Pewnie już wiesz, że po niemal roku od początku stosowania RODO faktem stały się nie tylko kontrole, ale i pierwsza nałożona kara.

Abstrahując od tego czy decyzja PUODO była słuszna (sądzę, że nie tylko ja, ale wiele innych osób zajmujących się RODO ma co do tego spore wątpliwości, a sama decyzja zapewne zostanie zweryfikowana przez Sąd), faktem jest, że zaczęły się kontrole związane ze stosowaniem RODO.

Dlatego tak, wracamy dziś do tematu RODO, choć jak tak pomyślę to dawno Ci o RODO nie pisałam. Oczywiście RODO pojawia się w co drugim wpisie na blogu, bo ochrona danych jest bardzo przekrojowa i dotyka wielu różnych obszarów działalności (jak np. organizowanie konkursów przez restaurację), ale ostatni artykuł, którego osią centralną było właśnie RODO pochodzi chyba z.. listopada ubiegłego roku.  Pisałam wtedy o sytuacji kiedy jakiś podmiot (np. ubezpieczyciel czy placówka medyczna, która ma zapewnić naszym pracownikom dodatkową opiekę medyczną) powierza nam przetwarzanie danych osobowych. Wpis na blogu furory nie zrobił. Jest wiele wpisów, które czytacie zdecydowanie chętniej. A to bardzo niedobrze, bo jestem w stanie w ciemno się założyć, że mimo iż wielu z Was pełni rolę procesora, tylko niewielu z Was zdaje sobie z tego sprawę, a jeszcze mniejszy odsetek Was wie, jakie z tym wiążą się prawa i obowiązki.

I dlatego, niejako przy okazji kontroli, powstał dzisiejszy wpis o.. najczęstszych błędach przy stosowaniu RODO w Twojej restauracji. A jako, że stosujemy go już prawie rok czasu, uwierz mi, wiele widziałam, wiele z tych błędów często się powtarza, co tym bardziej zachęca mnie do tego, aby zwrócić na nie Twoją uwagę.

Dlatego, żeby nie przedłużać..

Błąd nr 1 – Moja restauracja nie przetwarza danych osobowych

Pisałam już o tym niejednokrotnie. Dlatego napiszę krótko, bo nie mogę jednak pominąć w dzisiejszym wpisie najczęstszego błędu w podejściu do ochrony danych osobowych. Dane osobowe przetwarza, jestem skłonna się założyć, jakieś 99% firm. Serio. Wystarczy jeden pracownik. Jeden klient, będący osobą fizyczną, którego dane gromadzisz. Wystarczy, że masz monitoring.

Wyobrażam sobie co prawda sytuację, choć się z taką jeszcze nie spotkałam, że jakiś bar czy food truck jest prowadzony tylko przez właścicieli, którzy na początek sami wszystko ogarniają i nie zatrudniają nikogo. Ale to będzie promil wśród branży gastronomicznej, zaś co do zasady każda gastronomia kogoś zatrudnia (złośliwi powiedzą, że zleceniobiorcy to nie pracownicy 🙂 Niby nie, ale również mają dane osobowe, które należy chronić). Tak więc rekrutujesz? Przetwarzasz dane? Zatrudniasz? Też przetwarzasz. Czy zatem na pewno restauracja nie przetwarza żadnych danych?

Błąd nr 2 – Niech żyje metoda „kopiuj-wklej”

Dobrym pomysłem na wprowadzenie RODO w Twojej restauracji nie jest również otwarcie kilku lub kilkunastu stron internetowych konkurencji i próba dopasowania tego, co oni tam mają do swojej gastronomi. Zresztą to nigdy nie jest zbyt dobre rozwiązanie, wspominałam już o tym we wpisie dotyczącym regulaminu restauracji.

Spotkałam się z sytuacją, w której nowy Klient restaurator wskazywał właśnie, a w zasadzie to się chwalił, że sami sobie wdrożyli to RODO, faktycznie po wejściu na ich stronę wyskakiwało okienko, że 25. maja weszło w życie RODO, w związku z czym restauracja chce poinformować o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych. Dalej było napisane, że administratorem Twoich danych osobowych jest XXX, z siedzibą w YYY. I okienko zgody. I koniec komunikatu.
Ale myślę sobie, to nic. Często rozwiązujemy to na stronie internetowej w ten sposób, że w takim komunikacie zamieszczamy link, który odsyła nas do treści całej klauzuli. I w tym momencie byłam przekonana, że właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia. Wzięłam się więc za przeszukiwanie całej strony internetowej, ale na temat ochrony danych osobowych nie znalazłam już ani słowa. Zapytałam więc Klienta wprost, jak to z tym wdrożeniem było. I czego się dowiedziałam? 🙂 Że przecież restauracja XYZ też tak ma, więc to chyba dobrze i wystarczająco.

Dlatego widzicie. Tak jak nie warto ściągać na klasówce bo nigdy nie wiadomo czy ten od kogo ściągamy ma dobrze, tak i nie warto ściągać w tym przypadku. W ogóle nie warto ściągać!

Pomijając już fakt, że klauzula informacyjna to tylko jedna z wielu składowych wdrożenia RODO w restauracji, a reszty dokumentów próżno raczej szukać na stronie www. Co więcej, powiem Ci zupełnie szczerze, wdrażałam RODO w kilkudziesięciu restauracjach. Zawsze, ale to zawsze i w każdym podmiocie trafia się jakaś specyficzna kwestia, jakieś zagadnienie, które powoduje, że przynajmniej część wniosków, część dokumentów wygląda inaczej niż gdzie indziej i musi być skrojona indywidualnie pod konkretną restaurację.

Błąd nr 3 – Moja księgowa już nam pomogła wdrożyć RODO

To jak? Księgowa czy prawnik? Nie wiem jak Wam, ale mi bardzo często zdarza się trafiać na biura księgowe, które próbują przynajmniej oferować również usługi prawne. Choć nie tylko mi, bo moim Klientom również.

Nie wiem też z czego to wynika, gdyż mi nawet nie przyszłoby do głowy wyręczać księgowych w ich obowiązkach, gdyż moim zdaniem to dwa odrębne zawody, które mogą i powinny współpracować, zresztą, często zdarza mi się konsultować z księgową moich Klientów, żeby wypracować jakieś idealne rozwiązanie, np. w kwestiach podatkowych. To o czym tutaj piszę, dotyczy jednak wyłącznie kwestii ściśle prawnych.

Tak więc zdarzało się, że księgowa opiniowała.. regulamin pracy, pisała umowę spółki i.. tworzyła klauzule RODO.

Na taką sytuację trafiłam też w jednej z ostatnich restauracji, w której wdrażałam RODO. Właściciele chcieli okroić jego zakres, gdyż jak twierdzili, w kwestiach pracowniczych RODO mają już elegancko wdrożone. Przeczuwając, czyją to wdrożenie było zasługą, zaproponowałam że zerknę tylko na wdrożone klauzule. Tak jak się spodziewałam, każdy pracownik zobowiązany został do podpisania zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, mimo iż przepisy Kodeksu pracy dają wyraźną podstawę do przetwarzania danych osobowych pracowników.
Wiele się jednak wyjaśniło, kiedy na dole zobaczyłam znak wodny jednego ze znanych serwisów do pobierania dokumentów, choć wydaje mi się, że ten wzór nie dość, że ściągnięty, musiał być również mocno stary, gdyż wierzyć mi się nie chce, że w takim serwisie nie wdrożono zasad RODO. No ale skoro jakiś tam papier musiał być, to pewnie zgoda, więc jakaś tam zgoda się znalazła i podpisała. Ważne, że jest w papierach 🙂
I na koniec dla formalności, zadałam pytanie, kto Państwu przygotował te klauzule. Odpowiedź w ogóle mnie nie zaskoczyła: Nasza księgowa!

