osobowych wynika z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Skoro mamy zaś wyraźnie określoną podstawę prawną do przetwarzania danych kandydata do pracy, nie powinniśmy w tym zakresie zbierać zgód na przetwarzanie danych osobowych.
Naszym obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie kandydatów do pracy o zasadach przetwarzania danych osobowych, czyli przedstawienie mu odpowiedniej, zgodnej z RODO klauzuli informacyjnej.
Nie będę tutaj wypisywała jakie informacje taka klauzula powinna zawierać. Określa to szczegółowo art. 13 RODO.
*
W jaki sposób przekazać klauzulę informacyjną?
No właśnie. Wiesz już, że razem z ogłoszeniem o pracę musisz przekazać kandydatowi do pracy klauzulę informacyjną. W jaki najprostszy sposób to zrobić? Zamieść klauzulę już w samym ogłoszeniu o pracę. To, że musisz mu przekazać klauzulę informacyjną nie oznacza przecież, że musisz zrobić to fizycznie i każdemu po kolei taką klauzulę przekazywać. Nieważne zatem gdzie ma być umieszczone Twoje ogłoszenie. Na Twojej stronie internetowej, w lokalnym serwisie czy w jeszcze innym miejscu, razem z wymaganiami, opisem stanowiska pracy, w ogłoszeniu powinieneś zamieścić również klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy. Zgodną z RODO oczywiście.
*
A w jaki sposób zrobić to w ogłoszeniach w mediach społecznościowych?
No dobrze, ale powiesz mi teraz tak:
Wszystko super! Mam klauzulę. Ale jak mam zamieścić taką klauzulę w ogłoszeniu na FB?
I to będzie uwaga całkiem słuszna 🙂
Gdyby każdy z Was miał umieszczać w grupach na FB swoje klauzule, ogłoszenia o pracę byłyby za długie i zupełnie nieczytelne.
Dlatego podpowiem Ci teraz, co w takiej sytuacji radzę swoim Klientom.
W ogłoszeniu na FB zamieść dosłownie dwa zdania na temat danych osobowych. Napisz po prostu kto jest administratorem i że z całą klauzulą można zapoznać się tu i tu. I wklej w to ogłoszenie link, który będzie prowadził do Twojej strony internetowej bądź nawet profilu na FB, gdzie będzie można zapoznać się z całą klauzulą informacyjną. Takie to proste rozwiązania podpowiadam 🙂
*
Czy pracownik musi potwierdzić zapoznanie się klauzulą informacyjną?
Tak, powinien to zrobić.
Najprościej zatem będzie, jak w CV, zamiast słynnej klauzuli zgody, zamieści informację o tym, że zapoznał się z klauzulą informacyjną.
A jeszcze prościej będzie, jeżeli w klauzuli informacyjnej wprost wskażesz mu co ma wkleić do CV 🙂
*
Jakie dane możemy zbierać?
Kodeks pracy jasno wskazuje, jakie dane osobowe kandydata do pracy możemy przetwarzać.
Są to:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
To wszystkie dane osobowe kandydata do pracy jakich możesz żądać. Przetwarzasz je po to, aby przeprowadzić rekrutację, a więc nie potrzebujesz zgody kandydata do pracy na ich przetwarzanie. Powinien on tylko zapoznać się z klauzulą informacyjną. I zawrzeć w CV jedno zdanie o tym, że faktycznie się z nią zapoznał. A najlepiej jak będzie mógł przekopiować to zdanie z Twojego ogłoszenia o pracę. A ściślej mówiąc z klauzuli informacyjnej, będącej częścią ogłoszenia o pracę.
Przekazanie jakichkolwiek innych danych osobowych może nastąpić wyłącznie na podstawie zgody kandydata do pracy. A Ty nie masz prawa dyskryminować takiej osoby w procesie rekrutacji, jeżeli nie wyrazi zgody, np. na dołączenie do CV swojego zdjęcia.
*
Kiedy zgoda jest jednak wymagana?
Jak już napisałam powyżej przetwarzanie innych danych osobowych niż wymienione w Kodeksie pracy, wymaga uzyskania zgody kandydata do pracy.
W tym miejscu opiszę chyba najczęstszy przypadek, w którym taka zgoda jest potrzebna,czyli sytuację, w której do CV jest czy też ma być dołączone zdjęcie.
Jak już napisałam wyżej, wśród danych osobowych kandydata do pracy, które może przetwarzać przyszły pracodawca, Kodeks pracy nie wymienia jego zdjęcia.
Dlatego, jeżeli kandydat do pracy chce przekazać Ci w CV swoje zdjęcie, powinien zamieścić w CV odpowiednią klauzulę zgody. A najlepiej jeżeli Ty w klauzuli informacyjnej podpowiesz mu, jak ewentualnie powinna ta zgoda wyglądać.
Podkreślam, że chodzi o sytuację, w której kandydat do pracy chce przekazać Ci swoje zdjęcie. Musi to być jego dobra wola. Ty sam nie możesz bowiem żądać, aby takie zdjęcie znalazło się w CV.