Pominę swój wywód na temat tego, dlaczego taka praktyka jest zła. Myślę, że sam się zorientowałeś, że jak tak ma wyglądać to wdrożenie RODO, to faktycznie.. szkoda zachodu. W zamian za to jeszcze jedna sytuacja z życia wzięta, dosłownie sprzed tygodnia.

Jedna z restauratorek podsyła mi umowę powierzenia danych osobowych dla biura rachunkowego. Przygotowaliśmy oczywiście w ramach wdrożenia w restauracji nasz wzór, ale Pan Księgowy wolał swój. Postanowiłyśmy, że zerkniemy na to, a jak będzie OK to podpiszemy i nie będziemy się upierać przy tym naszym wzorze. I wiecie co.. Jako dane osobowe, które ulegały będą powierzeniu, w tym wzorze biura księgowego wpisany był m.in. numer KRS.. tak, numer KRS spółki (przypomnę, że ochrona danych osobowych dotyczy danych osób fizycznych, a nie prawnych).
Skoro tak, to Pani restauratorka sama zaproponowała żeby dalej tego nie czytać, tylko że ona prześle jednak ten swój wzór umowy do podpisu.

Dlatego, ogromnie szanując księgowych i doceniając ich rolę w prawidłowym funkcjonowaniu naszej restauracji (ale też kancelarii), chciałabym jednak dotrzeć do Was z jasnym przekazem: księgowy nie jest prawnikiem. Być może faktycznie dla księgowego zgoda przez podpis pod informacją i sam podpis pod informacją (bez zgody), to bardzo podobna forma. Być może tak jest. Ale w takim razie to tylko potwierdza to, że każdy powinien zająć się swoją działką 😉 Dlatego choć nie wiem co prawda dlaczego księgowi tak chętnie wchodzą w buty prawników, wiem jednak na pewno, że nie jest to dobre rozwiązanie.

Ale wiecie co.. problemem są nie tylko nadgorliwi księgowi. Jest wielu inspektorów ochrony danych osobowych, którzy jeszcze rok temu zajmowali się.. BHP i ppoż.. Oczywiście, te osoby skończyły jakiś tam kurs, kilku bądź kilkunastu godzinny, co odzwierciedla ich biegłość w temacie. Takie osoby wszędzie widzą powierzenie danych osobowych. Wszędzie widzą też konieczność odbierania zgód  na przetwarzanie danych osobowych.

Rzecz jasna, inspektorami są również osoby, które były wcześniej ABI (administratorami bezpieczeństwa informacji), więc tak naprawdę na potrzeby RODO tylko się dokształcali czy też aktualizowali swoją wiedzę na temat ochrony danych osobowych. Co więcej, nawet osoba, które wcześniej zajmowała się BHP i ppoż mogła odkryć swoje powołanie i stać się prawdziwym ekspertem w ochronie danych osobowych, ale chciałabym Was uczulić, że być w tym temacie bardzo uważnym. I tak to prawda, czym niższa będzie cena takich usług, tym bardziej trzeba uważać.

Błąd nr 4 – Co to w ogóle za głupoty z tym RODO!

Tak. To również bardzo częsty argument za niewprowadzaniem żadnych wymagań RODO. Ile razy słyszałam już:

Pani Mecenas, a co to w ogóle za głupoty z tym RODO! Kiedyś tego nie było i też było. I to nawet dobrze było. A poza tym.. w restauracji się je, a nie wprowadza jakieś tam regulacje, klauzule, nie.. to nie dla restauratorów..

No właśnie. Zawsze wtedy zaczynam od następującej informacji: ochrona danych osobowych nie ma swojego początku w RODO. Krajowa ustawa o ochronie danych osobowych i sama ochrona danych osobowych istniała już od wielu lat i nakładała na Ciebie bardzo podobne obowiązki do tych, które obecnie nakłada RODO. To, że niewiele podmiotów, zwłaszcza tych mniejszych, ją stosowało, nie znaczy, że tych przepisów nie było. Ba! W pewnych aspektach były nawet bardziej wymagające, pamiętacie o obowiązku rejestracji zbiorów danych? Tymczasem RODO z zasady ma być intuicyjne, elastyczne. Stare przepisy przewidywały przykładowo wprowadzenie w organizacji restauracji kilku obligatoryjnych dokumentów, polityk. Teraz, masz stosować takie środki, jakie będą dla Twojej restauracji wystarczające.

A poza tym, wielu rzeczy kiedyś nie było i wiele rzeczy z biegiem czasu się pojawiło. Zmienili się też nasi Klienci. Nie uwierzylibyście, jak co poniektórzy są na punkcie swoich danych osobowych przewrażliwieni. Naprawdę, przewrażliwieni. Czepiają się, nie chcąc podawać numeru PESEL, tam gdzie jest to potrzebne, żądają usunięcia danych osobowych, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Ale.. nadmierne przetwarzanie danych osobowych, a co ważniejsze nierozsądne nimi gospodarowanie może wyrządzić naprawdę wiele szkód.

Nie dalej jak wczoraj byłam z moim Klientem, który był w tej sprawie pokrzywdzonym, na rozprawie karnej związanej właśnie z wyciekiem danych osobowych. Wyobraźcie sobie, że przez wyciek jego danych osobowych, przestępcy niemal nie wyczyścili mu konta bankowego, na którym miał zgromadzone oszczędności całego życia.

Dlatego nie dziwmy się też, że nasi Klienci stają się coraz ostrożniejsi w podawaniu swoich danych osobowych. Wytłumaczmy im, po co nam te dane. Wytłumaczmy, jak długo będziemy te dane przechowywać i komu możemy je przekazać. To wszystko znajduje się w klauzuli informacyjnej RODO. Przecież nikt nie każe nam przy składaniu zamówienia zbierać od Gości restauracji podpisów pod klauzulą informacyjną. Ale tak ogólnie to informacja o przetwarzaniu danych osobowych naszych Klientów chyba się Gościom restauracji należy? Zwłaszcza, jak patrzymy na nich ciągle okiem monitoringu? 🙂

***

Wiem, że o większości rzeczy, o których piszę powyżej, pisałam już wcześniej. Zwłaszcza we wpisie, który opublikowałam w pierwszym dniu stosowania RODO. Ale również tam bardzo Cię uspokajałam, jeżeli o RODO chodzi. Pisałam wtedy, 25 maja 2018 roku, że spokojnie.. że nie musisz do wdrożenia RODO angażować ani całej armii pracowników, ani innych uciążliwych środków, że masz nie ulegać RODOpanice, tylko na spokojnie wdrożyć w życie kilka punktów, na które wtedy zwracałam Twoją uwagę. Do wpisu możesz wrócić tu i ze wszystkim jeszcze raz na spokojnie się zapoznać. W każdym razie – przynajmniej w mojej ocenie – nawet jeżeli zaangażujesz do ochrony danych osobowych część czasu pracy któregoś z Twoich pracowników, nawet jeżeli wprowadzając tę ochronę przeznaczysz na to, jakieś tam środki pieniężne, to nie jest czas ani pieniądz stracony. To inwestycja. Nie tylko w Twój spokój na wypadek kontroli PUODO, ale przede wszystkim również w wizerunek Twojej restauracji, na który obecnie składa się już nie tylko wygląd sali restauracyjnej czy smak serwowanych w niej dań. Zresztą, co ja Ci będę mówić, przecież sam wiesz pewnie o tym najlepiej.. 😉

Błędy, o których Ci dzisiaj napisałam nie dotyczą warstwy merytorycznej, bardziej skupiłam się na błędach w podejściu do RODO i jego wdrożenia. Ale obiecuję, że za jakiś czas ponownie wrócimy do RODO, tym razem skupiając się na najczęstszych błędach merytorycznych, rozprawimy się więc z mitycznymi zgodami na przetwarzanie danych, których stosowanie jest obecnie mocno ograniczone, procesem rekrutacji do pracy czy też brakiem zabezpieczeń fizycznych.

Tymczasem, mam nadzieję, że Cię nie przestraszyłam, nie wkurzyłam ani nie odstraszyłam.

W każdym razie, przekroczyłam 2.000 znaków, więc na pewno zmęczyłeś się od samego czytania 🙂

Jeżeli zaś chodzi o cel tego artykułu, ma on wyłącznie pokazać Ci, że:

  • ochrona danych osobowych jest potrzebna,
  • restauracja przetwarza dane osobowe,
  • ściąganie dokumentów od innych i sięganie po gotowce może być wielką pułapką,
  • chyba jednak to RODO to najlepiej wdrażać z prawnikiem i to adwokatem albo radcą prawnym. Nie dość, że faktycznie żywi się on interpretowaniem przepisów i postanowień umownych, do tego ma jeszcze polisę OC, w razie co i czego.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Myślę, że takiego tytułu kolejnego wpisu niewielu z Was się spodziewało 🙂

Tytuł, ale i cały wpis jest jednak prowokowany dyskusją, która w ubiegłym tygodniu wybuchła na jednej z grup gastronomicznych na Facebook’u. A przyczynkiem do dyskusji było wezwanie, jakie otrzymał jeden z restauratorów, wzywające go do przejścia procedury weryfikacji restauracji (a właściwie jej wspólników) na potrzeby współpracy z jednym z wiodących portali pośredniczących w dostawach jedzenia na wynos.

Nie będę cytowała całości, ale tylko fragment:

chcielibyśmy poprosić Państwa o dosłanie do nas następujących dokumentów:

  • kopii dowodów osobistych wspólników oraz potwierdzenia miejsca ich zamieszkania, o ile nie wynika to z dowodu osobistego, m.in. poprzez przesłanie.. rachunku za prąd / gaz / wodę lub rachunku za telefon stacjonarny,
  • potwierdzenia posiadania firmowego rachunku bankowego, przy czym dokument ten musi zawierać imię i nazwisko właściciela restauracji lub nazwę firmy.

Tak więc zaniepokojony restaurator, zdziwiony nieco zakresem skierowanego do niego żądania, zastanawiał się czy serwis może żądać od niego podania tak szerokich danych.

A ja postanowiłam pomóc jemu oraz Tobie znaleźć odpowiedź na to pytanie 🙂

Zadanie jest nieco utrudnione, bo udostępnione wezwanie nie zawiera jakiejkolwiek podstawy prawnej. Z informacji, które udało się uzyskać osobom które go otrzymały wynika jednak, że wprowadzone procedury związane są ze zmianą przepisów dotyczących prania pieniędzy.

Ale gdyby lekko poszperać, odpowiedni komunikat znajduje się na stronie internetowej pyszne.pl i możesz zapoznać się z nim tu.

Serwis tłumaczy, iż jako część grupy Takeaway.com, a przede wszystkim jako podmiot który pełni rolę pośrednika płatności, grupa opracowała i stosuje tzw. politykę KYC (Know Yuor Customer), znaną w Polsce pod nazwą PSK, czyli Poznaj Swojego Klienta. Procedury te mają faktycznie na celu ustalenie wiarygodności Klienta i zweryfikowanie jego tożsamości, a w dalszej perspektywie zapobieżenie praniu brudnych pieniędzy.

Skoro tak, to zajrzałam także naprędce do nowej, bo zeszłorocznej, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Sama ustawa jak się zaś domyślasz stanowi wdrożenie jednej z dyrektyw unijnych.

Pyszne.pl nie podaje co prawda na podstawie jakich przepisów – krajowych czy przykładowo holenderskich, gdzie znajduje się siedziba grupy kapitałowej – te procedury stosuje, biorąc jednak pod uwagę, że polskie przepisy, jak i holenderskie stanowią wdrożenie tej samej dyrektywy UE, możemy opierać się na przepisach polskich i na tej podstawie rozpatrywać, czy serwis naprawdę może żądać tak wielu danych o współpracujących z nim restauracjach.

W świetle tych przepisów serwis pyszne.pl powinniśmy traktować jako instytucję zobowiązaną do:

identyfikacji,
czyli ustalenia, zebrania określonych danych, jakich danych? O tym poniżej.

i

weryfikacji Klienta, czyli..
porównania ustalonych danych z dokumentami stwierdzającymi tożsamość Klientów (dowód osobisty, paszport), dokumentami z właściwych rejestrów (CEIDG, KRS) bądź innymi dokumentami, danymi lub informacjami, pochodzącymi z wiarygodnego i niezależnego źródła. Musimy więc wyraźnie przyznać, iż ustawodawca nie wyklucza możliwości przedstawienia w celu weryfikacji również innych dokumentów aniżeli odpisy z właściwych rejestrów czy dowód osobisty, jeżeli zatem nie możesz udokumentować adresu swojego zamieszkania w inny sposób niż poprzez okazanie rachunku za prąd, możesz pokazać po prostu.. rachunek za prąd… Oczywiście, możesz przedstawić zaświadczenie z gminy o zameldowaniu, jeżeli nie chcesz nikomu pokazywać swoich rachunków, ale jest to rozwiązanie czasochłonne i zakładam, że większość jednak sięgnie po skan tego rachunku.. zresztą, sama właśnie tak bym zrobiła 😉

I tu pojawia się Wasza pierwsza wątpliwość, jedna z osób komentujących pod postem na grupie  facebook’owej pisze:

ciekawe jak się to ma do sp. z o.o., gdzie nie jest to osoba?

W tym miejscu wypada wspomnieć o tym, podanie jakiego zakresu danych może być od Ciebie wymagane. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, prowadzącym jednoosobową działalność, weryfikujemy Ciebie jako właściciela. Obowiązkowo identyfikujemy Twoje:

  • imię i nazwisko,
  • PESEL i obywatelstwo,
  • serię i numer dowodu tożsamości,
  • nazwę firmy, NIP i adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Dodatkowo, możesz także zostać poproszony o podanie adresu, choć z tym adresem to taka kwestia trochę sporna. W ustawie napisali, że „instytucja zobowiązana może żądać podania informacji o adresie zamieszkania, w przypadku posiadania tej informacji„, co mogłoby sugerować, że tylko w określonych przypadkach mogą żądać podania naszego adresu, jednak w uzasadnieniu projektu do ustawy napisano, iż „informacje dotyczące adresu zamieszkania klienta nie będą obligatoryjnie objęte obowiązkiem ustalenia przez instytucję zobowiązaną, jednak wprowadzane przepisy stwarzają podstawę prawną do przetwarzania tego rodzaju informacji„. To ostatnie zdanie dobitnie pokazuje zaś, że jeżeli tylko instytucja zobowiązana chce, może wprowadzić wymóg podawania adresu zamieszkania, a my nie powinniśmy odmawiać jego podawania.

Tyle o osobie fizycznej, ale pozostają nam jeszcze spółki.. np. najbardziej popularna chyba wśród restauratorów (oczywiście oprócz działalności jednoosobowej), spółka z o.o..

W spółkach oprócz danych samej spółki (nazwa, forma organizacyjna, NIP) dodatkowo, musimy ustalić:

  • imię, nazwisko i PESEL osób reprezentujących taką spółkę, oraz
  • co najmniej – imię, nazwisko i obywatelstwo wspólników (jako tzw. beneficjentów rzeczywistych), a dodatkowo także ich adres, PESEL, serię i numer dowodu osobistego.

Jak zatem widzisz, nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy zawiera dość szczegółowe regulacje, dające podstawę do gruntownego zidentyfikowania i zweryfikowania kontrahenta.

Oczywiście, musimy pamiętać, że ustawę stosować mogą tylko określone podmioty i tylko po spełnieniu określonych przesłanek, dlatego odnosząc się do pytania:

czy właściciele pyszne.pl też prześlą mi swój adres i skan dowodu osobistego?

należy wskazać, iż nie, nie prześlą, gdyż nie mają takiego obowiązku. Specjalne uprawnienia pyszne.pl wynikają bowiem z posiadania przez ten podmiot statusu pośrednika płatności.

Na koniec chciałabym poruszyć jeszcze dwie kwestie, które wiążą się z tym tematem, a o które również pytaliście.

RODO. RODO nie uratuje Cię przed przekazaniem żądanych danych, w zakresie w jakim ustawa precyzyjnie określa jakie konkretnie dane osobowe należy przetwarzać, stanowi ona podstawę prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych.

I kwestia ostatnia. Anonimizacja. Pamiętaj, że nie musisz przekazywać ani jednej danej więcej ponad to, czego wymaga ustawa, Jeżeli zatem na dowodzie osobistym znajdują się dane osobowe, które nie zostały wymienione w ustawie (a znajdują się, jak chociażby zdjęcie), śmiało możesz je zamazać i nie musisz ich udostępniać.

***

W sumie to tak sobie myślę, że tłumaczenia treści tego wezwania powinien podjąć się chyba sam serwis. Nie wiem jednak czy do końca dobrze sobie z tym radzi, skoro aż tylu z Was ma wątpliwości co do konieczności przekazywania serwisowi tak szeroko zakreślonego pakietu danych.

Mnie osobiście informacje zawarte na ich stronie www (a przede wszystkim wskazanie dlaczego stosują te przepisy) przekonują. Wiem jednak, że to co często przekonuje mnie jako prawnika, absolutnie nie przekonuje w swej treści i w swym przekazie moich Klientów, zarówno przedsiębiorców oraz osób fizycznych.

Ale między innymi dlatego ten blog (i wiele, wiele innych świetnych blogów z różnych dziedzin prawa) powstaje, żeby ludzkim językiem mówić o sprawach skomplikowanych. A do takich bez wątpienia należą ustawy posługujące się takimi wyrażeniami jak instytucja zobowiązana czy beneficjent rzeczywisty..

W każdym razie, myślę, że bez obaw możecie, a nawet musicie przejść procedurę identyfikacji i weryfikacji. I pamiętajcie o anonimizacji. Nie musicie ujawniać więcej, niż przewidują przepisy.

Polecam się na przyszłość! 🙂

PS. Pewnie już o tym wiesz, ale jeżeli jakimś cudem ominęła Cię ta informacja, 15 marca 2019 roku Sejm uchwalił wreszcie (na szczęście albo nieszczęście – wykreśl odpowiednie) nowelizację przepisów dotyczących kas fiskalnych i począwszy od dnia 1 lipca 2020 roku branża gastronomiczna i hotelarska obowiązane będą stosować kasy fiskalne online. Szerzej odnosiłam się do tego tematu w tym wpisie.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

2. urodziny bloga! Uwierzycie? Bo mi jest naprawdę trudno w to uwierzyć, że dziś mija równo dwa lata od momentu, w którym na blogu pojawił się pierwszy, powitalny wpis. A już dwa dni później, zamieściłam pierwszy całkiem merytoryczny wpis o obowiązku podawania składu potraw oraz wykazu alergenów. Pamiętam, że miałam wtedy w głowie kompletną pustkę, o czym powinnam napisać na początek. A dziś, mimo iż na blogu znajduje się już ponad 70 wpisów, mam listę co najmniej 30 tematów, które powinnam koniecznie poruszyć. I ciągle, pod wpływem zmian w prawie oraz współpracy z Wami, dochodzą nowe. Tak więc chyba nie musicie się martwić, tematów mi nie zabraknie 🙂

Potem był wpis na podsumowanie pierwszego półrocza (kto nie czytał niech zerknie, bo poruszałam w nim niezwykle ważny i na szczęście coraz popularniejszy temat ubezpieczeń w branży gastronomicznej) i pierwszych urodzin bloga. Równo rok temu zapraszałam Was również do udziału w targach gastronomicznych, gdzie atrakcją specjalną było spotkanie ze mną i porozmawianie o problemach prawnych prowadzonej przez Ciebie gastronomii 😉 I także w tym roku chciałabym to zaproszenie ponowić. Już w środę, 27 marca, na zaproszenie POSBistro będę czekała na Was w targach gastronomicznych EuroGastro w Warszawie. Tematem przewodnim naszych tegorocznych spotkań będą szeroko rozumiane dowozy. Jeżeli zatem dowozisz jedzenie na wynos albo zajmujesz się cateringiem, myślę, że możemy znaleźć co najmniej kilka tematów do wspólnej rozmowy, takich jakich jak RODO, podatki czy wymagania, jakie musi spełniać samochód, którym realizowane są dowozy.

Tak więc, zapraszam! Będzie mi bardzo miło, jeżeli będziemy mogli się spotkać i chwilę porozmawiać 🙂

***

Wracając jednak do urodzin bloga, nie będę chyba dziś podsumowywała wszystkich wydarzeń okołoblogowych z ostatniego roku, pisałam o nich niedawno na podsumowanie roku, jeżeli jeszcze o nich nie czytałeś, koniecznie musisz to nadrobić. Ale nie mogę, również niejako na podsumowanie, nie odnieść się do tego, o czym czytaliście najchętniej, a o czym nieco mniej chętnie.

Pisałam już o tym, ale w ciągu ostatniego roku Wasze największe zainteresowanie wzbudzały Mundial w Rosji oraz RODO. I jeżeli o RODO chodzi, na pewno będzie to temat nadal aktualny na blogu i nie zdziwi mnie wcale, jeżeli w przyszłym roku również znajdzie się w czołówce najchętniej czytanych przez Was tematów. Bez wątpienia bowiem jeżeli chodzi o branżę gastronomiczną, jeszcze dużo takich wdrożeń RODO przed nami – przed Tobą i przede mną.

Niezmiennie chętnie czytacie również o tematach związanych z używaniem kas fiskalnych w gastronomii, a także o kontroli skarbowej. To tematy ważne dla każdego przedsiębiorcy, a więc wcale mnie to nie dziwi.

I na koniec. Na miejscu piątym, ostatnim wyróżnionym – ZAIKS. To również absolutnie mnie nie dziwi 😉

Ale są też artykuły, które spotykają się ze zdecydowanie mniejszym zainteresowaniem, co jednak trochę – nie ukrywam – mnie dziwi, bo są to tematy z pewnością ważne. No nic, może po dzisiejszym wpisie statystyki zwariują 😉 Wybrałam jednak artykuły z całego okresu działalności bloga bo są tam na dole statystyki wpisy, o których koniecznie chciałam Ci przypomnieć.

Zaczynam od najgorszego, choć ta pozycja akurat najmniej mnie dziwi, bo to franczyza. Rozumiem, że to temat dość niszowy i tylko jakiś tam niewielki procent osób z branży gastronomicznej, szuka informacji na ten temat.

Temat drugi, to goście w strojach plażowych. Pisałam już o tym dokładnie rok temu, ale wydaje się, że wiesz już na ten temat wszystko i dlatego tak niechętnie wyszukujesz informacji o nim.

Temat nr 3 – zatrudnianie cudzoziemców w gastronomii. I tu jestem akurat mocno zdziwiona. Obecnie gro pracowników gastronomii stanowią właśnie cudzoziemcy, co jednak w ogóle nie przekłada się na popularność wpisu na blogu.

Temat czwarty, tegoroczny, o nieuczciwej reklamie i innych czynach nieuczciwej konkurencji. Zachęcam Cię zwłaszcza do sięgnięcia do tego wpisu, myślę że czeka w nim na Ciebie wiele ciekawych informacji.

I temat piąty, do którego na pewno niedługo wrócę z opowieścią na kawie niedawnej podobnej sprawy, czyli temat odpowiedzialności za zatrucia pokarmowe w restauracji.

Strasznie dużo linków, wiem. Ale zakładam również, że wiele z tych wpisów już dawno przeczytałeś 🙂

***

I na koniec. Kilka słów merytorycznie. O regulaminie restauracji.

Przygotowywałam dziś taki właśnie regulamin, dla jednego z moich Klientów, a przy okazji przeglądałam regulaminy udostępnione na stronach internetowych innych restauracji.

Po tej lekturze nasuwa się jeden wniosek, a w zasadzie zasada, która powinna być w tym przypadku stosowana. Im mniej, tym lepiej. Wiele regulaminów zawiera bowiem klauzule, które albo już zostały uznane przez Sąd/UOKiK za klauzule niedozwolone albo z pewnością zostałyby za takie uznane, gdyby tylko zostały poddane ich ocenie. Jakie to postanowienia? Wypiszę tylko kilka przykładowych:

Restauracja nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku nierozważnego zachowania, a zwłaszcza skaleczenia bądź innego rodzaju uszkodzenia ciała nabytego podczas przebywania na terenie restauracji.

 

Za rzeczy pozostawione na terenie restauracji nie odpowiadamy.

 

Wstęp do restauracji oznacza zgodę klienta na fotografowanie, filmowanie oraz bezpłatne wykorzystywanie jego wizerunku przez restaurację do celów marketingowych.

Czy myślisz, że mając tego typu postanowienia w regulaminie nie odpowiadasz za obrażenia ciała, które mogą powstać u Gości restauracji, przykładowo kiedy ktoś poślizgnie się na śliskiej podłodze, nie odpowiesz za zgubiony płaszcz Twojego Gościa albo możesz swobodnie wykorzystywać jego wizerunek dla celów promocyjnych restauracji?

Niestety nie.

Wiem, że niektórzy uważają, iż dobrze jest wpisać tego typu postanowienia do regulaminu restauracji nawet mając świadomość tego, że nie powinny się tam znajdować, tylko i wyłącznie jako straszak na nieświadomych Gości. Jednak Goście są coraz bardziej świadomi i często nie działa już na nich odstraszająco sam zapis w regulaminie, ale szukają informacji na temat odpowiedzialności restauracji chociażby w Internecie. Mając zaś niedozwolone postanowienia w regulaminie narażasz się ponadto na zainteresowanie ze strony rzeczników praw konsumentów oraz UOKiK.

Dlatego, w mojej ocenie, jeżeli masz już regulamin restauracji warto dokładnie sprawdzić jego zapisy, czy nie czai się gdzieś niedozwolona klauzula, a jeżeli dopiero zamierasz taki regulamin wprowadzić, zwracać uwagę na to, aby żaden z jego zapisów nie był niezgodny z prawem, a przez to nieważny.

Co zatem może, a nawet powinno znaleźć się w regulaminie restauracji, jeżeli już zdecydujesz się na jego wprowadzenie? A chociażby:

  • zasady sprzedaży alkoholu,
  • zasady palenia tytoniu,
  • zasady dokonywania rezerwacji,
  • zasady zwrotu rzeczy pozostawionych w restauracji,
  • zasady odpowiedzialności restauracji – ale zgodne z przepisami 😉
  • zasady dotyczące reklamacji,
  • zasady dotyczące ubioru Gości restauracji, o czym już dzisiaj pisałam, tylko trochę wyżej.

Jak widać, znajdzie się całkiem sporo zapisów, które warto zamieścić w regulaminie, a które będą zgodne z przepisami. A ponieważ regulamin powinien być jak najkrótszy, nie warto zaśmiecać go nieważnymi postanowieniami!

Inną, zupełnie ciekawą kwestią jest to, że spora część regulaminów zawiera dokładnie te same, niedozwolone zapisy, które nie różnią się nawet przecinkami. Wprost nie mogę oprzeć się wrażeniu stosowania metody kopiuj-wklej 😉 Pamiętaj jednak, że to co u jednego przejdzie bo nikt się do tego nie doczepi, u Ciebie może być powodem problemów. Dlatego zawsze warto, aby wszystkie dokumenty, klauzule, umowy były skrojone indywidualnie pod wymiar Twojej restauracji.

PS. Jeżeli chodzi o trzeci przykładowy niezgodny z prawem zapis, całkiem niedawno poświęciłam temu zagadnieniu odrębny wpis, z którego dowiesz się, dlaczego odbieranie zgody w takiej formie nie jest jednak rekomendowane.

PS nr 2. Dopiszę od razu bo pewnie pojawią się pytania. Regulamin powinien być zamieszczony na stronie internetowej, profilu w mediach społecznościowych oraz w widocznym miejscu w restauracji. Podobnie jak RODO. Jest to metoda oczywiście  niedoskonała bo nie mamy pewności, że każdy Gość restauracji się z nim zapozna. Z drugiej jednak strony, lepszej i skuteczniejszej nikt jeszcze nie wymyślił. Nie możemy przecież odbierać od każdego Gościa pisemnego oświadczenia, że zapoznał się z regulaminem, gdyż z pewnością zostałoby to fatalnie odebrane wizerunkowo. Tak więc powinniśmy stosować najbezpieczniejsze znane nam rozwiązanie, ale takie które będzie jednocześnie jak najmniej uciążliwe dla naszych Gości.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Obiecałam Ci już dwa tygodnie temu, co ja mówię – obiecałam to już w ostatnim wpisie zeszłego roku, że niedługo napiszę Wam coś więcej o organizowaniu konkursów na profilach społecznościowych restauracji.

Celowo używam przy tym zwrotu profile społecznościowe bo nie mam na myśli tylko Facebook’a, ale m.in. także Instagram, gdzie ostatnio przeniosła się istotna część zaangażowania naszych Klientów.

Skoro o tym piszę pewnie już domyślasz się, że organizacja takiego konkursu będzie wiązała się ze spełnieniem jakichś określonych wymagań prawnych i w istocie tak jest!

Zacznę może od samej definicji konkursu i loterii, która będzie kluczowa przy odpowiedzi na pytanie, którą z tych konstrukcji powinieneś stosować na profilu swojej restauracji. Postaram się jednak uniknąć skomplikowanych definicji i postanowień Kodeksu cywilnego i ustawy o grach hazardowych (tak, dokładnie, grach hazardowych), tu mam nadzieję uwierzycie mi na słowo, skupiając się wyłącznie się na tych cechach obydwu, które są dla Ciebie istotne.

Konkurs zatem wyróżnia się tym, iż jego zwycięzcą musi uczestnik, który najlepiej w ocenie jury, czyli Twoim bądź Twoich pracowników, poradzi sobie z zadaniem konkursowym. Powinien więc wygrać najlepszy, który odpowie na wymyślone przez Ciebie zadanie – może to być dodanie opisu do zdjęcia, wymyślenie nazwy dania, przesłanie najlepszego zdjęcia czy odpowiedź na zadane przez Ciebie pytanie – ale uwaga powinno to być autentyczne pytania o jakimś tam stopniu trudności, a nie pytanie, na które każdy zna odpowiedź, wtedy będzie to..

losowanie, które wyróżnia się tym, że nie ma żadnych obiektywnych kryteriów, którymi możemy kierować się przy wyborze zwycięzcy. Po prostu mamy pewną pulę osób, które chcą w nim wziąć udział i wybieramy losowo jedną bądź kilka osób.

Główna różnica sprowadza się zatem do tego czy o wyniku decyduje loteria, los, przypadek czy są jednak jakieś obiektywne różnice, które pozwolą Ci wyłonić zwycięzcę.

Odróżnienie konkursu od loterii ma też inną poważną konsekwencję. Loteria podlega bowiem uregulowaniom ustawy o grach hazardowych, co powoduje, iż jej organizacja wiąże się z koniecznością spełnienia co najmniej kilku wymogów formalnych, takich ja uzyskanie zezwolenia czy konieczność wniesienia odpowiedniej opłaty, dlatego też w dalszej części artykułu skupię się wyłącznie na konkursach, loterie są bowiem zdecydowanie mniej popularną formą promocji, kiedy już ktoś decyduje żeby wszelkie prowadzone przez niego działania były zgodne z prawem.

Dlatego też chcąc zorganizować akcję promocyjną typu polub-oznacz-udostępnij albo słynne instagramowe rozdanie, zastanów się, czy nie uzupełnić jej o dodatkowy, obiektywny warunek, który pozwoli Ci wybrać, a nie wylosować laureata.

Ale dość o loterii, przejdźmy do konkursu..

Postaram się zatem wypunktować poniżej najważniejsze informacje dotyczące konkursu, o których powinieneś bezwzględnie pamiętać:

  • pierwsza i najważniejsza informacja, jego organizacja nie musi być nigdzie zgłaszana,
  • konkurs jest przyrzeczeniem publicznym, obiecujesz nagrodę i jego laureat ma prawo domagać się wydania nagrody nawet na drodze sądowej,
  • z wielu względów zasady konkursu powinny być opisane w regulaminie dostępnym dla jego uczestników czy też szerzej, osób które zastanawiają się czy wziąć w nim udział, wymienię jedynie kilka przykładowych: określenie precyzyjnych zasad wyłonienia zwycięzcy, określenie kto jest organizatorem konkursu, zawarcie klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych, określenie nagród oraz ram czasowych konkursu, przeniesienie praw autorskich,
  • żeby wykazać wypełnienie obowiązków związanych z RODO, powinieneś korzystać przy organizowaniu konkursów z dedykowanych do tego aplikacji, które pomogą Ci uporządkować chociażby właśnie zebrane zgody na przetwarzanie danych osobowych.

A dane osobowe? RODO?

Regulamin, o którym pisałam nieco wyżej powinien zawierać klauzulę informacyjną RODO, powinieneś również pamiętać o tym, aby zbierać jak najmniejszy zakres danych osobowych, zazwyczaj w przypadku samego udziału w konkursie wystarczy imię i nazwisko, zaś dopiero w przypadku jego laureatów powinniśmy pobrać dodatkowe dane w postaci adresu, numeru kontaktowego czy numeru PESEL.

Co do samej podstawy prawnej zbierania danych osobowych – najbezpieczniej będzie jednak uznać, że wymagane jest do tego uzyskanie zgody jego uczestnika, sama podstawa i cel zbierania danych powinny zaś zostać określone w regulaminie.

Jeszcze podatki..

Niestety, ale podatki nas nie ominą. Mało tego, w przypadku organizowanych przez Ciebie  opisywanych tu konkursów nie ma zastosowania żadna kwota wolna od podatku. Kwota wolna od podatku w wysokości 2.000 złotych ma bowiem zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy konkursy są emitowane (ogłaszane) i organizowane przez środki masowego przekazu (prasa, radio, telewizja), są to konkursy z dziedziny nauki, kultury, dziennikarstwa lub sportu, a także nagród związanych z premiową sprzedażą towarów lub usług.

Niestety, organizowany przez Ciebie konkurs nie spełnia powyższych przesłanek (przede wszystkim uznaje się, że to Ty jesteś jego organizatorem, nie będąc jednocześnie środkiem masowego przekazu), co powoduje, iż zwycięzca zobowiązany będzie zapłacić podatek w wysokości 10% wartości nagrody.

W doktrynie pojawiają się co prawda poglądy przeciwnie, które wskazują iż taka praktyka jest nieprawidłowa, a nagrody w konkursach organizowanych w Internecie jak najbardziej powinny korzystać z kwoty wolnej od podatku. Nie jest to jednak stanowisko dominujące i urzędy skarbowe często mają odmienne zdanie w tej kwestii, dlatego też chcąc zastosować kwotę wolną od podatku, zawsze powinieneś najpierw wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w tej sprawie, o której niewątpliwych zaletach pisałam Ci w ostatnim wpisie.

Jest to tym istotniejsze, iż niedopełnianie obowiązków związanych z odprowadzeniem podatków najzwyczajniej w świecie może zostać uznane za przestępstwo skarbowe.

.. i warunki serwisu, w ramach którego konkurs organizujemy

Co ważne, zazwyczaj nie organizujesz konkursu na swojej własnej platformie, ale za pośrednictwem mediów społecznościowych czy platformy blogowej, dlatego powinieneś zwracać uwagę również na regulamin tego serwisu i stawiane w nim warunki organizacji konkursów. Facebook przykładowo wymaga, aby stworzyć regulamin konkursu i umieścić w nim informację, iż nie jest on organizatorem konkursu i nie bierze za niego odpowiedzialności, dodatkowo również zobowiązuje Ciebie jako jego organizatora do zapewnienia,  aby konkurs był całkowicie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Co jeszcze ważniejsze, a czego pewnie wielu z Was nie wie, Facebook zakazuje wykorzystywania prywatnych stron osi czasu na potrzeby konkursów, zakazane jest stosowanie rozwiązań typu „udostępnij na swojej osi czasu„, „udostępnij na osi czasu znajomego„, „oznacz w poście znajomych, aby wziąć udział w konkursie„.

Dodatkowo musimy pamiętać, że o ile jest duża szansa, że sam serwis pewnie sam z siebie nie zareaguje, uprzejmie mogą mu o tym donieść inne „dobre dusze”, a wówczas serwis może podjąć różnego typu działania – od usunięcia postu aż do usunięcia konta.

*

Organizacja konkursów jest bardzo skuteczną formą promocji restauracji. Istnieją jednak pewne obostrzenia i wymogi, o których powinieneś pamiętać organizując taki konkurs. Tylko wtedy bowiem i Ty będziesz spokojny o to, że nie podejmujesz działań niezgodnych z prawem i promocja restauracji nie zostanie w żaden sposób zakłócona i uczestnicy organizowanego przez Ciebie konkursu będą mieli pewność, kto gromadzi ich dane osobowe, że dane te są bezpieczne, a przede wszystkim będą wiedzieli na jakich zasadach zostanie wyłoniony zwycięzca 🙂

I najważniejsze – jeżeli zorganizujesz jeden taki konkurs  – przygotujesz wzór regulaminu i dopilnujesz innych wymogów, organizacja każdego kolejnego konkursu będzie już o wiele prostsza, wystarczy już tylko zastosować znane wskazówki, zaś w samym wzorze regulaminu zmienić jedynie aktualne dane – o czasie jego trwania, zasadzie wyłonienia zwycięzców.

*

Zdaję sobie sprawę z tego, że część z Was czytających ten wpis pomyśli sobie, że znacząco przesadzam, a moje apokaliptyczne myśli o przestępstwach skarbowych czy kontrolach PUODO zakrawają o paranoję. No bo jaka jest wartość nagrody, od której w takim przypadku należy odprowadzić podatek skoro do wygrania jest dwudaniowy obiad dla dwóch osób? Jakie jest zagrożenie, że ktoś będzie skarżył, że musiał przekazać Ci swój PESEL, mimo iż nie był zwycięzcą?

W obu przypadkach pewnie niewielkie.

Ale idąc tym tropem możemy zdyskredytować w zasadzie każdy ciążący na Tobie jako restauratorze wymóg prawny. No bo dlaczego skoro ktoś chce zawrzeć z Tobą umowę na organizację przyjęcia okolicznościowego i jest zadowolony z Waszej współpracy, miałby skarżyć się do UOKiK, że Twoja umowa na organizację przyjęć jest naszpikowana klauzulami niedozwolonymi. Dlaczego miałbyś się przejmować jakimś tam prawem do reklamacji, skoro wartość ewentualnego roszczenia z pewnością będzie nie za wysoka, zważywszy na dochody restauracji?

A jednak takie przypadki się zdarzają. I to coraz częściej.

Konsekwencją zaś takich skarg mogą być nie tylko przykre skutki prawne – kontrola podatkowa, UOKiK, rzecznika praw konsumentów, PIH czy PUODO, ale także jeszcze bardziej chyba przykre skutki wizerunkowe.

Nie dalej jak wczoraj grupami gastronomicznymi na Facebook’u wstrząsnęła wiadomość o praktykach stosowanych w jednej z warszawskich, włoskich restauracji. Tak.. chodzi o tę restaurację, która karała pracowników za niskie oceny w Internecie oraz zapomniała podpisać z pracownikami umowy 😉 Śmiem stwierdzić, że straty jakie ta restauracja poniosła będą miały długofalowe skutki.

Dlatego prowadząc restaurację powinniśmy dbać o wszystkie detale – dobrą kuchnię, produkt, atmosferę, zgraną ekipę pracowników, ale także detale prawne, których w restauracji do zastosowania nie jest jakoś przytłaczająco dużo, ale jednak pewne wymagania są przed nimi stawiane i w dobrze pojętym interesie każdej restauracji powinno być ich wdrożenie.

Nie mówiąc już o rzeczach tak trywialnych jak umowy z pracownikami, wymienić można chociażby ochronę danych osobowych, uregulowanie odpowiedzialności pracowników (w zamian karania niezgodne z przepisami), dobrze skonstruowane umowy na organizację przyjęć czy właśnie konkursy w mediach społecznościowych.

 

PS. Alpy Julijskie, jak i cała Słowenia, w tym Lublana, są naprawdę przepiękne! 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl

Tak, będzie dziś o podatkach.

Obiecałam w ostatnim wpisie, że nie będzie o RODO i o prawie pracy i słowa dotrzymuję! 🙂

A jeżeli ma być o podatkach to pomyślałam, że warto byłoby napisać o właściwej stawce VAT na usługi w dowozie, usługi cateringowe, na wynos.. do definicji przejdziemy zaraz.

Dzisiejszy wpis mocno nawiązuje do wpisu sprzed ponad półtora roku, w którym zastanawialiśmy się kogo obowiązuje obniżona 5% stawka podatku VAT (aż do dzisiaj nie zdawałam sobie sprawy z tego, jak dawno temu to było).

Pisałam w nim wtedy, że w zasadzie z takiej obniżonej 5% stawki podatku nie może skorzystać nikt. I zdanie to jak najbardziej podtrzymuję, ale sformułowanie w zasadzie nikt nie oznacza przecież, że faktycznie nikt nie może z takiej preferencyjnej stawki VAT skorzystać.

Powtórzę – nie możesz skorzystać z takiej stawki VAT kiedy sprzedajesz pizzę w dowozie, burgera na wynos z foodtrucka czy realizujesz zamówienia cateringowe na przyjęciach okolicznościowych.

A grupa, o której napiszę dzisiaj, która z takiej stawki skorzystać może, zajmuje się oczywiście szeroką pojętą gastronomią, jednak nie należy raczej do restauratorów. Ale po kolei.

Nie będzie dla nikogo zaskoczeniem jeżeli napiszę, że restauratorzy zajmują się głównie świadczeniem usług gastronomicznych, które opodatkowane są 8% stawką podatku VAT.

A co to w ogóle jest usługa gastronomiczna?

Najprościej mówiąc, jest to usługa polegająca na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym został on przygotowany.

Kilkanaście lat temu popularne stało się zaś świadczenie usług gastronomicznych poza lokalem przedsiębiorcy, czyli dostarczanie żywności  i/lub napojów w miejsce wskazane przez Klienta, najczęściej również wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi takimi jak obsługa kelnerska czy wynajem zastawy stołowej.

Taka usługa stanowi usługę cateringową i również opodatkowana jest 8% stawką podatku VAT.

Obie, usługa gastronomiczna i cateringowa wyróżniają się tym, że przeważającym elementem musi być świadczenie usług, sprzedaż żywności i/lub napojów stanowi zaś w takim przypadku jedynie jeden z jej elementów. Jednocześnie czynności polegające wyłącznie na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności i/lub napojów, z transportem czy bez, ale bez żadnych usług wspomagających traktować musimy nie jako usługę, ale dostawę towarów, a ta jak się domyślasz powinna być opodatkowana stawką 5%.

I myślisz sobie teraz.. jakie to proste..

Otóż wcale nie, tu jest Polska, więc sobie musimy sobie trochę utrudnić.

Mimo iż powołane wyżej definicje zgodne są nie tylko z orzecznictwem TSUE, ale także z krajowymi ustawami podatkowymi (możemy je więc śmiało stosować do odliczeń w podatku VAT), żeby obliczyć właściwą stawkę podatku VAT, ustawa o VAT każe się nam posługiwać nie samą tylko definicją danej usługi, ale klasyfikacją statystyczną PKWiU.

I tak w tej klasyfikacji, do rozstrzygnięcia jaka stawka VAT powinna mieć zastosowanie do opodatkowania usług cateringowych, interesowały nas będą dwie pozycje:

  • klasa PKWiU 10.85 – gotowe posiłki i dania, która obejmuje produkcję gotowych (tj. przygotowanych, przyprawionych i ugotowanych) posiłków i dań, składających się co najmniej z dwóch różnych składników (z wyłączeniem przypraw itd.), mrożonych, w puszkach, pakowanych próżniowo lub przy pomocy innych technologii opakowań ze zmodyfikowaną atmosferą, które zwykle są pakowane i etykietowane z przeznaczeniem na sprzedaż;
  • klasa PKWiU 56 – działalność usługowa związana z zapewnianiem pełnego wyżywienia przeznaczonego do bezpośredniej konsumpcji w restauracjach, włączając w to restauracje samoobsługowe i oferujące posiłki na wynos..

Zgodnie z  powyższym wybór właściwej stawki VAT będzie zależał od tego, czy oferowane produkty są w pełni przyrządzone i serwowane jako posiłek gotowy do bezpośredniego spożycia czy też nie są przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji, są zamrożone lub pakowane próżniowo i etykietowane na sprzedaż. Te pierwsze opodatkowane będą stawką 8%, a drugie 5%.

Tyle mówi nam teoria. Czy jednak w praktyce zastosowanie tych przepisów jest faktycznie takie proste?

Okazuje się, że niekoniecznie. Otóż jeden z moich Klientów prowadzi firmę cateringową, przygotowującą posiłki rozwożone następnie po biurowcach w stolicy. Są one pakowane jak na wynos, nie próżniowo, ale etykietowane, przeznaczone do bezpośredniego spożycia (co do zasady po podgrzaniu ale możliwe jest również zamówienie produktu podgrzanego). Czy bez cienia wątpliwości  mogę powiedzieć mu – możesz stosować 5% stawkę podatku VAT? Nie.

Inny restaurator dowozi do swoich Klientów gotowe zimne przekąski i niczego bardziej nie chce niż przyjąć, że może taką dostawę opodatkować 5% stawką podatku VAT. Czy z czystym sumieniem i biorąc za to pełną odpowiedzialność mogę  mu jednak poradzić, że może taką stawkę stosować? Niestety też nie.

Działalność firm cateringowych, a zwłaszcza firm zajmujących się dostawą tzw. diet pudełkowych czy popularnych ostatnio lunchbox jest w naszym kraju stosunkowo nowa. Brak jest jeszcze gruntownie wykształconej linii orzeczniczej w tym zakresie oraz jednolitej praktyki organów kontroli skarbowej. Choć gdyby nawet były, ta pierwsza może mieć tylko pomocnicze znaczenie (nie możemy stosować innych wyroków wprost do naszej sytuacji), zaś druga jak dobrze wiemy, dość często potrafi się zmieniać nawet bez zmiany przepisów.

No dobrze, ale zapytasz mnie czy jest w takim razie jakakolwiek możliwość przyjęcia korzystnego dla siebie rozwiązania podatkowego, bez ryzyka że taka praktyka zostanie zanegowana przez urząd skarbowy?

Jest! I to właśnie o niej chciałabym napisać Ci na koniec kilka zdań.

Pewnie wiesz, że możesz zwrócić się do Ministra Finansów, a dokładnie do poszczególnych Dyrektorów Izb Skarbowych bo to oni wyręczają w tym samego Ministra, o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w Twojej sprawie.

Nie wiem jednak czy wiesz, jak wiele korzyści niesie za sobą takie rozwiązanie?

Jeżeli bowiem uzyskasz korzystną dla siebie interpretację, stosowanie się do jej treści nie może Ci zaszkodzić! Jednym słowem – masz ochronę. Musisz jednak pamiętać żeby we wniosku dokładnie opisać stan faktyczny, który chcesz poddać ocenie Ministra (Izby Skarbowej).

W ogóle sam wniosek, który wnosi się na odpowiednim formularzu, podzielony jest na 3 części:

  1. opis stanu faktycznego – możesz opisać istniejący stan faktyczny lub przyszły,
  2. opis zagadnienia prawnego – a więc trzeba opisać jaki mamy problem,
  3. nasza propozycja prawidłowej interpretacji i zastosowania przepisów – owszem, możemy liczyć na organ, że udzieli nam kompleksowej odpowiedzi, ale najpierw sami musimy podpowiedzieć mu, jak my sami oceniamy naszą sytuację 😉

Co ważne, jest to również rozwiązanie stosunkowo tanie, sama opłata do budżetu państwa od wydania takiej interpretacji wynosi zaledwie 40 złotych.

A nawet gdyby organ nie przyznał Ci racji i wydał interpretację negatywną, służy Ci odwołanie do Sądu, które często na końcu może okazać się wielkim sukcesem. Podobnie jak w przypadku decyzji ZUS, warto również odwoływać się od ewentualnych negatywnych interpretacji. Wiem coś dobrze o tym, kiedyś osobiście udało mi się pełny sukces osiągnąć dopiero przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gdańsku Ale ważne, że się udało 🙂 Dla chętnych zostawiam linka do wyroku, tamta sprawa też akurat dotyczyła podatku VAT, choć zagadnienie było zupełnie różne od usług gastronomicznych 😉

*

Podsumowując, jeżeli świadczysz usługi gastronomiczne, prowadzisz samoobsługową restaurację lub oferujesz dania na wynos bądź realizujesz zamówienia cateringowe w ścisłym tego słowa znaczeniu – nie ma zmiłuj – nie unikniesz 8% stawki podatku VAT na oferowane przez Ciebie usługi.

Jeżeli natomiast Twoja działalność bardziej przypomina produkcję gotowych dań aniżeli świadczenie usług gastronomicznych, a dania te są pakowane i etykietowane z przeznaczeniem na sprzedaż, prawdopodobnie możesz zastosować preferencyjną 5% stawkę podatku VAT.

Jeżeli jednak masz jakiekolwiek wątpliwości, do której klasy PKWiU zaliczyć prowadzoną przez Ciebie działalność, wydaje Ci się bowiem że stanowi ona produkcję gotowych dań, ale przykładowo nie jesteś pewien czy dany sposób pakowania nie powoduje, że nie możesz jednak zastosować obniżonej stawki VAT, proponuję abyś skorzystał z możliwości, jaką stwarzają nam obowiązujące przepisy i zwrócił się do organów podatkowych o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w Twojej konkretnej sprawie. Wówczas dowiesz się, jakie jest stanowisko organów podatkowych co do możliwości stosowania przez Ciebie obniżonej, 5% stawki podatku VAT.

A jeżeli mimo wydania negatywnej dla Ciebie interpretacji nie będziesz zgadzał się ze stanowiskiem organów podatkowych masz jeszcze możliwość jego zweryfikowania przed Sądem.

A wtedy już będziesz miał pewność – niezależnie od tego czy rozstrzygnięcie będzie dla Ciebie korzystne bądź nie – jaką stawkę podatku VAT powinieneś stosować w prowadzonej przez Ciebie działalności.

Mam nadzieję, że kiedy czytasz to zdanie, wiesz już czy stosujesz prawidłową stawkę VAT oraz czy nie mógłbyś przypadkiem stosować obniżonej stawki VAT. Szczerze mam nadzieję, że kogoś z Was ten wpis doprowadzi właśnie do takiego wniosku 🙂

Także Ty pomyśl nad stosowaną przeze Ciebie stawką VAT, a ja tymczasem udaję się do pięknej Słowenii, aby przez kilka dni naładować akumulatory w słonecznych mam nadzieję Alpach Julijskich. Polecam śledzić Instagrama. Dlatego za tydzień chyba wpisu nie będzie, ale jak już wrócę, to za dwa tygodnie obiecuję wreszcie napisać Wam o organizacji konkursów na portalach społecznościowych, w końcu obiecuję Wam już to od końca zeszłego roku.

 

PS. Jeszcze jedno – pytacie mnie często czy to dobrze, kiedy Klienci domagają się od Was wpisania na fakturze zamiast usługa gastronomiczna, usługa cateringowa? Tak, moim  zdaniem to bardzo dobrze. Zawsze kiedy świadczysz usługi gastronomiczne poza restauracją, właściwą pozycją na fakturze będzie właśnie usługa cateringowa.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 507 025 782e-mail: kontakt@adwokatkosecka.pl