*
A co z przyszłym rekrutacjami?
Wiesz już, że obowiązujące przepisy dają Ci prawo do przetwarzania danych osobowych tylko na potrzeby tej rekrutacji, w kandydat aktualnie bierze udział (o retencji danych osobowych też już pisałam, możesz zapoznać się z tym wpisem kiedy klikniesz w ten link).
Jeżeli pretendujący do roli kelnera albo kucharza w Twojej restauracji chce, aby jego CV wzięło udział także w przyszłych rekrutacjach, musi zawrzeć w CV odpowiednią klauzulę zgody.
A najlepiej będzie jak wytłumaczysz mu to dokładnie w klauzuli informacyjnej.
Pamiętaj, ze kandydat do pracy nie musi tego wiedzieć. To Ty zatrudniasz i Ty jesteś przedsiębiorcą, który gromadzi dane osobowe. Ostatecznie to także Ty zatem poniesiesz odpowiedzialność za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy.
Dlatego właśnie tak ważne jest, abyś posługiwał się właściwie zredagowaną klauzulą informacyjną.
[UWAGA!] W moim sklepie online czeka na Ciebie wzór klauzuli informacyjnej RODO potrzebnej przy przeprowadzaniu rekrutacji na wolne stanowiska pracy. Klauzula uwzględnia wszystkie wskazówkami dotyczące jej sporządzenia, o których piszę w tym wpisie. Wdrażając klauzulę w swojej restauracji masz pewność, iż rekrutujesz zgodnie z RODO, a wszelkie oświadczenia i zgody składane przez Twoich przyszłych pracowników są wiążące. Wzór klauzuli możesz kupić, klikając w ten link.
Ponadto w sklepie online możesz także zaopatrzyć się w pakiet klauzul pracowniczych. Składają się na niego: klauzula potrzebna na potrzeby rekrutacji do pracy, klauzula dla zatrudnionych pracowników oraz klauzula dla osób, z którym współpracujesz na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług). Z całym pakietem możesz zapoznać się tutaj.
*
Jaka powinna być dobra klauzula informacyjna?
Taka klauzula powinna dokładnie wyjaśniać kandydatowi do pracy czy ma zawrzeć jakąś klauzulę w CV czy nie musi tego robić. Jaką klauzulę powinien dołączyć w przypadku, gdy CV zawiera zdjęcie? A jaką, kiedy chce aby jego CV brało udział również w przyszłych rekrutacjach.
Jeżeli Twoja klauzula będzie zła w treści albo kandydat do pracy nie zrozumie jej treści, nie będzie wiedział na jej podstawie kiedy i jaką zamieścić klauzulę, będzie to stanowiło problem głównie dla Ciebie.
Pół biedy z CV, które nie zawierają zgody na przetwarzane danych w przyszłych rekrutacjach. Te musisz po prostu usunąć, po zakończeniu pierwszej rekrutacji.
Gorzej z CV, które mają zdjęcie. Wówczas, albo usuwasz zdjęcia albo kontaktujesz się z każdym kolejnym kandydatem i prosisz go o uzupełnienie zgody. Przyznasz, że jedno i drugie działanie jest dość pracochłonne. I niepotrzebnie będzie zabierało Twój czas.
*
Co zatem zrobić, aby uniknąć problemów?
Nie wiem zatem czy się ze mną zgodzisz, ale ja uważam że zdecydowanie prościej i szybciej będzie jeżeli klauzula prosto i w żołnierskich słowach poinstruuje kandydata do pracy co zrobić, aby jego CV było prawidłowe.
Jeżeli klauzula będzie mówiła:
W swoim CV umieść następującą klauzulę: (…).
Jeżeli chcesz dołączyć do CV swoje zdjęcie, umieść w CV następującą klauzulę: (…).
Jeżeli chcesz, aby Twoje CV było przetwarzane także na potrzeby przyszłych rekrutacji, umieść w CV następującą klauzulę: (…)
… kandydat do pracy nie powinien mieć problemów z właściwym sformułowaniem klauzul w swoim CV. Bo Ty mu je w tej klauzuli prostu wypiszesz, a on je po prostu skopiuje. Co powinno i Tobie zaoszczędzić większości dodatkowych problemów z CV, które wpływają na Twoje biurko.
Taka obopólna korzyść, którą można załatwić jedną klauzulą informacyjną. A w dodatku ta klauzula, napisana raz, a dobrze będzie służyła Ci na bardzo długi czas. Jej treść nie zmienia się bowiem przy rekrutacji. Treść klauzuli przy każdej rekrutacji będzie taka sama.
PS. O innych klauzulach informacyjnych przeczytasz w innych wpisach na blogu. Na przykład o klauzuli, która powinna znaleźć się w umowie na organizację przyjęć okolicznościowych, wesel itd. możesz przeczytać, klikając w ten link.
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }